Leverantörsfakturor, fliken Faktura

Här kan du skriva in namnet på den person som ska attestera fakturan. Om du markerat flera personer för Attest i registret Referens/Attest kan du välja vem som ska attestera just denna faktura. Genom att fälla ner listknappen kan du välja attest, lägga upp ny eller ändra befintliga uppgifter.

Som förslag visas det namn som finns i fältet För attest under Arkiv - Inställningar- Företagsinställningar - Inköp eller det du har angett i fältet Attest på leverantören.

En markering i denna ruta visar att fakturan är attesterad.

Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp anger du hur du vill arbeta med attestering. Om du låter rutan Markera registrerad leverantörsfaktura som attesterad respektive Markera inläst leverantörsfaktura som attesterad vara omarkerad innebär det att du väljer att arbeta med attestering. Du ska då markera rutan Attesterad på leverantörsfakturan när fakturan är attesterad. En leverantörsfaktura måste ha en markering i Attesterad för att komma med på leverantörsfakturajournalen.

Om du markerar rutan Markera registrerad leverantörsfaktura som attesterad eller Markera inläst leverantörsfaktura som attesterad i företagsinställningarna innebär det att du inte arbetar med attestering och dina leverantörsfakturor kommer då automatiskt bli markerade som attesterade.

Markera den här rutan om betalning till leverantören sker via Autogiro. Om du har markerat Autogiro på leverantören i leverantörsregistret, är den här rutan redan markerad när du väljer att skapa en ny normalfaktura till leverantören. Du kan avmarkera rutan om du vill.

Om rutan är markerad innebär det att du inte kan skicka iväg någon betalfil där fakturan ingår.

Om du har leverantörsfakturor som du betalar via Autogiro måste du själv markera betalningen som betald när beloppet har dragits från ditt konto. Du kan också sätta betalningen med statusen På väg tills dess att beloppet har dragits från ditt konto och därefter sätter du leverantörsfakturan som betald.

Här anger du leverantörsfakturans belopp för respektive rad du ska registrera. Om du har registrerat belopp i rutan Mallvärde så flyttas dessa belopp automatiskt ner till kolumnen Belopp när du lämnar rutan Mallvärde.

Här visas det totala beloppet för artikelraden som kommer att konteras i debet. Detta belopp används i bokföringen.

Här visas hur mycket av fakturan som inte är konterat.

Här skriver du in leverantörens fakturadatum. Du måste skriva in datum som år-månad-dag, om du har valt svenska som nationella alternativ i Kontrollpanelen. Du behöver inte skriva in bindestrecken. Du kan för t ex 2003 skriva in antingen 2003 eller 03. Du måste skriva in två tecken för månad och dag. Du måste alltså skriva 01 för januari och 01 för den första etc.

Här kan du skriva in leverantörens fakturanummer. Du kan använda upp till 25 tecken.

Om du har en markering i Kopiera fakturanummer till OCR/Refnr på leverantören kommer fakturanumret du anger här automatiskt att kopieras till fältet OCR/Refnr.

Här kan du skriva in fakturans fraktbelopp. Du kan använda upp till 10 heltalssiffror och 2 decimaler.

Den här frakten fördelas i FIFO-priset om fakturan avser lagervaror.

För att fraktkostnaden på leverantörsfakturan ska fördelas korrekt mellan de artiklar som finns på fakturan så räknar programmet ut ett snittvärde som multipliceras med varje artikels pris/styck. Snittvärdet räknas ut enligt följande: Frakt/(Totalt-Frakt-Moms).

Med ledning av fakturadatum och betalningsvillkor räknar programmet fram ett förfallodatum. Betalningsvillkoren som används vid beräkningen finns angivna i Företagsunderhåll eller registrerade för leverantören i leverantörsregistret.

Du kan ändra förfallodatumet om du vill. Om du ska ändra datumet måste du skriva in datum som år-månad-dag, om du har valt svenska som nationella alternativ i Kontrollpanelen. Du behöver inte skriva in bindestrecken. Du kan för t ex 2017 skriva in antingen 2017 eller 17. Du måste skriva in två tecken för månad och dag. Du måste alltså skriva 01 för januari och 01 för den första etc.

