Visma Lön Smart
Löneinställningar
Under Inställningar - Löneinställningar gör du anpassningar som gäller för företagets lönehantering. Många av dessa inställningar gör du när du börjar använda löneprogrammet, men du kan alltid gå tillbaka och ändra dem senare.
Löner och utbetalningar
På fliken Löner och utbetalningar gör du företagsinställningar för löneutbetalningar.
Löne- och avvikelseperiod
Här väljer du för vilken period händelser från kalendern ska hämtas när du skapar lönekörningar.
Om de anställda gör registreringar i Visma Lön Anställd går det inte att ha ett till och med-datum som ligger efter utbetalningsdatum.
Följande kombinationer är vanligast för anställda med fast månadslön
| Löneperiod | Avvikelseperiod |
|---|---|
| Innevarande månad | Föregående månad |
| Innevarande månad | T.o.m. dag i månaden (egen avvikelseperiod) |
| Föregående månad | Föregående månad |
I kolumnen Löneperiod väljer du vilken period lönen avser. I kolumnen Avvikelseperiod väljer du i vilken period avvikelser som exempelvis
MånadslönInnevarande månad
Om lönen ska betalas ut samma månad som den tjänas in ska valet Innevarande månad vara valt. Exempelvis så betalas lönen för januari ut omkring den 25 januari vid detta val.
Föregående månad
Om lönen ska betalas ut månaden efter att den har tjänas in ska valet Föregående månad vara valt. Exempelvis så betalas lönen för januari ut omkring den 25 februari vid detta val.
T.o.m. dag i månaden
Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja löneperiod, till exempel från dag 15 i en månad till och med dag 14 i nästa månad. Exempelvis så betalas lönen för perioden 15 januari till 14 februari ut omkring den 25 februari vid detta val.
TimlönDet går inte att välja Innevarande månad som löneperiod för timavlönade, eftersom den anställde får betalt för arbetade timmar under löneperioden. Vid utbetalning exempelvis den 25 januari vet man fortfarande inte för perioden 25-31 januari om en timavlönad kommer att arbeta eller vara frånvarande, vilket gör att det inte går att betala ut timlön för innevarande löneperiod.
Föregående månad
Om lönen ska betalas ut månaden efter att den har tjänas in ska valet Föregående månad vara valt. Exempelvis så betalas lönen för januari ut omkring den 25 februari vid detta val.
T.o.m. dag i månaden
Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja löneperiod, till exempel från dag 15 i en månad till och med dag 14 i nästa månad. Exempelvis så betalas lönen för perioden 15 januari till 14 februari ut omkring den 25 februari vid detta val.
MånadslönHär kan du inte välja innevarande månad eftersom det inte går att registrera avvikelser förrän de har skett.
Föregående månad
Valet Föregående månad innebär att på den lön som exempelvis betalas ut omkring den 25 februari finns avvikelser från januari månad registrerade.
T.o.m. dag i månaden
Valet T.o.m. dag i månaden innebär att du själv kan välja period. Om du sätter 14 som dag i månaden kan du ta med avvikelser från och med exempelvis den 15 januari till och med den 14 februari på den lön som betalas ut omkring den 25 februari. Fältet T.o.m. dag i månaden blir inte aktivt förrän du väljer den avvikelseperioden. Den dag i månaden du väljer bör inte ligga efter utbetalningsdatum.
TimlönEftersom avvikelseperioden alltid sammanfaller med löneperioden för anställda med timlön, både för fast anställd personal och extra personal, går det inte att göra några inställningar vid detta fält. De val som görs vid Löneperiod - Timlön gäller även för avvikelseperioden och det är de inställningarna som visas här. Läs mer under Löneperiod.
Utbetalningssätt
Företagskonto
Har du valt alternativet Export av betalningsfil blir det kontonummer som är knutet till ditt primära företagskonto under Inställningar - Kassa- och bankkonton automatiskt valt som utbetalningskonto på bokföringsunderlaget. Har du valt Manuell utbetalning kan du välja om utbetalningen ska göras från företagskontot eller kassakontot.
Utbetalningssätt
Export av betalningsfil
Välj Export av betalningsfil för att betalningsfil ska skapas vid löneutbetalning. Valet av bank under Inställningar - Kassa- och bankkonton styr filens format. Om du har valt SEB, Nordea, Handelsbanken eller Danske Bank skapas en XML-fil och för övriga banker skapas en LB-fil. Filen kan sedan laddas upp.
Bankkoppling
Valet visas bara om du har aktiv bankkoppling mot SEB, Nordea, Handelsbanken eller Danske Bank. Läs mer i avsnittet Gör inställningar för bankkoppling.
Manuell utbetalning
Välj Manuell utbetalning om du vill göra utbetalningen manuellt. Vi rekommenderar att du skriver ut en banklista att ha som underlag när du gör utbetalningen manuellt till internetbanken.
Nordea Business
Sätt en markering här om du använder Nordea Business. Valet visas bara om du har Nordea som bank under Inställningar - Kassa- och bankkonton.
