Visma Utlägg

Du är här:

Integrationer

Detta avsnitt gäller för dig som är administratör och är inloggad i vyn Organisation.

Under Inställningar - Utläggshantering anger du vilka rutiner/processer företaget ska ha för sin utläggshantering. På fliken Integrationer gör du inställningar för vilken eller vilka integrationer som rapporterna ska skickas till efter att de är godkända och klara i Visma Utlägg. Du gör även inställningar för kontoplan, utläggskoder och betalsätt.

Integrationer

Under Integrationer gör du inställningar för vilken eller vilka integrationer som rapporterna ska skickas till efter att de är godkända och klara i Visma Utlägg. En integration kan vara ett bokföringsprogram, ett löneprogram, Swish Utbetalning eller olika typer av filer, såsom i excel-, pdf- eller SIE-format. Du kan ha flera integrationer upplagda. Exempelvis kan du ha ett bokföringsprogram som första integration och ett löneprogram som andra integration.

Du måste välja minst en integration för att du ska kunna använda Visma Utlägg tillsammans med ett löne- eller bokföringsprogram.

Integrationer hette tidigare Rapportmottagare. I programmet nämns fortfarande Rapportmottagare på vissa ställen, men alla förekomster av den benämningen kommer successivt att ersättas med Integrationer.

Gör så här för att lägga till eller redigera inställningarna för en integration:

Visma eEkonomi

Välj Inställningar - Utläggshantering.
Välj fliken Integrationer.
Klicka på Lägg till integration och klicka på Välj vid Visma eEkonomi om du vill lägga till integration.
Logga in på Mina tjänster och gör kompletterande inställningar.

Visma Utlägg utvecklas av Findity. Därför behöver du godkänna att Findity for tillgång till dina applikationer på Mina tjänster.

Klicka på Tillåt.
Klicka på prickarna längst till höger på raden för Visma eEkonomi.
Klicka på Redigera.
Välj fliken Inställningar och anpassa integrationen Visma eEkonomi till företaget.

Om något går fel med rapporten hamnar den under Felaktiga rapporter, tillsammans med ett meddelande om varför det blev fel. Har du angett en e-postadress i fältet Rapportmottagare vid inskickningsfel skickas det ett meddelande dit när den här typen av fel uppstår.

När redigeringsläget är aktiverat innebär det att godkända rapporter samlas ihop för granskning och eventuell justering av administratör eller redovisningskonsult, innan de skickas till integrationen. Rapporterna visas för administratör/redovisningskonsult under Rapporter - Redo att skickas.

När det står Kopplat uppe till vänster är integrationen med Visma eEkonomi igång. Om du behöver göra om kopplingen kan du klicka på Koppla loss och sedan göra om kopplingen på nytt.

På fliken Synkroniseringsstatus får du information om när data senast hämtades och vilken data som hämtades.

Visma Lön Smart

I vissa fall kan Visma Lön TLU-fil för Visma Lön 300 och Visma Lön 600 vara inlagd som integration. Ta i så fall bort den integrationen genom att klicka på prickarna längst till höger på raden för Visma Lön TLU-fil och klicka på Radera.

Välj Inställningar - Utläggshantering.
Välj fliken Integrationer.
Klicka på Lägg till integration och klicka på Välj vid Visma Lön Smart om du vill lägga till integration.
Klicka på prickarna längst till höger på raden för Visma Lön Smart.
Klicka på Redigera.
Ändra benämning på integrationen i fältet Mottagarnamn om du inte vill använda den benämning som föreslås som standard.

Markera Använd redigeringsläget.

Se till att Alla rapporter är markerat.

Vi rekommenderar att du väljer att samla ihop alla rapporter innan de skickas till integrationen, men du kan även välja att bara ta med rapporter som bryter mot utläggspolicyn.