Här visas artikelns benämning, fakturans totalbelopp, frakt och moms , om du har konterat artiklarna via fliken Art kontering, Följesedlar eller Beställt. Om du lämnar fältet tomt kommer kontobenämningen för raden att visas här. Du kan själv skriva in en text för raden om du vill.

En markering för Intrastat innebär att artiklar på leverantörsfakturan som rör handel med varor mellan EU-länder, kommer att inkluderas i rapporten Intrastat - införsel under förutsättning att fakturan är attesterad. Uppifterna kommer också med i den Excel-fil du kan skapa för att rapportera till SCB. En leverantörsfaktura som är makulerad kommer inte med på rapporten eller i Excel-filen.

När du markerar Intrastat på leverantören blir rutan automatiskt markerad när du registrerar en leverantörsfaktura. Även om du har markerat Intrastat på leverantören, så kan du på fakturan välja om Intrastat ska vara markerat eller inte.

Läs mer om intrastat i avsnittet Intrastatrapport.

I fältet för Kommentar kan du göra en anteckning på maximalt 120 tecken. Texten visas enbart här, den kommer inte med på utskrifter eller e-dokument till leverantören.

Här väljer du in den konteringsmall som du vill använda när du registrerar din leverantörsfaktura. Du kan välja att koppla en enskild konteringsmall till en leverantör. Om du gjort det kommer denna konteringsmall att visas när du skapar en ny leverantörsfaktura för den aktuella leverantören.

Här registrerar du det konto raden ska bokföras på. Om du registrerar på någon av de andra flikarna visas kontonumret automatiskt här. Du kan ändra kontonumret tillfälligt om du vill. Du kan hämta konton genom att använda listknappen.

Här visas det totala beloppet för artikelraden som kommer att konteras i kredit. Detta belopp används i bokföringen.

Om du har lagt in ditt kundnummer hos leverantören i leverantörsregistret, visas det här. Du kan också ändra kundnumret tillfälligt här utan att leverantörsregistret påverkas. Du kan använda upp till 20 tecken.

Om du har valt att arbeta med kvantitetsredovisning visas ytterligare en kolumn. Kontot måste vara märkt för användning av kvantitet. Om kontot är märkt för användning av kvantitet Ofta eller Alltid stannar insättningspunkten i den här kolumnen när du har skrivit in kontonumret. Du kan hoppa till kontoplanen och märka konton för Kvantitet och göra andra ändringar under tiden som du arbetar med registreringen av leventörsfakturan.

Observera att kolumnen Kvantitet inte kan användas för att uppdatera lagersaldot.

Här skriver du in leverantörens nummer. Kommer du inte ihåg det kan du klicka på listknappen för att visa listan över leverantörer.

Om du ännu inte har lagt upp leverantören i leverantörsregistret kan du göra det direkt via knappen Ny i listan som visas. Har du markerat Adressök vid ny leverantör under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp, så kommer du direkt till dialogen Ny leverantör där du kan söka efter din leverantör och automatiskt föra över adressuppgifterna till leverantörsregistret.

Fältet Levnr kan bestå av upp till 16 tecken.

Här visas leverantörsfakturans löpnummer. Numret räknas automatiskt upp av programmet för varje ny leverantörsfaktura du registrerar.

Denna ruta visar om fakturan är makulerad eller ej. Om fakturan är makulerad visas detta också genom att texten Makulerad finns i kolumnen Saldo kr i listläget.

Om du inte valt in någon specifik konteringsmall kommer raderna Total, Frakt och Moms att visas under Mallvärde. Om du däremot valt in en konteringsmall som består av andra rader kommer dessa att visas.

Du anger aktuella belopp och värden på respektive rad och när du lämnat den sista raden med Enter-tangenten, kommer rader att skapas på fakturan. Går du tillbaka till en redan registrerad faktura kommer de inmatade värdena inte att visas, förutom de för Total, Frakt och Moms.

Här anger du momsbeloppet för fakturan. Du kan använda upp till 10 heltalssiffror och 2 decimaler.

Om leverantören finns med i leverantörsregistret visas leverantörens namn här. Om du ännu inte har lagt upp leverantören i leverantörsregistret kan du göra det via fältet Levnr, se ovan. Du kan också ändra leverantörsnamnet tillfälligt här utan att leverantörsregistret påverkas. Du kan använda upp till 50 tecken.

Om leverantören har ett kontonummer som kräver OCR-nummer kan numret anges här. Du kan använda upp till 25 tecken.