Corporate Access
Sätt en markering här om du använder tjänsten Corporate Access. Du behöver även fylla i Signer-ID och CCM avtalsnummer. Dessa uppgifter får du från Nordea.
Valet visas bara om du har Nordea som bank under Inställningar - Kassa- och bankkonton.
Arbetssätt för registreringar
Visma Min Lön ingår i Visma Lön Smart, men det tillkommer en kostnad per anställd som fått lönebesked under månaden, oberoende av om lönebeskeden skickas via Visma Min Lön eller ej.
Anställda registrerar tider/avvikelser i Visma Lön Anställd
När de anställda registrerar sina tider och avvikelser i Visma Lön Anställd kan du importera registreringarna in till de anställdas lönebesked i Visma Lön Smart vid lönekörning.
Om du vill aktivera Visma Lön Anställd för företaget klickar du på knappen Aktivera vid Anställda registrerar tider/avvikelser i Visma Lön Anställd. Aktivera sedan tjänsten för respektive anställd under Anställda, fliken Anställning. Läs mer i avsnittet Anställda, fliken Anställning.
När Visma Lön Anställd är aktiverat för företaget tillkommer en kostnad för alla anställda som fått lön under månaden. Det gäller även de anställda som inte har Visma Lön Anställd aktiverat i anställningsregistret. Läs mer på vismaspcs.se.
Anställda registrerar utlägg i Visma Utlägg
När de anställda registrerar sina tider och avvikelser i Visma Utlägg kan du importera registreringarna in till de anställdas lönebesked i Visma Lön Smart vid lönekörning. Läs mer om Visma Utlägg på vismaspcs.se.
Markera Anställda registrerar utlägg i Visma Utlägg om du vill aktivera tjänsten för företaget. Aktivera sedan tjänsten för respektive anställd under Anställda, fliken Anställning. Läs mer i avsnittet Anställda, fliken Anställning.
Importera registreringar när lönekörning skapas
Markera rutan om du alltid vill importera registreringar från Visma Lön Anställd, Visma Tid Smart/Pro, Visma Utlägg eller Visma Advisor när du skapar en ny lönekörning.
Vill du istället välja om importen ska göras vid varje lönekörning eller när du registrerar lönehändelser kan du läsa om hur du gör i avsnittet Lönekörningar.
Integration med Arbetsgivarintyg.nu
API-nyckel
För att kunna skicka arbetsgivarintyg digitalt till Arbetsgivarintyg.nu behöver du ange API-nyckel. Uppgiften får du när företaget registreras hos arbetsgivarintyg.nu. Om du redan har konto hos Arbetsgivarintyg.nu hittar du företagets API-nyckel genom att logga in på ditt konto.
Arbetsgivar-id
För att kunna skicka arbetsgivarintyg digitalt till Arbetsgivarintyg.nu behöver du ange Arbetsgivar-id. Uppgiften får du när företaget registreras hos arbetsgivarintyg.nu. Om du redan har konto hos Arbetsgivarintyg.nu hittar du företagets Arbetsgivar-id genom att logga in på ditt konto.
Övriga regler för företaget
Avtalstid
Avtalstiden är en genomsnittlig arbetstid per månad som bestäms av kollektivavtal och används för beräkning av timavdrag och timtillägg för anställda med fast månadslön. Under Lön Smart - Anställda, fliken Lön visas den timlön som automatiskt beräknas genom att månadslönen divideras med avtalstiden.
Avtalstiden i svenskt arbetsliv varierar mellan drygt 150 till 175 timmar. Avtalstiden är densamma varje månad hela året oberoende av hur många arbetstimmar det är i respektive månad. Om ditt företag inte har något avtal och inte heller tillämpar ett visst branschavtal rekommenderar vi att du väljer 175 timmar som avtalstid.
Om avtalstiden inte är densamma för alla anställda kan du skriva in en egen avtalstid på fliken Anställning under Lön Smart - Anställda.
Lönebesked
Nettobelopp
Ange regler för avrundning av nettobelopp på lönebesked. I lönesammanhang avrundar man alltid uppåt till den anställdes fördel. Om ditt avtal inte anger något annat rekommenderar vi att du väljer Avrunda uppåt till hel krona.
Slå ihop likadana lönearter
Markera rutan om du vill att lönearter som du använt flera gånger vid löneregistreringen ska slås ihop på utskriften av lönebeskedet. Lönearter med à-pris kan bara slås ihop om de har samma löneartsnummer och samma à-pris. För lönearter med belopp räcker det att löneartsnumret är detsamma. Lönearter för frånvaro kan inte slås ihop
Sjukfrånvaro
Avtalsfaktor sjuklön dag 1-14 månadsavlönad
Som standard är avtalsfaktorn 12. I fältet kan du lägga in om ditt avtal räknar med en annan avtalsfaktor, exempelvis 12,2.
Du kan även välja avtalsfaktor per anställd under Lön Smart - Anställda, fliken Anställning, genom att markera Egen inställning vid fältet Avtalsfaktor sjuklön dag 1-14 månadsavlönad.
Avtalsfaktor är den benämning vi i Visma Lön Smart använder på den faktor som används vid beräkning av karensavdrag, sjuklön och sjukavdrag för månadsavlönade.
Benämningen avtalsfaktor används alltså inte i något kollektivavtal utan enbart i Visma Lön Smart. För att du ska veta vilken faktor ditt kollektivavtal räknar med behöver du kontrollera vilka beräkningsformler som används för sjuklön, sjukavdrag och karensavdrag där.
Sjuklönens beräkningsformel ser ut så här:
0,8*(((MånadslönEfterLöneväxling+ RörligLönGenomsnittMånad)*Avtalsfaktor)/(52*Veckoarbetstid))
Företaget betalar 10% av sjuklönen efter dag 14
Markera denna ruta om företaget ska betala 10 procent av sjuklönen dag 15-90 för tjänstemän.
Rapportering
Avtalsnummer Fora årsrapportering
Här lägger du in det sjusiffriga avtalsnumret för Fora årsrapportering (rapportering av löner för tjänstemän). Du hittar avtalsnumret i ditt försäkringsavtal.
Sorteringsordning på rapporter
Som standard sorteras programmets rapporter utifrån anställningsnummer. Om du hellre vill sortera rapporterna utifrån för- eller efternamn ändrar du sorteringsordningen här. Läs mer om rapporterna i avsnittet Rapporter.
Företagets uppmärkning
Uppmärkningen börjar med FOK eller TAG och följs av sex siffror.
Beskrivningen visas när du ska välja uppmärkning för de anställda, så det är bra om den är så tydlig som möjligt, till exempel FOK301123 - Arbetare utan kollektivavtal. Ett tips är att kopiera beskrivningen (Ctrl+C) på Mina sidor på fora.se och sedan klistra in i fältet Beskrivning (Ctrl+V).
Semester
På fliken Semester gör du företagsinställningar för semester.
Vid uttag av semester ska semesterlön betalas ut istället för vanlig lön. Semesterlön kan enligt semesterlagen beräknas på två sätt, enligt sammalöneregeln eller procentregeln. I Visma Lön Smart görs beräkningarna med hjälp av olika semestervillkor. Beroende på vilket semestervillkor som väljs så görs beräkningarna antingen utifrån sammalöneregeln eller procentregeln.
Semestervillkor 10 - Semesterlagen, anställd med semesterdaglön
Semestervillkor 10 används både för tjänstemän och för arbetare som får semesterlön baserad på semestergrundande lön och semestergrundande frånvaro under intjänandeåret. Det kan både gälla personal med fast månadslön och personal med timlön. Vid semesterårsavslut lägger sig den framräknade semesterdaglönen i anställningsregistret och används sedan när den anställde tar ut semester. Även semesterdaglön för de sparade dagarna räknas ut.
Semesteråret börjar
Standardförslaget är att semesterperioden följer semesterlagens semesterår (den 1 april till den 31 mars). Ett annat vanligt alternativ för semesterperiod är kalenderår, men du kan också välja att semesteråret ska börja vilken månad som helst. Alla semesterperioder blir automatiskt ett år långa.
Pågående period
Pågående period uppdateras automatiskt om du byter period för semesteråret. För semestervillkor 10 ligger intjänandeåret före semesteråret eftersom det inte går att räkna ut en semesterdaglön förrän all semestergrundande lön och semestergrundande frånvaro är registrerad.
Använd snittimlön istället för beräknad timlön vid värdering av semestergrundande frånvaro
Om företaget vill att den semestergrundande frånvaron ska värderas med en snittimlön enligt beräkningen Semestergrundande lön/Semestergrundande arbetstid, timmar ska rutan markeras.
Om företaget vill att den semestergrundande frånvaron ska värderas med den anställdes beräknade timlön ska rutan inte markeras. För timavlönade används den anställdes timlön och för månadsavlönade används den anställdes beräknade timlön.
Semesterlön %
I fältet Semesterlön skriver du in den procentsats som ska användas vid beräkningen. Du måste använda samma procentsats för alla anställda som går efter detta villkor. Standardförslaget är semesterlagens 12 procent. Procentsatsen kan via avtal förhandlas fram till att bli högre men enligt semesterlagen aldrig lägre än 12 procent.
Semestervillkor 20 - Månadslön med semestertillägg + rörliga delar
Semestervillkoret kan användas både för tjänstemän och arbetare med fast månadslön. Det beräknar semesterdaglön och semestertillägg som en procentsats på aktuell månadslön och räknar även ut semesterskulden för eventuellt rörligt semestertillägg. Vid semesterårsavslutet läggs den framräknade rörliga semestertillägget i anställningsregistret och betalas sedan ut som ett engångsbelopp, oftast i samband med huvudsemestern.
Det finns också ett villkor som heter semestervillkor 21, som är en kopia av semestervillkor 20. Att ha två likadana semestervillkor att utgå ifrån är användbart.
