Visma Lön Smart
Betala och bokför löneutbetalningen
När lönekörningen är klarmarkerad under Lön Smart - Lönekörningar är det dags att skicka betalningen till banken, bokföra och skicka lönebesked. Läs mer om hur du skapar lönekörning i avsnittet Skapa ny lönekörning.
De inställningar du har gjort i anställningsregistret och i företagsinställningarna påverkar vilka valmöjligheter som finns för utskrifter och utbetalningar.
Löneutbetalning
Om du
För att kunna skicka löneutbetalningen via bankkoppling måste beloppet som ska betalas ut vara positivt och det kan endast betalas ut till svenska bankkonton. Dessutom måste uppgift om de anställdas förnamn, efternamn, postadress, postnummer och ort vara inlagt i anställningsregistret.
Med bankkoppling
Om du har Handelsbanken eller Danske Bank
Klicka på Skicka för att skicka filen till banken. Beroende på hur bankens rutiner ser ut så kan du behöva signera filen hos banken.
Statusen ändras till Betald när utbetalningen har gjorts från banken. Dagen efter att utbetalningen är gjord visas kontoutdraget i programmet och bankhändelsen kan matchas och bokföras under Kassa-och bankhändelser. Läs mer i avsnittet Matcha bankhändelser i hjälpen för Visma eEkonomi.
Läs mer om de olika statusarna i avsnittet Vad betyder de olika statusarna när löneutbetalningen är skickad med bankkoppling?
Om du har SEB eller Nordea
Om företaget har SEB eller Nordea som bank kan du nu skicka och signera betalningen i samma steg.
Observera att den som ska signera betalningar måste ha tvåstegsverifiering aktiverad. Läs mer i avsnittet Lägg till tvåstegsverifiering i hjälpen för Mina tjänster.
- Välj Skicka eller Skicka och signera.
Vilket alternativ som är visas beror på vilken behörighet du har för bankkoppling i Mina tjänster.
- Om du är Administratör har du behörighet att skicka och signera betalningar i samma steg.
- Om du har behörigheten Användare skickas betalningen till den som har rollen Administratör när du väljer Skicka. Administratören godkänner sedan betalningen genom att välja Signera.
Om du vill ändra behörigheten för en användare gör du det i Mina tjänster. Läs mer i avsnittet Byt användarroll i hjälpen för Mina tjänster.
- Öppna Google Authenticator-appen på mobilen och ange den sexsiffriga koden som visas för att bekräfta betalningen. Du använder samma e-postadress och lösenord som de du loggar in på vismaspcs.se med. Det här steget gäller enbart för administratörer.
Statusen ändras till Betald när utbetalningen har gjorts från banken. Dagen efter att utbetalningen är gjord visas kontoutdraget i programmet och bankhändelsen kan matchas och bokföras under Kassa-och bankhändelser. Läs mer i avsnittet Matcha bankhändelser i hjälpen för Visma eEkonomi.
I avsnittet Vad betyder de olika statusarna när löneutbetalningen är skickad med bankkoppling? kan du läsa mer om de olika statusarna.
Utan bankkoppling
- Klicka på Skapa betalningsfil eller Markera som betald beroende på om du har valt att exportera betalningsfil eller att göra utbetalningen manuellt under Inställningar - Löneinställningar.
Klicka på Förhandsgranska om du vill skapa en utbetalningslista i pdf-format. Listan kan skickas till banken eller användas som underlag för att manuellt betala lönerna. Du kan även ta ut utbetalningslistan för övriga löneperioder under Lön Smart - Rapporter.
- Ladda upp betalningsfilen till banken.
För att anställd ska komma med i betalningsfilen måste inställningen under Utbetalning till vara Bank under Lön Smart - Anställda, fliken Lön.
Bokför/Skapa SIE-fil
Klicka på Bokför/Skapa SIE-fil för att bokföra löneutbetalningen.
Om du inte använder Visma eEkonomi skapas en SIE-fil. Filen sparas lokalt på din dator. Vilken webbläsare du använder och dina inställningar avgör var filen kommer att sparas men vanligtvis sparas den i mappen “Hämtade filer”.
Skicka lönebesked
- Under Meddelande till alla anställda kan du skriva ett meddelande som visas på de anställdas lönebesked.
- Välj hur lönebeskeden ska skickas:
- Välj Visa direkt om du vill att anställda som har Min Lön/Kivra ska se sitt lönebesked så snart du har klickat på Skicka lönebesked.
- Om du i god tid vill göra lönekörningen och sedan bestämma när anställda som använder Min Lön/Kivra ska få sina lönebesked markerar du Schemalägg och väljer ett datum mellan dagens datum och utbetalningsdatum.
- När du vill schemalägga lönebeskeden för anställda som använder Min Lön/Kivra och även har anställda som har lönebesked i pdf-format, markerar du Schemalägg och väljer datum enligt ovan. Då kommer de anställda som använder Min Lön/Kivra att se sina lönebesked det valda datumet och en pdf-fil kommer att skapas för övriga anställda när du klickar på Skicka lönebesked.
- Om alla anställda har inställningen att lönebesked ska skickas som pdf väljer du Visa direkt. Lönebeskeden skapas i pdf-format och sparas i samma fil när du klickar på Skicka lönebesked.
Schemalägg visas så länge utbetalningsdatumet inte har passerats. Fram till det valda datumet kan du ångra schemaläggningen och istället välja ett annat datum eller att lönebeskeden ska visas direkt.
Om du har gjort ändringar på enstaka lönebesked efter att alla lönebesked är skickade, kan du skicka justerade lönebesked till de anställda som ändringen gjorts för. Klicka på knappen Välj anställda och markera vilka anställda som ska få lönebeskedet på nytt.
Om du vill skicka lönebeskeden för attest, exempelvis om du arbetar på en redovisningsbyrå och vill skicka till kund för godkännande, rekommenderar vi att använda vår signeringstjänst Visma Sign.
När du är klar går du vidare till arbetsgivardeklarationen.
Relaterade avsnitt
Skapa lönekörning i Visma Lön Smart
Registrera och komplettera lönehändelser på lönebesked
Hur matchar jag flera bankhändelser mot samma löneutbetalning?
Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning
