Kom igång med Visma Utlägg i Visma Lön 300

Visma Utlägg är en tilläggstjänst till Visma Lön 300 där de anställda registrerar utlägg, representation, milersättning och traktamente på webben eller via appen. När det är dags för lönekörning hämtas underlagen till reseräkningarna och uppgifterna läggs in på respektive anställds lönebesked i Visma Lön.

I detta avsnitt beskriver vi hur företaget kommer igång med Visma Utlägg i Visma Lön 300. Du kan också titta på filmen Aktivera Visma Utlägg i Visma Lön 300/600.

För att företaget ska kunna använda tjänsten krävs följande:

  • Företaget måste vara registrerat på vismaspcs.se.
  • Löneadministratören i Visma Lön måste ha behörigheten Administratör på Mina tjänster på vismaspcs.se.

Du kontrollerar vilken behörighet du har genom att logga in i Mina tjänster på vismaspcs.se, klicka på företagsnamnet i övre högra hörnet och välja Användare.

Om du arbetar med Visma Advisor eller Visma Byråstöd behöver du först bjuda in dina kunder till samarbete i tjänsten Visma Utlägg. Hur du gör det kan du läsa i avsnittet Aktivera samarbete i Visma Utlägg från Visma Advisor i hjälpen för Visma Advisor eller Aktivera samarbete i Visma Utlägg från Visma Byråstöd i hjälpen för Visma Byråstöd.

Innan du kan börja arbeta i Visma Utlägg måste du göra vissa inställningar i Visma Lön.

Gör så här för att aktivera tjänsten för företaget:

  1. Öppna Visma Lön 300.
  2. Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.
  3. Välj Integrationer.
  4. Markera Använder Visma Utlägg.
  5. Klicka på Spara.

När nedanstående inställningar är gjorda i Visma Lön blir löneadministratören automatiskt administratör i Visma Utlägg efter synkroniseringen.

Gör så här:

  1. Öppna Visma Lön 300.
  2. Välj Arkiv - Användare - Användare och fyll i uppgifterna.
  3. Klicka på OK.

Observera att det är samma e-postadress som används för inloggning till Mina tjänster på vismaspcs.se som ska anges här.

  1. Välj Arkiv - Inloggning på vismaspcs.se.
  2. Ange e-postadress och lösenord.
  3. Klicka på OK.

Gör så här för att aktivera tjänsten för anställda:

  1. Välj Personal - Anställda.
  2. Klicka på knappen Aktivera anställda.
  3. Markera vilka anställda som ska använda Visma Utlägg eller klicka på knappen Markera alla vid Visma Utlägg för att markera alla.

Alla anställda som ska använda Visma Utlägg måste ha en egen unik e-postadress registrerad i anställningsregistret. Om den anställde redan har en inloggning till vismaspcs.se väljer du den e-postadressen. Du anger e-postadress för respektive anställd på fliken Personuppgifter.

När du har aktiverat tjänsten visas ikonen Synkronisera digitala tjänster på menyraden. Synkroniseringen används när uppgifter ska föras över mellan Visma Lön 300 och tjänsten. Läs mer i avsnittet Synkronisera digitala tjänster.

  1. Klicka på ikonen Synkronisera digitala tjänster eller välj Arkiv - Synkronisera digitala tjänster.
  2. Välj vad du vill synkronisera i dialogrutan som visas. Du kan välja mellan Synkronisera register och Synkronisera register och lönekörning. Läs mer under Synkronisera register och Synkronisera register och lönekörning.
  3. Välj Synkronisera.

Visas dialogrutan Inloggning på vismaspcs.se anger du de inloggningsuppgifter som du använder för att logga in på vismaspcs.se.

När synkroniseringen är klar skapas ett konto på vismaspcs.se för varje anställd. Om den anställde redan har ett konto på vismaspcs.se kopplas tjänsten till det kontot. Det skickas automatiskt ett e-postmeddelande med en aktiveringslänk till de anställda som inte har en aktiveringslänk till vismaspcs.se sedan tidigare. De får vid aktiveringen ange sitt lösenord som sedan ska användas vid inloggning i tjänsten.

Logga in i Visma Utlägg.

  1. Gå till vismaspcs.se.
  2. Logga in på Mina tjänster.
  3. Välj Visma Utlägg.
  1. Klicka på pilen vid Privat läge och markera Organisation för att komma till administratörsläget i Visma Utlägg.

Innan du börjar använda Visma Utlägg är det bra att anpassa utläggsprocessen efter företagets behov. Läs mer i avsnitten i avsnitten Integrationer, Utläggskategorier, Dimensioner (resultatenhet/projekt) och Rapportflöde i hjälpen för Visma Utlägg.

Under Användare i Visma Utlägg visas information om alla företagets medarbetare som använder tjänsten. Här kan du administrera användarnas anställningsnummer, koppling till företagskort och möjligheten att rapportera utlägg åt andra användare. Läs mer i avsnittet Användare i hjälpen för Visma Utlägg.

Anställnings-ID i Visma Utlägg är detsamma som anställningsnummer i Visma Lön. Det är därför viktigt att numret som anges under Anställnings-ID är detsamma som anges för respektive anställd i fältet Anställningsnummer under Personal - Anställda på fliken Personuppgifter i Visma Lön.

I avsnittet Inställningar för användare i Visma Utlägg i hjälpen för Visma Utlägg beskrivs vilka inställningar som de anställda göra innan de börjar använda Visma Utlägg.

Gör så här för att logga in i tjänsten:

  1. Gå till vismaspcs.se.
  2. Logga in på Mina tjänster.
  3. Välj Visma Utlägg.

De anställda kan även göra registreringar via appen Visma Utlägg. Ladda ner appen här.

I avsnitten Registrera utlägg och Skapa utläggsrapport i hjälpen för Visma Utlägg beskrivs hur de anställda arbetar med utlägg och utläggsrapporter.

Relaterade avsnitt

Aktivera Visma Utlägg i Visma Lön 300/600

Aktivera samarbete i Visma Utlägg från Visma Advisor

Skriven hjälp för administratör i Visma Utlägg

Skriven hjälp för användare i Visma Utlägg

Arbeta smartare

Webbinarium - Kom igång i Visma Utlägg

Webbinarium - Kom igång i Visma Lön Anställd

Löneskola - en gratis kurs i löneadministration

Visma Lön - funktionerna du inte visste fanns

Så maximerar du Visma Lön

Filmer

Aktivera Visma Utlägg i Visma Lön 300/600

Inställningar i Visma Utlägg

Se alla filmer om Visma Lön 300

Lönehantering

Få hjälp med dina frågor om lönehantering i vårt forum

Supportforum

Upptäck Visma Lön 300