Här är några exempel:
- Om företaget har samma typ av semesterberäkning men olika semesterårsperioder för exempelvis tjänstemän och arbetare, kan du välja semestervillkor 20 för arbetarna och semestervillkor 21 för tjänstemännen.
- Du kan också använda dessa semestervillkor om tjänstemännen har rörlig semesterersättning beräknad med en procentsats per dag, medan arbetarnas rörliga semesterersättning beräknas med en procentsats på totalt utbetald rörlig semesterlön.
Semesteråret börjar
Standardförslaget är att semesterperioden följer semesterlagens semesterår (den 1 april till den 31 mars). Ett annat vanligt alternativ för semesterperiod är kalenderår, men du kan också välja att semesteråret ska börja vilken månad som helst. Alla semesterperioder blir automatiskt ett år långa.
Pågående period
Pågående period uppdateras automatiskt om du byter period för semesteråret.
Intjänandeåret är
Du kan välja att intjänandeåret ska vara året före semesteråret eller samma som semesteråret. Inställningen används för beräkning av hur många betalda semesterdagar en anställd tjänat in när intjänandeåret är slut.
Semestertillägg %
Semestertillägg beräknas med en procentsats på lönevariabeln Månadslön. Standardinställningen för semestertillägget är i enlighet med semesterlagen 0,43 procent. Procentsatsen går att ändra om företaget tillämpar andra regler.
Semestertillägget betalas ut vid uttagstillfället
Rutan ska vara markerad om semestertillägget ska betalas ut vid uttagstillfället. Om alla semestertillägg betalas ut i samband med huvudsemestern (även till de anställda som inte har semester), ska rutan inte vara markerad.
Rörlig semesterlön
Den rörliga semesterlönen räknas automatiskt ut vid semesterårsavslutet. Det är viktigt att betala ut den rörliga semesterlönen varje år eftersom den annars försvinner och ersätts av en ny framräknad rörlig semesterlön vid semesterårsavslutet. Exempel på semestergrundande rörlig lön är bonus och provision för tjänstemän och övertidsersättning för arbetare.
Om du markerar Beräknas med en procentsats per dag på semestergrundande rörlig lön och med hänsyn tagen till semestergrundande frånvaro föreslås 0,50 procent per dag i fältet Semesterlön, rörlig, men procentsatsen kan ändras om ditt företag tillämpar andra regler.
Om du markerar Beräknas med en procentsats på semestergrundande rörlig lön föreslås 12 procent i fältet Semesterlön, rörlig, men procentsatsen kan ändras om ditt företag tillämpar andra regler.
Ta hänsyn till sysselsättningsgrad och ej semestergrundande frånvaro för sparad semesterdaglön
Enligt semesterlagen ska hänsyn inte tas till vilken sysselsättningsgrad den anställde hade när de sparade semesterdagarna tjänades in. Om du inte markerar rutan kommer den sparade semesterlönen alltid att bli densamma som den betalda.
Om företaget vill att det tas hänsyn till sysselsättningsgraden under det år då dagarna tjänades in ska rutan vara markerad.
Läs mer i avsnittet Vad innebär det att ta hänsyn till sysselsättningsgrad för intjänandeåret av de sparade dagarna?.
Semestervillkor 21 - Månadslön med semestertillägg + rörliga delar
Semestervillkoret kan användas både för tjänstemän och arbetare med fast månadslön. Det beräknar semesterdaglön och semestertillägg som en procentsats på aktuell månadslön och räknar även ut semesterskulden för eventuellt rörligt semestertillägg. Vid semesterårsavslutet läggs den framräknade rörliga semestertillägget i anställningsregistret och betalas sedan ut som ett engångsbelopp, oftast i samband med huvudsemestern.
Semestervillkor 21 är en kopia av semestervillkor 20 - Månadslön med semestertillägg + rörliga delar. Att ha två likdadana semestervillkor att utgå ifrån är användbart i flera fall. Här är några exempel:
- Om företaget har samma typ av semesterberäkning men olika semesterårsperioder för exempelvis tjänstemän och arbetare, kan du välja semestervillkor 20 för arbetarna och semestervillkor 21 för tjänstemännen.
- Du kan också använda dessa semestervillkor om tjänstemännen har rörlig semesterersättning beräknad med en procentsats per dag, medan arbetarnas rörliga semesterersättning beräknas med en procentsats på totalt utbetald rörlig semesterlön.
Semesteråret börjar
Standardförslaget är att semesterperioden följer semesterlagens semesterår (den 1 april till den 31 mars). Ett annat vanligt alternativ för semesterperiod är kalenderår, men du kan också välja att semesteråret ska börja vilken månad som helst. Alla semesterperioder blir automatiskt ett år långa.
Pågående period
Pågående period uppdateras automatiskt om du byter period för semesteråret.
Intjänandeåret är
Du kan välja att intjänandeåret ska vara året före semesteråret eller samma som semesteråret. Inställningen används för beräkning av hur många betalda semesterdagar en anställd tjänat in när intjänandeåret är slut.
