Vilka uppgifter ska jag ta bort när en anställd slutar?

Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.

När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.

Radera eller avidentifiera uppgifter

I Visma Lön Smart går det inte att radera uppgifterna för en anställd som du skapat lönebesked för.

Om du har anställda som uppgifterna inte kan raderas för, men där personuppgifterna inte ska sparas längre får du ta bort känslig data. Läs mer under Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald.

Om du säger upp Visma Lön Smart kommer du inte att kunna göra ändringar i ditt företag, utan bara se uppgifterna. I detta läget kan du avidentifiera känslig data för de anställda. Detta gör du genom att gå in under respektive anställd under Anställda och klicka på Avidentifiera anställd. Då kommer data så som adress, mejladress och bankkontonummer att tas bort.

Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald

Uppgifter i dessa fält under Lön Smart - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.

• Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
• Anteckningar (fliken Personuppgifter, såsom exempelvis kontaktuppgifter till anhörig

För anställda som använder en tilläggstjänst bör du inaktivera respektive tjänst och sedan ta bort inloggning till vismaspcs.se. När tjänsterna är inaktiverade kommer historiken i tjänsterna att försvinna eftersom data utan syfte inte får sparas enligt GDPR.

Uppgifter att radera ett år efter att en anställd har slutat

Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Lön Smart - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:

• Postadress
• Postnummer
• Ort
• Land
• Telefon
• Mobiltelefon
• E-postadress

Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.

Relaterade avsnitt