Markera rutan Skicka ett meddelande till följande när det finns rapporter att granska och markera vilka som meddelande ska skickas till
Ange hur du vill att utläggsrapporter och mottagarfiler ska bifogas när du skickar e-post.
Gör val för vilket bokföringsdatum som ska användas för de verifikationer som skapas. Vi rekommenderar att du väljer alternativet Välj bokföringsdatum då rapporten skickas in.

När det står Kopplat uppe till vänster är integrationen med Visma eEkonomi igång. Om du behöver göra om kopplingen kan du klicka på Koppla loss och sedan göra om kopplingen på nytt.

På fliken Synkroniseringsstatus får du information om när data senast hämtades och vilken data som hämtades.

Synkronisering med Visma Lön Smart görs automatiskt varje natt. Om du har lagt till lönearter, resultatenheter eller projekt i Visma Lön Smart och vill att de ska läggas upp i Visma Utlägg direkt kan du göra en manuell synkronisering genom att klicka på knappen. Hämta senaste data från Visma Lön Smart.

Visma Lön TLU-fil

Skicka rapporten och TLU-filen till en fördefinierad e-postmottagare. Mottagaren är låst så att användaren inte skickar till fel adress.

Välj Inställningar - Utläggshantering.
Välj fliken Integrationer.
Klicka på Lägg till integration och klicka på Välj vid Visma Lön TLU-fil om du vill lägga till integration.
Klicka på prickarna längst till höger på raden för Visma Lön TLU-fil.
Klicka på Redigera.
Ändra benämning på integrationen i fältet Mottagarnamn om du inte vill använda den benämning som föreslås som standard.
Skriv in din e-postadress vid Rapportmottagare.
Skriv in en e-postadress vid Rapportmottagare vid inskickningsfel.

Om rutan är markerad kommer rapportfilen att laddas ner i webbläsaren automatiskt när det finns en färdig rapport, istället för att skickas som en fil via e-post. Detta sker i samband med att du väljer att synkronisera internettjänster i Visma Lön. Läs mer i avsnittet Synkronisera digitala tjänster i hjälpen för Visma Lön.

Markera Använd redigeringsläget.

Se till att Alla rapporter är markerat.

Vi rekommenderar att du väljer att samla ihop alla rapporter innan de skickas till integrationen, men du kan även välja att bara ta med rapporter som bryter mot utläggspolicyn.

Markera rutan Skicka ett meddelande till följande när det finns rapporter att granska och markera vilka som meddelande ska skickas till
Ange hur du vill att utläggsrapporter och mottagarfiler ska bifogas när du skickar e-post.
Gör val för vilket bokföringsdatum som ska användas för de verifikationer som skapas. Vi rekommenderar att du väljer alternativet Välj bokföringsdatum då rapporten skickas in.
Klicka på Avancerade inställningar för att göra inställningar för om momsen ska inkluderas med utlägget eller om den ska skickas in på en egen löneart. Du kan även göra inställningar för hur momsen ska hanteras vid omvänd skattskyldighet.

Pdf-fil

Skicka rapporterna som en pdf-fil till en e-postmottagare. Rapporten kan skickas antingen till en fördefinierad adress eller adress som användarna själva bestämmer.

Välj Inställningar - Utläggshantering.
Välj fliken Integrationer.
Klicka på Lägg till integration och klicka på Välj vid PDF-fil om du vill lägga till integration.
Klicka på prickarna längst till höger på raden för PDF-fil.
Klicka på Redigera.
Ändra benämning på integrationen i fältet Mottagarnamn om du inte vill använda den benämning som föreslås som standard.
Skriv in din e-postadress vid Rapportmottagare.
Markera Låt användarna ange mottagarens e-postadress om du vill att användarna ska kunna ange mottagare av rapporten.
Markera Använd redigeringsläget.

Se till att Alla rapporter är markerat.

Vi rekommenderar att du väljer att samla ihop alla rapporter innan de skickas till integrationen, men du kan även välja att bara ta med rapporter som bryter mot utläggspolicyn.