Semestertillägg %
Semestertillägg beräknas med en procentsats på lönevariabeln Månadslön. Standardinställningen för semestertillägget är i enlighet med semesterlagen 0,43 procent. Procentsatsen går att ändra om företaget tillämpar andra regler.
Semestertillägget betalas ut vid uttagstillfället
Rutan ska vara markerad om semestertillägget ska betalas ut vid uttagstillfället. Om alla semestertillägg betalas ut i samband med huvudsemestern (även till de anställda som inte har semester), ska rutan inte vara markerad.
Rörlig semesterlön
Den rörliga semesterlönen räknas automatiskt ut vid semesterårsavslutet. Det är viktigt att betala ut den rörliga semesterlönen varje år eftersom den annars försvinner och ersätts av en ny framräknad rörlig semesterlön vid semesterårsavslutet. Exempel på semestergrundande rörlig lön är bonus och provision för tjänstemän och övertidsersättning för arbetare.
Om du markerar Beräknas med en procentsats per dag på semestergrundande rörlig lön och med hänsyn tagen till semestergrundande frånvaro föreslås 0,50 procent per dag i fältet Semesterlön, rörlig, men procentsatsen kan ändras om ditt företag tillämpar andra regler.
Om du markerar Beräknas med en procentsats på semestergrundande rörlig lön föreslås 12 procent i fältet Semesterlön, rörlig, men procentsatsen kan ändras om ditt företag tillämpar andra regler.
Ta hänsyn till sysselsättningsgrad och ej semestergrundande frånvaro för sparad semesterdaglön
Enligt semesterlagen ska hänsyn inte tas till vilken sysselsättningsgrad den anställde hade när de sparade semesterdagarna tjänades in. Om du inte markerar rutan kommer den sparade semesterlönen alltid att bli densamma som den betalda.
Om företaget vill att det tas hänsyn till sysselsättningsgraden under det år då dagarna tjänades in ska rutan vara markerad.
Läs mer i avsnittet Vad innebär det att ta hänsyn till sysselsättningsgrad för intjänandeåret av de sparade dagarna?.
Semestervillkor 30 - Säsongs-/Extraanställd med semesterersättning
Detta semestervillkor används för säsongs- och extraanställda som inte ska ha semesterledighet med semesterlön utan bara få semesterersättning. Semesterersättningen kan antingen betalas ut vid varje lönetillfälle eller en eller flera gånger per år till exempel när anställningen upphör för säsongen. I anställningsregistret på fliken Semester kan du ange att semesterersättningen ska betala ut automatiskt vid varje lönetillfälle.
Semesterersättning %
Standardförslaget 12 procent är den procentsats som semesterlagen anger att arbetsgivare minst måste betala i semesterersättning. Du kan ändra till en högre procentsats om ditt företag tillämpar andra regler, men aldrig lägre.
Använd snittimlön istället för beräknad timlön vid värdering av semestergrundande frånvaro
Om företaget vill att den semestergrundande frånvaron ska värderas med en snittimlön enligt beräkningen Semestergrundande lön/Semestergrundande arbetstid, timmar ska rutan markeras.
Om företaget vill att den semestergrundande frånvaron ska värderas med den anställdes beräknade timlön ska rutan inte markeras. För timavlönade används den anställdes timlön och för månadsavlönade används den anställdes beräknade timlön.
Bokföring
På fliken Bokföring gör du företagsinställningar för bokföring.
Specificera ingående moms på utlägg
Markera Specificera ingående moms på utlägg om du vill fördela totalbeloppet för anställdas utlägg på kostnader och ingående moms. Då läggs kolumnen Varav moms till i snabbvalet Resor, kost och utlägg. Ingående moms bokförs på konto 2641 - Ingående moms via lönearten 1235 - Moms ingående.
Använd resultatenheter
Rutan Använd resultatenheter är automatiskt aktiverad, vilket innebär att du i menyn under Bokföring - Resultatenheter kan lägga till resultatenheter och kostnadsbärare. Läs mer om hur du kan arbeta med resultatenheter i avsnittet Resultatenheter.
Genom att avmarkera rutan Använd resultatenheter inaktiveras alla inställningar för resultatenheter och menyvalet Bokföring - Resultatenheter är inte längre synligt. Alla uppgifter du lagt in under resultatenheter sparas om du vill aktivera funktionen igen.
Om du tidigare arbetat med resultatenheter kommer de fortfarande att visas på skapade lönekörningar.
Använd projekt
När du markerar rutan Använd projekt visas menyvalet under Bokföring - Projekt.
Genom att avmarkera rutan Använd projekt inaktiveras alla inställningar för projekt och menyvalet Bokföring - Projekt är inte längre synligt. Alla uppgifter du lagt in under projekt sparas om du vill aktivera funktionen igen.
Om du tidigare arbetat med projekt kommer de fortfarande att visas på skapade lönekörningar.
Läs mer i avsnittet Projekt och på vismaspcs.se.
Uppbokning av semesterskuld
Markera rutan om du vid varje lönetillfälle vill boka upp en semesterskuld och beräkna arbetsgivaravgift på beloppet. När du betalar ut semester till den anställde minskar då den bokförda skulden och kostnaden. Läs mer i avsnittet Uppbokning av semesterskuld.
