Om du vill underlätta och effektivisera din hantering av inkommande leverantörsfakturor använder du dig av Vismas scanningtjänst. Detta innebär att dina leverantörer skickar sina fakturor direkt till scanningcentralen istället för till dig. Där tolkas fakturan och skickas sedan vidare som en e-faktura till ditt ekonomiprogram. E-fakturan kompletteras alltid med en pdf-fil så att du kan se hur fakturan ser ut.
Förteckning över vilka dokumenttyper som scannas och tolkas:
| Dokumenttyp |
Scannas/tolkas |
| Debetfakturor |
Scannas och tolkas |
| Kreditfakturor |
Scannas och tolkas |
| Räntefakturor |
Scannas och tolkas |
| Proformafakturor |
Scannas, tolkas inte (mottagaren får mejl om att dokumentet inte kan tolkas) |
| Påminnelser |
Scannas, tolkas inte (mottagaren får mejl om att dokumentet inte kan tolkas) |
| Inkassokrav |
Scannas, tolkas inte (mottagaren får mejl om att dokumentet inte kan tolkas) |
| Avtal |
Scannas inte |
| Kontrakt |
Scannas inte |
När du läser in en e-faktura läggs den automatiskt in med fakturainformation som till exempel leverantör, fakturanummer, fakturabelopp, momsbelopp, faktura- och förfallodatum.
För att använda den här tjänsten markerar du Ta emot pdf-/pappersfaktura som e-faktura under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar- Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument. Läs mer i avsnittet Digitala fakturor och dokument, fliken Till företag, företagsinställningar.
Ny fakturaadress till dina leverantörer
När du har gjort inställningen i företagsinställningarna kommer det att genereras nya adresser som dina leverantörer ska använda när de skickar sina fakturor till dig. En fakturaadress till de som skickar pappersfakturor och en mejladress till de som skickar pdf-fakturor. Adresserna börjar gälla 24 timmar efter att du anslöt dig till tjänsten.
De nya adresserna förmedlar du till dina leverantörer så att de kan skicka sina fakturor direkt till scanningcentralen. För att underlätta informationen kan du använda dig av utskriften Begäran om e-faktura.
Observera att adresserna endast ska användas för fakturor. Betalningspåminnelser och andra dokument ska leverantören fortfarande skicka till din ordinarie adress. Detta är viktigt att du informerar din leverantör om. Skulle din leverantör skicka andra dokument än fakturor innebär det en kostnad för dig. Tolkade dokument som inte är fakturor (t ex betalningspåminnelser, avtal) kostar 19 kr/st. Dessa skickas till den e-postadress som finns i fältet E-post vid kontakt. Andra typer av försändelser (t ex biljetter, kreditkort) skickas till dig från scanningcentralen och kostar 89 kr/st + porto.
Läs in e-fakturor
När du sedan arbetar med dina leverantörsfakturor och väljer Inköp - Leverantörsfakturor känner programmet av om det finns några e-fakturor att läsa in. Detta visas i en informationslist ovanför arbetsbilden eller som en notifiering i programmets sidopanel. Därefter behandlar du fakturan enligt dina normala rutiner. Läs mer i avsnittet Läs in underlag.
Scannade fakturor
Leveranstid
Pdf-fakturor som kommer in till scanningcentralen innan kl 12:00 behandlas och kan läsas in i ditt program senast kl 09:00 följande arbetsdag. Pdf-fakturor som kommer in efter kl 12:00 dag 1, är tillgängliga för inläsning senast kl 09:00 dag 3 (gäller vardagar).
Pappersfakturor som kommer in till scanningcentralen före kl 12.00 behandlas och kan läsas in i ditt program kl 12.00 följande arbetsdag.
Det kan ta längre tid än det som står ovan beroende på hur IT-miljön ser ut på ditt företag.
Fält på fakturan som tolkas
De fält som tolkas när en faktura scannas är: Fakturatyp, Bankgironummer, PlusGironummer, VAT-nummer, Organisationsnummer, Fakturanummer, Fakturadatum, Förfallodatum, OCR, Valuta, Belopp att betala och Moms.
Arkivering
De fakturor som skickas till scanningcentralen arkiveras där och dina originalfakturor och din räkenskapsinformation finns i tryggt förvar. På så sätt slipper du själv arkivera dina fakturor. Du kan alltid se fakturans bildunderlag på fliken Spårning i ditt program.
Läs mer i Hur arkiveras räkenskapsinformation för scannade dokument?
Avsluta tjänsten
Om du inte längre vill ta emot e-fakturor från dina leverantörer tar du bort markeringen för Ta emot pdf-/pappersfakturor som e-faktura under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar- Mina tjänster -Digitala fakturor och dokument.
De fakturor som kommer in till scanningcentralen efter att tjänsten är avslutad debiteras precis som tidigare och hanteras enligt följande.
De första 60 dagarna:
- Inkomna pdf- och pappersfakturor scannas, men ingen tolkning görs. Fakturorna skickas vidare som pdf till den e-postadress som du har angett under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar- Mina tjänster -Digitala fakturor och dokument.
Från dag 61 och framåt:
- Alla fakturor och annat material som skickas till scanningcentralen kommer inte att behandlas vidare.
- Tjänsten avslutas helt och generarar inte några kostnader för dig.
Ta emot e-faktura