Markera rutan Skicka ett meddelande till följande när det finns rapporter att granska och markera vilka som meddelande ska skickas till
Välj konteringstyp.
Markera om underlaget ska delsummeras per anställd.
Ange hur du vill att utläggsrapporter och mottagarfiler ska bifogas när du skickar e-post.

SIE-fil

Skicka rapporten och SIE-filen till en fördefinierad e-postmottagare. Mottagaren är låst så att användaren inte skickar till fel adress.

Välj Inställningar - Utläggshantering.
Välj fliken Integrationer.
Klicka på Lägg till integration och klicka på Välj vid SIE-fil om du vill lägga till integration.
Klicka på prickarna längst till höger på raden för SIE-fil.
Klicka på Redigera.
Ändra benämning på integrationen i fältet Mottagarnamn om du inte vill använda den benämning som föreslås som standard.
Skriv in din e-postadress vid Rapportmottagare.
Skriv in en e-postadress vid Rapportmottagare vid inskickningsfel.

Markera Använd redigeringsläget.

Se till att Alla rapporter är markerat.

Vi rekommenderar att du väljer att samla ihop alla rapporter innan de skickas till integrationen, men du kan även välja att bara ta med rapporter som bryter mot utläggspolicyn.

Markera rutan Skicka ett meddelande till följande när det finns rapporter att granska och markera vilka som meddelande ska skickas till
Ange vilken verifikationsserie som ska användas för rapporterna.

Ange hur du vill att utläggsrapporter och mottagarfiler ska bifogas när du skickar e-post.
Gör val för vilket bokföringsdatum som ska användas för de verifikationer som skapas. Vi rekommenderar att du väljer alternativet Välj bokföringsdatum då rapporten skickas in.
Klicka på Avancerade inställningar om du vill göra inställningar för dimensioner.

Excel

Med Excel som integration kan du exportera dina rapporter till en skräddarsydd Excel-fil, såsom CSV eller XLSX.

Välj Inställningar - Utläggshantering.
Välj fliken Integrationer.
Klicka på Lägg till integration och klicka på Välj vid Excel om du vill lägga till integration.
Klicka på prickarna längst till höger på raden för Excel.
Klicka på Redigera.
Ändra benämning på integrationen i fältet Mottagarnamn om du inte vill använda den benämning som föreslås som standard.
Skriv in din e-postadress vid Rapportmottagare.
Skriv in en e-postadress vid Rapportmottagare vid inskickningsfel.

Markera Använd redigeringsläget.

Se till att Alla rapporter är markerat.

Vi rekommenderar att du väljer att samla ihop alla rapporter innan de skickas till integrationen, men du kan även välja att bara ta med rapporter som bryter mot utläggspolicyn.

Markera rutan Skicka ett meddelande till följande när det finns rapporter att granska och markera vilka som meddelande ska skickas till.
Välj konteringstyp.
Välj filformat.
Välj decimalavskiljare.
Välj datumformat.
Dra knappen vid Använd eget filnamn åt höger om du själv vill ange filnamnet på filen och skriv in filnamnet vid fältet som visas.
Klicka på Kolumnmappning, mappa kolumnerna kolumnerna i Visma Utlägg med de rubriker du vill ha i Excel-filen och klicka på Spara.
Markera om du vill inkludera rubriker i filen.

Välj hur du vill att rapporterna ska bokföras vid Utformat för verifikationer.
Ange hur du vill att utläggsrapporter och mottagarfiler ska bifogas när du skickar e-post.
Gör val för vilket bokföringsdatum som ska användas för de verifikationer som skapas. Vi rekommenderar att du väljer alternativet Välj bokföringsdatum då rapporten skickas in.

Använd flera integrationer

Du kan ha flera integrationer upplagda. Det kan exempelvis vara bra om rapporter ska läggas in i bokföringen för att kostnadsföras så snart som möjligt och alla löneunderlag ska skickas en gång per månad. Då kan du ha ett bokföringsprogram som första integration och ett löneprogram som andra integration.