Utbetalning
Här ser du generella konton grupperade efter användningsområden.
Personalskatt
Personalskatt
All personalskatt bokförs på detta konto oavsett om det är tabellskatt, engångsskatt eller frivillig skatt.
Övrigt
Öresavrundning
Kontot för uppbokning av öresavrundning används på lönekörningens bokföringsunderlag.
Avrundning arbetsgivaravgift
Kontot som väljs här används för att boka bort avrundningen som kan uppstå vid beräkning av arbetsgivaravgiften på lönekörningens bokföringsunderlag.
Arbetsgivaravgifter
Upplupna arbetsgivaravgifter
Beräknade belopp för arbetsgivaravgift, särskild löneskatt och ålderspensionsavgift bokförs mot bokföringskontot i fältet.
Födda fr.o.m. 1957 (full arbetsgivaravgift)
Beräknad arbetsgivaravgift på utbetald bruttolön och förmåner bokförs på kontot i fältet.
Födda 1938 -1956
Kontot används för att bokföra arbetsgivaravgifter för personer födda 1938-1956.
Födda 1937 eller tidigare
Kontot används för att bokföra särskild löneskatt för personer födda 1937 eller tidigare.
Arbetar i stödområde med regionalt stöd
Det finns företag i vissa branscher som berättigas till ett regionalt stöd.
Arbetar med forskning och utveckling i kommersiellt syfte
Det finns företag som har rätt att göra avdrag för arbete med forskning och utveckling.
Växa-stöd för den första anställda
Växa-stöd innebär att företaget betalar en lägre arbetsgivaravgift under 24 månader. Tidigare gällde nedsättningen för den först anställda i företaget. Från och med den 1 januari 2025 gäller nedsättningen för de två första som har anställts. Hur stor nedsättningen blir beror på anställningsdatumet. Läs mer i avsnittet Växa-stöd.
Semester
Alla konton under Semester rör kostnaden för semesterskulden som kan bokas upp på lönekörningens bokföringsunderlag.
Upplupna semesterlöner
Semesterskulden för tjänstemän och arbetare motkonteras mot kontot i Upplupna semesterlöner.
Beräknade upplupna arbetsgivaravgifter
Arbetsgivaravgiften för semesterkulden motkonteras mot kontot i Beräknade upplupna arbetsgivaravgifter.
Förändring av semesterskuld (tjm)
Kontot används för att boka semesterkostnaden för tjänstemän.
Förändring av semesterskuld (arb)
Kontot används för att boka semesterkostnaden för arbetare.
Kontot används för att bokföra arbetsgivaravgifter på den beräknade semesterskulden.
Arbetsscheman
Det är viktigt att alla anställda med anställningstypen Komplett har ett korrekt arbetsschema, eftersom det bland annat används för att beräkna sysselsättningsgrad, arbetstid per månad och arbetstid per år. Du ska därför skapa arbetsscheman för alla varianter av arbetstid som förekommer på ditt företag för att kunna koppla till de anställda. I filmen Schemahantering i Visma Lön Smart får du information om hur du arbetar med arbetsschema. Om du vill att vi visar dig hur du gör, klicka på Guida mig i menyraden och välj guiden Arbetsschema.
På fliken Arbetsscheman ser du alla arbetsscheman som finns upplagda i företaget och gör företagsinställningar för arbetsscheman. I kolumnen Anställda kan du se hur många, samt vilka anställda som är kopplade till respektive arbetsschema. Här kan du även koppla ett arbetsschema till en eller flera anställda. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till arbetsschema.
Klicka på Skapa nytt för att skapa ett nytt arbetsschema. Läs mer i avsnittet Skapa eller redigera arbetsschema.
Under Helgdagsscheman kan du välja vilka arbetstider som ska gälla för helgdagar, övriga arbetsfria dagar och arbetsdagar med förkortad arbetstid. Läs mer i avsnittet Skapa eller redigera helgdagsschema.
Avtal
Alla anställda som arbetar måste ha ett avtal eftersom det bland annat styr reglerna kring hur OB och övertid ska beräknas.Här beskriver vi hur du gör inställningar för avtal. Du kan även titta på filmen Avtal i Visma Lön Smart.
För anställda som är anslutna till Visma Lön Anställd styr valet av kollektivavtal i Visma Lön Smart vilken typ av kollektivavtal den anställde får i Visma Lön Anställd. Läs mer om detta i avsnittet Skapa eller redigera avtal.
På fliken Avtal ser du alla avtal som finns upplagda i ditt företag och här gör du inställningar för avtalsregler. Avtal som är inaktiva visas med kursiv stil i listan när rutan Visa även inaktiva är markerad. Välj avtal i listan och markera rutan Aktivt avtal för att aktivera avtal.
I kolumnen Anställda kan du se hur många, samt vilka anställda som är kopplade till respektive avtal. Här kan du även koppla ett avtal till en eller flera anställda. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till avtal.
