Anställda, fliken Personuppgifter

Under Lön Smart - Anställda hanterar du registret över företagets anställda. På fliken Personuppgifter lägger du in den anställdes grunduppgifter.

Anställningstyp

Komplett

Komplett används för anställda där arbetsschema, avtal och semester ska hanteras. De flesta beräkningar görs då automatiskt.

När anställningstypen Komplett är vald kan du inte byta till anställningstypen Förenklad.

Förenklad

Förenklad kan användas för tillfälligt anställda, säsongsanställda eller vid utbetalning av arvode till någon som inte är anställd i företaget (exempelvis medlem i styrelsen). När denna anställningstyp är vald behöver du bara ange de grunduppgifter som är nödvändiga för att skapa lönebesked. Anställningstypen har ingen koppling till arbetsschema, avtal eller hantering av semester och alla beräkningar samt rapportering av frånvaro och andra avvikelser får göras manuellt.

Anställningstypen Förenklad kan bara väljas när du lägger upp en ny anställd i anställningsregistret. När du har valt Förenklad kan du senare byta till Komplett, men när du väl har bytt till Komplett kan du inte byta tillbaka till Förenklad. Om du vill att vi visar dig hur du gör, klicka på Guida mig i menyraden och välj guiden Byt från Förenklad till Komplett anställningstyp. Läs mer om hur du byter anställningstyp i avsnittet Välj eller byt anställningstyp.

Anställningsnummer

Du får förslag på anställningsnummer 001 när du registrerar den första anställde i ett nytt företag, men du kan ändra förslaget nummer. När du lägger in ytterligare anställda kommer anställningsnummer att räknas upp utifrån den nummerserie du valt. Fältet är alfanumeriskt, vilket innebär att du kan använda både bokstäver och siffror.

Du kan byta anställningsnummer på en anställd även efter att du börjat köra löner för personen.

Personnummer

Om den anställde har ett personnummer ska det alltid uppges i fältet Personnummer. Har den anställde inget personnummer kan du istället lägga in samordningsnummer eller födelsedatum följt av ett löpnummer.

När personnummer anges för en nyanställd hämtas den anställdes uppgifter hos Skatteverket och fylls automatiskt i på fliken Skatt.

Samordningsnummer

Har personen inget personnummer utan ett samordningsnummer ska det anges här. Samordningsnummer används till exempel för personer som får arbeta i Sverige, men som inte har uppehållstillstånd. Läs mer om samordningsnummer på skatteverket.se.

Födelsetid

Saknar personen såväl personnummer som samordningsnummer ska istället födelsetid anges. Uppgiften om födelsetid ska börja med personens födelsedatum, på samma sätt som i ett personnummer, följt av tre valfria siffror (ÅÅMMDD-XXX). Till exempel kan en person född 4 juni 1969 som saknar personnummer få födelsetid 690604-001.

Om födelsetid anges i fältet Personnummer måste även Postadress och Postnummer fyllas i.

Anställda utan svenskt personnummer kan inte använda Min Lön/ Kivra. Om valet Skicka lönebesked med: Visma Min Lön/Kivra är markerat på fliken Lön går det därför inte att spara uppgifterna om du lägger in annan uppgift än svenskt personnummer.

Förnamn

Om den anställde är ansluten till någon av Vismas digitala tjänster går det inte att ändra namn i Visma Lön Smart, utan då måste ändringen göras i Mina tjänster på vismaspcs.se.

Av säkerhetsskäl är det bara den anställde som kan redigera sina namnuppgifter på Mina tjänster. Läs mer i avsnittet Hur ändrar jag namn eller e-postadress i Visma Lön Anställd/Visma Min Lön/Visma Utlägg?

Efternamn

Om den anställde är ansluten till någon av Vismas digitala tjänster går det inte att ändra namn i Visma Lön Smart, utan då måste ändringen göras i Mina tjänster på vismaspcs.se.

Postadress

Skriv in boxadress eller gatuadress i fältet. Om annan uppgift än personnummer eller samordningsnummer är inlagd i fältet Personnummer är detta fält obligatoriskt att fylla i.

Om du har långa adresser, som till exempel c/o adresser, kan du använda det övre adressfältet till c/o adressen och det undre fältet till gatuadressen.

Landskod

Landskod behöver bara väljas för anställd som har samordningsnummer och ska tas med i rapporteringen till Fora. Landskoden ska vara kopplad till adressen som angivits på fliken Personuppgifter.

E-postadress

E-postadressen som anges här blir den anställdes användarnamn som används för att logga in i Visma Lön Anställd, Visma Min Lön/Kivra eller Visma Utläggvia Mina tjänster på vismaspcs.se.

Har den anställde redan en inloggning till Mina tjänster på vismaspcs.se anger du den e-postadressen.

Om den anställde har en inloggning till Mina tjänster kan du inte ändra e-postadress i Visma Lön Smart, utan då måste det göras på vismaspcs.se. Läs mer i avsnittet Byt e-postadress i hjälpen för Mina tjänster.

Anteckningar

Här kan du göra övriga anteckningar som rör den anställde, exempelvis kontaktuppgifter till anhörig.

Åtgärder

Kopiera

För att underlätta när du ska lägga upp anställda i anställningsregistret kan du kopiera uppgifterna för en anställd. Då skapas en ny anställd och du behöver bara komplettera med uppgifter som är unika för den anställde som ska läggas till i anställningsregistret.

Ta bort

Du kan radera uppgifterna för en anställd så länge det inte finns några lönebesked skapade för den anställde.

Om du har anställda som uppgifterna inte kan raderas för, men där personuppgifterna inte ska sparas längre får du ta bort känslig data. Läs mer i avsnittet Vilka uppgifter ska jag ta bort när en anställd slutar?

Gå till kalendern

Via knappen Gå till kalendern når du enkelt den anställdes kalender.