Om du har flera integrationer är det viktigt att välja vilka utläggstyper som ska gå till respektive integration, annars går samtliga utläggstyper till alla upplagda integrationer.

Gör så här:

Välj Inställningar - Utläggshantering.
Välj fliken Integrationer.
Markera vilka utläggstyper som ska skickas till respektive integrationer i listan nedanför integrationerna.

Det går att välja samma utläggstyp till flera integrationer, exempelvis om det ska vidarefaktureras. För att undvika att det blir dubbelt bokfört när företagets löneunderlag skickas till bokföringen, är det viktigt att tänka på att kreditkontot som används som betalsätt i Visma Utlägg är kopplat till det konto som finns registrerat i företagets löneprogram.

Om du har flera integrationer kan du ange i vilken ordning du vill ha dem genom att dra och flytta med hjälp av prickarna till vänster om respektive integration. Du kan ange i vilken ordning du vill ha integrationerna genom att dra och flytta dem med hjälp av prickarna till vänster om respektive integration.

Om du vill att en dimension ska vara valbar som utläggstyp i listan markerar du Använd denna dimension i mottagarfiltret under Inställningar - Utläggshantering på fliken Dimensioner.

Ta bort integration

Gör så här för att ta bort en integration:

Välj Inställningar - Utläggshantering.
Välj fliken Integrationer.
Klicka på de tre prickarna längst ut till höger på raden för integrationen du vill ta bort.
Klicka på Radera.
Klicka på Ja.

Det går inte att ta bort en integration om den är kopplad till rapporter under fliken Rapporter - Redo att skickas.

Kontoplan

Om du använder Visma Utlägg kopplat till Visma eEkonomi hämtas kontonummer till kontoplanen därifrån.

Under Inställningar - Utläggshantering, fliken Integrationer gör du under Kontoplan inställningar anpassade till ditt företag. Här lägger du upp konton som ska kunna väljas under respektive utläggskategori. Kontoplanen används sedan vid kontering av utläggskategorierna. Inställningarna används också för att löneunderlag och bokföringsunderlag ska bli korrekta.

Det är viktigt att se till att kontoplanen stämmer med kontoplanen i ditt ekonomiprogram.

Du klickar på Konton för att skapa nytt, redigera, importera eller ta bort bokföringskonto. I avsnittet Importera kontoplan kan du läsa om hur du importerar kontoplan.

Utläggskoder

Om du använder Visma Utlägg kopplat till Visma Lön Smart hämtas utläggskoderna därifrån.

För att löneunderlaget och bokföringsunderlaget ska bli korrekt behöver du ställa in utläggskoder utifrån företagets förutsättningar. Det gör du under Inställningar - Utläggshantering, fliken Integrationer under Utläggskoder. Utläggskoder används om du har valt Visma Lön Smart eller Visma Lön TLU-fil som integration.

Klicka på prickarna längst till höger på raden för Utläggskoder och välj Redigera för att skapa ny, redigera, importera eller ta bort utläggskod.

Betalsätt

Om du har ett bokföringsprogram som integration gör du under Inställningar - Utläggshantering på fliken Integrationer under Betalsätt inställningar för betalsätt. Ett företag kan ha flera betalsätt och betalsättet styr vilket konto som ska krediteras för utläggen.

Klicka på prickarna längst till höger på raden för Betalsätt och välj Redigera för att skapa nytt, redigera, eller ta bort betalsätt.

Du kan välja vilket betalsätt som ska visas för varje användare genom att markera rutan Använd personliga betalsätt. Markera sedan den anställde under Användare och välj vilka betalsätt respektive användare ska se genom att klicka på Lägg till under Betalsätt.

Vill du kunna välja när ett utlägg ska betalas ut via Swish kan du lägga till ett betalsätt som du döper till Swish.

Detta funkar för alla vanliga utlägg, men för milersättningar och traktamenten behöver du ha en fast integration som standard. I avsnittet Kom igång med tjänsten Swish Utbetalning kan du läsa om hur du kommer igång med Swish.