Du kan redigera avtal genom att markera det aktuella avtalet. Läs mer i avsnittet Skapa eller redigera avtal. Om du vill ta bort ett avtal markerar du det i listan och väljer knappen Ta bort längst ner på skärmen.
Ett avtal kan redigeras eller tas bort så länge det inte används av någon anställd eller ligger i en klarmarkerad eller låst period.
Lönearter
Lönearter används för att registrera löner, förmåner, kostnadsersättningar, frånvaro med mera. Du kan registrera lönehändelser med hjälp av lönearter direkt på lönekörningen.
I Visma Lön Smart finns ett antal standardlönearter.
Klicka på ikonen längst ut till höger om du vill kopiera en löneart och anpassa den efter företagets behov. I avsnittet Anpassa lönearter har vi sammanställt en lista med de vanligaste typerna av lönearter som du enkelt kan anpassa. De kopierade lönearterna överförs till Visma Utlägg.
Det går inte att använda alla lönearter för anställda med anställningstypen Förenklad. Du kan inte heller kopiera lönearter. Läs mer i avsnittet Förklaring av lönearter för anställningstypen Förenklad.
Fliken Anst.typ Komplett
Här visas alla lönearter för anställda med anställningsstypen Komplett.
Du hittar beskrivningar av de olika lönearterna genom att välja löneart under Inställningar - Löneinställningar, fliken Lönearter. Välj sedan fliken Egna inställningar.
Fliken Grunduppgifter
Löneart
Numret på alla standardlönearter består av fyra siffror och går inte att ändra.
Benämning
Löneartens namn går att ändra och/eller komplettera.
Typ
Här visas vilken kategori lönearten tillhör. Lönearterna är numrerade efter typ.
Enhet
Vilka enheter du kan välja mellan beror på vilken typ av löneart du arbetar med.
Skatt
För de flesta standardlönearter går det inte att ändra inställning i fältet Skatt, men det finns några undantag. Ett exempel är lönearten Bonus.
Ruta AGI
Fältet används för anställda som ska redovisas i individuppgiften i arbetsgivardeklarationen. Beloppet som anges när lönearten används på ett lönebesked redovisas sedan i den rutan när arbetsgivardeklarationen hämtas för redovisningsperioden.
De lönearter som ska redovisas på arbetsgivardeklarationen styrs till bestämda koder enligt Skatteverkets regler. Några av valen är kombinerade, vilket innebär att flera fält kan påverkas.
Ett snedstreck mellan fälten betyder "eller". Exempel: 011/131 innebär att 011 eller 131 kommer att användas. Koden som visas efter snedstrecket innebär att ersättningen inte kommer att ligga till grund för beräkning av arbetsgivaravgiften. Detta gäller dels när man använt en löneart som har en markering för Arbetsgivaravgift under Påverkar underlag för och dels om den anställde har inställningen Ingen arbetsgivaravgift under Arbetsgivaravgiftunder Anställda på fliken Skatt.
Ett kommatecken mellan fälten betyder "och". Exempel: 013/133, 048 innebär att 013 eller 133 och 048 kommer att användas.
Ruta AGI SINK
Fältet används för anställd som är bosatt utomlands men arbetar i Sverige mindre än sex månader och ska redovisas på individuppgiften i arbetsgivardeklarationen. Den anställde ska ha inställningen SINK, 25% vid Beräkningsmetod under Lön Smart - Anställda, fliken Skatt.
Läs mer om SINK på skatteverket.se.
De lönearter som ska redovisas på arbetsgivardeklarationen styrs till bestämda koder enligt Skatteverkets regler. Några av valen är kombinerade, vilket innebär att flera fält kan påverkas.
Ett snedstreck mellan fälten betyder "eller". Exempel: 011/131 innebär att 011 eller 131 kommer att användas. Koden som visas efter snedstrecket innebär att ersättningen inte kommer att ligga till grund för beräkning av arbetsgivaravgiften. Detta gäller dels när man använt en löneart som har en markering för Arbetsgivaravgift under Påverkar underlag för och dels om den anställde har inställningen Ingen arbetsgivaravgift under Arbetsgivaravgiftunder Anställda på fliken Skatt.
Ett kommatecken mellan fälten betyder "och". Exempel: 013/133, 048 innebär att 013 eller 133 och 048 kommer att användas.
Beräkningsformel
Resultatet av en beräkningsformel kan antingen visas som ett à-pris eller belopp på lönebeskeden.
Personalkategori
Här visas om lönearten ska användas för arbetare och/eller tjänstemän. När du registrerar lön för en anställd och söker efter lönearter visas bara de lönearter som är markerade för den anställdes personalkategori och löneform.
Löneform
Här visas också om lönearten ska används för anställda med fast månadslön och/eller för anställda med timlön. När du registrerar lön för en anställd och söker efter lönearter visas bara de lönearter som är markerade för den anställdes personalkategori och löneform.
