Visma Lön Smart
Skapa eller redigera arbetsschema
Det är viktigt att alla anställda med anställningstypen Komplett har ett korrekt arbetsschema, eftersom det bland annat används för att beräkna sysselsättningsgrad, arbetstid per månad och arbetstid per år. Du ska därför skapa arbetsscheman för alla varianter av arbetstid som förekommer på ditt företag för att kunna koppla till de anställda. I filmen Schemahantering i Visma Lön Smart får du information om hur du arbetar med arbetsschema. Om du vill att vi visar dig hur du gör i programmet klickar du på Guida mig i programmets menyrad och väljer guiden Arbetsschema.
Gör så här för att skapa eller redigera ett arbetsschema:
- Välj Inställningar - Löneinställningar , fliken Arbetsscheman.
- Markera det aktuella arbetsschemat om du vill redigera ett arbetsschema, eller klicka på Skapa nytt om du vill skapa ett nytt arbetsschema.
De flesta uppgifter i ett arbetsschema går inte att ändra om arbetsschemat används i en klarmarkerad eller låst period, men det finns vissa undantag. Du kan ändra benämning på arbetsschemat, om arbetsschemat ska vara aktivt eller ej, samt reglerna kring obetalda raster.
- Fyll i eller ändra Benämning.
Eftersom ett arbetsschema kan användas till flera anställda så är det bra om arbetsschemats benämning är en beskrivning av dess upplägg, till exempel Heltid 8-17 med obetalda raster.
- Välj Typ av arbetsschema.
- Markera om den anställde arbetar heltid eller deltid.
Tänk på att du alltid behöver lägga upp heltidsschema, även om du bara ska arbeta med deltidsschema. Detta eftersom heltidsschemat används för att beräkna sysselsättningsgrad, mertid, övertid, säsongstider, schema vid helgdagar med mera.
Schemalagd arbetstid
Arbetsschema av typen Schemalagd arbetstid används för anställda som har regelbunden arbetstid som följer ett fast arbetsschema. Arbetsschemat kan vara rullande i upp till tolv veckor och ha olika tider för olika veckor.
- Välj heltidsschema under Baserat på heltidsschema om det gäller ett deltidsschema.
Alla deltidsscheman ska baseras på ett heltidsschema. Det är viktigt eftersom heltidsschemat används för att beräkna sysselsättningsgrad, mertid, övertid, säsongstider, schema vid helgdagar med mera.
- Välj om arbetsschemat ska hantera obetalda raster.
- Välj eventuellt helgdagsschema.
- Klicka på texten Hantera säsongstider om arbetstiden skiljer sig från den normala under en del av året, till exempel om företagets arbetstid normalt är 8:00-17:00 men är 8:00-16:00 under sommaren.
- Välj start- och slutdatum för den avvikande arbetstiden på raden för Avvikande period 1.
- Ange arbetstiderna för den normala perioden och för den avvikande perioden om företaget har säsongstider.
- Klicka i kolumnen Lunch och gör inställningar för vilka tidsregler som ska gälla när den anställde tar rast.
- Gör inställningar för Rast 1 och Rast 2 om obetalda raster ska hanteras.
Normaltid är det antal minuter som automatiskt ska dras om den anställde inte stämplar ut och in när det är rast (till exempel 60 minuter för lunchrast).
Min.tid är minst antal minuter som den anställde måste ha rast (till exempel 30 minuter). Om den anställde stämplar ut för lunch och sedan stämplar in efter 20 minuter, kommer det ändå att dras 30 minuter.
Om det ska dras 30 minuter för rasten behöver den anställde både stämpla ut och stämpla in. Om den anställde har flex kommer det att bli 30 minuters plus på flexen.
- Om Hantera säsongstider är valt anger du Genomsnittlig arbetstid per dag, helår i timmar och minuter.
När en rad är aktiv visas ikoner för att kopiera, klistra in och tömma rad på information i kolumnen Åtgärder. Om arbetstiden och reglerna för lunchraster och obetalda raster ska vara densamma för flera dagar, skriver du in uppgifterna för en dag, väljer ikonen Kopiera, markerar nästa dag och väljer ikonen Klistra in.
Om arbetstiden skiljer sig åt mellan olika veckor kan du lägga till så många veckor som behövs med hjälp av knappen Lägg till vecka. Ett arbetsschema kan hantera upp till tolv veckor. När du kopplar arbetsschemat till respektive anställd, anger du vilken vecka som arbetsschemat ska börja gälla.
Under Tidssummering visas olika summeringar, beroende på typ av arbetsschema, antal veckor och säsongstid. Läs mer under informationsikonen och i avsnittet Tidssummering.
- Klicka på Spara.
Oregelbunden arbetstid
- Ange genomsnittligt antal arbetsdagar per vecka som en heltidstjänst normalt innefattar under Tidssummering. Fälten är inte obligatoriska att fylla i.
För ett arbetsschema med oregelbunden arbetstid registrerar du ingen exakt arbetstid per dag, utan ett genomsnitt per vecka. Dessa uppgifter anges vid fälten under Genomsnittlig veckoarbetstid. Uppgifterna används för att räkna fram genomsnittlig sysselsättningsgrad, som i sin tur används av Visma Lön för beräkning på vissa lönearter.
För anställda som registrerar sina tider och avvikelser i Visma Lön Anställd och arbetar någon gång ibland anger du 0 i fälten under Tidssummering eller lämnar dem tomma.
Den anställde stämplar sedan bara in och ut och får betalt efter den faktiska arbetstiden. Läs mer under informationsikonen och i avsnittet Tidssummering.
Läs mer under informationsikonen och i avsnittet Tidssummering.
- Klicka på Spara.
Om arbetsschemat gäller en deltidsanställning visas Genomsnittlig sysselsättningsgrad längst ner på sidan.
När du redigerar arbetsschema har du val för att kopiera och ta bort arbetsschema längst ner på sidan. Observera att det inte går att ta bort arbetsscheman som är kopplade till någon anställd.
Det finns även ett val för att koppla anställd till arbetsschema. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till arbetsschema.
Relaterade avsnitt
Sökord: rastregler