Har du en markering i Kopiera fakturanummer till OCR/Refnr på leverantören kommer fakturanumret som anges i fältet Fakturanr automatiskt att kopieras till fältet OCR/Refnr. Läser du in e-fakturor via programdelen Inläsning underlag hämtas OCR-numret från underlaget istället.

Här ser du om du har lagt in en periodisering på raden. Vill du gå direkt till periodiseringen dubbelklickar du här och då öppnas periodiseringsfönstret. Läs mer i avsnittet Skapa periodisering.

I fältet Projekt över tabellen skriver du in ett projektnummer om kostnaderna på leverantörsfakturan ska bokföras på ett projekt. Om du har angett ett projekt på leverantören föreslås det här. Du kan ändra det genom att välja ett annat i listan. Det går också att lägga in ett nytt projekt här.

I kolumnen Projekt visas som förslag det projektnummer som du har skrivit in i fakturahuvudet, om det inte är så att du har angett ett projekt i eventuell artikelkontering för artikeln. Om du inte har föreslagit något projekt i fakturahuvudet eller i artikelkonteringen föreslås det projekt som eventuellt finns angivet på kontot.

Om du vill ändra projektnummer för en enskild rad kan du göra det genom att hämta ett nytt i listan.

I kolumnen Re visas som förslag den resultatenhet som du har skrivit in i fakturahuvudet, om det inte är så att du har angett en resultatenhet i eventuell artikelkontering för artikeln. Om du inte har föreslagit någon resultatenhet i fakturahuvudet eller i artikelkonteringen föreslås den resultatenhet som eventuellt finns angiven på kontot.

Om du vill ändra resultatenhet för en enskild rad kan du göra det genom att hämta en ny i listan.

Här anger du den resultatenhet du vill att fakturan ska konteras på. Om du har angett en resultatenhet på leverantören föreslås den här. Du kan ändra den genom att välja en annan i listan. Där kan du också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig resultatenhet.

Här visas hur mycket av fakturan som är kvar att betala.

Om du markerar den här rutan innebär det att leverantörsfakturan inte kan betalas, varken direkt från leverantörsfakturan eller via programdelen Utbetalningar. Markeringen kan användas för att du inte av misstag ska betala en faktura som inte ska betalas, till exempel om du inväntar en kreditfaktura eller ligger i tvist med en leverantör.

Här kan du skriva in fakturans totalbelopp i fakturans valuta. Du kan använda upp till 10 heltalssiffror och 2 decimaler.

För att fältet Transaktionsinfo ska visas på din leverantörsfaktura måste du ha aktiverat detta i företagsinställningarna under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp. Där anger du även om du vill använda något normalvärde för din transaktionsinfo. Du kan välja mellan normalvärdena Fakturanummer + Leverantörsnummer, Fakturanummer + Leverantörsnamn eller Tomt.

Normalvärdet föreslås automatiskt när du väljer leverantör på leverantörsfakturan. Den föreslagna texten går att ändra så länge fakturan inte är journalförd eller makulerad.

Här visas vilken typ av faktura det är. Typen kan vara faktura, kreditfaktura eller räntefaktura. Du bestämmer vilken typ av faktura det ska vara när du skapar en ny faktura.

Knappen Underlag visas bara när det finns ett underlag från Visma Scanner kopplat till leverantörsfakturan.

Klickar du på knappen öppnas fönstret Underlag till leverantörsfaktura. Där visas en lista med de underlag som finns kopplade till fakturan. Om en koppling är felaktig kan du ta bort den genom att markera den i listan och välja Ta bort koppling.

Här markerar du om det gäller en betalning till utlandet eller till en svensk leverantör som du ska betala med utländsk valuta.

En markering innebär att fakturan betraktas som en utlandsbetalning, oavsett valuta. Vid utlandsbetalningar hämtas alltid uppgifterna för BIC/IBAN etc. från leverantörsregistret, till skillnad från betalningar inom Sverige där uppgifterna kommer från leverantörsfakturan.

Här anger du i vilken valuta fakturan är. Om du inte kommer ihåg valutakoderna kan du hämta dem genom att använda listrutan. Här anger du också kursen för valutan. Anger du inte någon kurs används kursen från valutatabellen i programunderhållet.

Det är valutans säljkurs som används när du gör betalningar på leverantörsfakturor.