Påverkar underlag för
Inställningar för lönearter påverkar inställningarna för ackumulatorer och kan påverkas så att belopp eller antal ökar eller minskar. Värden i ackumulatorer används för rapportering på utskrift eller på fil. Arbetsgivardeklarationen, frånvarolistan, skatteberäkningar med mera hämtar uppgifter från anställdas ackumulatorer.
| Arbetad tid | Ackumulatorerna Arbetad tid i timmar, Frånvarotid, timmar, Frånvarotid, arbetsdagar och Frånvarotid, kalenderdagar påverkas om Arbetad tid markeras. Värdet i ackumulatorerna visas på lönebeskedet och används på rapporter. |
| Arbetsgivaravgift |
Ackumulatorn Underlag för arbetsgivaravgift ökar eller minskar med löneartens belopp. |
| Rapportering till Fora | Ackumulatorn Fora, belopp ökar eller minskar med löneartens belopp. Värdet i ackumulatorn används för rapportering till Fora AB. |
| Avdrag för utgifter i arbetet |
Ackumulatorn Underlag för tabellskattegrundande avdrag för utgifter i arbetet ökar eller minskar med löneartens belopp. Värdet i ackumulatorn används för beräkning av skatt för anställda som har skattejämkning för utgifter i arbete. |
| Semestergrundande lön | Ackumulatorn Semestergrundande lön ökar eller minskar med löneartens belopp. Värdet i ackumulatorn används för beräkning av semesterlön och semesterersättning. |
| Semestergrundande rörlig lön | Ackumulatorn Semestergrundande rörlig lön ökar eller minskar med löneartens belopp. Värdet i ackumulatorn används för beräkning av rörlig semesterlön. |
| Semestergrundande tid | Ackumulatorn Semestergrundande tid ökar eller minskar med löneartens kvantitet. Värdet i ackumulatorn används för beräkning av semesterdagar och semesterlön. |
| Semestergrundande frånvaro | Ackumulatorerna Semestergrundande frånvaro, timmar, Semestergrundande frånvaro, hela arbetsdagar och Semestergrundande frånvaro, hela kalenderdagar ökar eller minskar med löneartens kvantitet. Värdena i ackumulatorerna används för beräkning av semesterdagar och semesterlön. |
Fliken Övriga uppgifter
Under Rapportering av statistik visas till vilken ruta på rapporten Bygglösen som lönearten kommer att rapporteras. De lönearter som ska vara med i rapporten har färdiga inställningar. Om du gör egna lönearter är det viktigt att du kontrollerar till vilken ruta de ska kopplas. Läs mer om rapporteringen i avsnittet Bygglösen.
Fliken Egna inställningar
Här kan du göra inställningar för standardlönearter och egna lönearter.
Ska visas på utskrift av lönebeskedet
Här kan du välja om lönearten ska skrivas ut på lönebeskedet eller ej. Rutan är markerad som standard, men om lönearten inte ska skrivas ut på lönebeskedet avmarkerar du rutan.
Ett exempel på när det kan vara bra att inte skriva ut lönearten på lönebeskedet är när semesteravdrag och semesterlön tar ut varandra. Då kanske du bara vill skriva ut lönearten för semestertillägget.
Bokföring
Alla lönearter har ett standardkonto för bokföring som hämtats från den kontoplan du valde när du skapade ditt företag.
Hämta i första hand personligt bokföringskonto
Om du per anställd vill välja vilket bokföringskonto de anställdas löner ska bokföras på anger du ett konto vid fältet Personligt bokföringskonto under Anställda, fliken Lön. När du sedan markerar Hämta i första hand personligt bokföringskonto här så används den anställdes personliga bokföringskonto istället för löneartens standardkonto.
Om rutan inte markeras används standardkontot för lönearten.
Resultatenhet och projekt hämtas utan att du behöver göra några markeringar på lönearten.
Välj vilket konto som ska användas om
Här väljer du bokföringskonto om Hämta i första hand personligt bokföringskonto inte är markerat och det inte finns något personligt bokföringskonto angivet i anställningsregistret. Om lönearten inte ska användas både för arbetare och tjänstemän behöver du bara välja konto för den personalkategori som lönearten ska användas för.
Egna anteckningar
Här kan du göra noteringar på standardlönearter och egna lönearter. Det är exempelvis bra att anteckna datum för när du har skapat en ny eller ändrat en löneart.
Fliken Anst.typ Förenklad
Här visas alla lönearter för anställda med anställningsstypen Förenklad.
För personalkategori
Här visas om lönearten ska användas för arbetare och/eller tjänstemän. När du registrerar lön för en anställd och söker efter lönearter visas bara de lönearter som är markerade för den anställdes personalkategori.
Snabbval
När du arbetar med snabbval i kalendern och vid löneregistreringen får du förslag på vilka lönearter som ska användas. Snabbvalen täcker de flesta av företagets behov och därför är det sällan som inställningarna behöver ändras, men om du har skapat egna lönearter kan du behöva ändra snabbvalsinställningarna. Välj fliken Snabbval och markera aktuellt snabbval till vänster för att ändra inställningarna. Om du använder en egen löneart ändras inställningen i kolumnen Auto till Manuell.
