Leverantörer, fliken Lev uppgifter

På de båda anmärkningsraderna kan du skriva in minnesanteckningar eller andra kommentarer som du vill ha tillgängliga, men som inte får plats någon annanstans. Du kan använda upp till 60 tecken per rad.

Här har du möjlighet att skriva in uppgifter och anteckningar som berör din leverantör. Om du kopierar en leverantör följer inte anteckningen med till den nya posten. Du kan använda upp till 2000 tecken.

Här kan du ange vem som ska vara attestansvarig för den aktuella leverantören. Det namn som finns i fältet För attest under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp föreslås när du skapar ny leverantör.

Markera den här rutan om betalning till leverantören sker via Autogiro. På så sätt kan du särskilja de fakturor som ska gå via autogiro och de som ska skickas för betalning. Du minskar dessutom risken att skicka en autogirofaktura för betalning och på så sätt betala dubbelt.

Om den här rutan är markerad sätts automatiskt en markering i rutan Autogiro på leverantörsfakturan till den aktuella leverantören.

Här anger du leverantörens bankgironummer. Du kan använda upp till 34 tecken. Om du betalar till leverantörens bankkonto, anger du istället bankkontonummer i detta fält.

Här skriver du in leverantörens besöksadress. Du kan använda upp till 35 tecken.

Här visas om du har skickat iväg någon betalorder på en betalning, som ännu inte är betald, till denna leverantör. Beloppet kan inte ändras.

Här väljer du det betalningsvillkor du vanligen har hos leverantören. Du kan titta på förteckningen över betalningsvillkor som du lagt in genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Där kan du också välja att lägga in ett nytt betalningsvillkor eller ändra villkoret i ett befintligt.

Detta fält kan du använda för att koppla en fil med information, kalkyler eller något annat du kan ha behov av till leverantören. Observera att detta är information för ditt eget bruk. Det är ingenting som kommer med på något dokument eller något annat.

Här skriver du in leverantörens e-postadress. Du kan använda upp till 70 tecken.

Du kan lägga upp flera kontaktpersoner på en kund. Antingen kan du skriva in ett namn här eller kan du lägga in kontakten i kontaktregistret genom att klicka på listknappen och välja ny. Du kan också ändra en befintlig kontakt. Fördelen med att lägga in referensen i kontaktregistret är att du kan lägga in fler uppgifter på referensen och du kan sedan välja att göra utskick genom att välja olika utskicksgrupper.

Här ser du för hur mycket du köpte av leverantören förra året exklusive moms. Du kan inte ändra denna uppgift. Uppgiften förs över från fältet Årets inköp vid årsavslut. För att uppgifterna för föregående år ska bli korrekta behöver du göra ett årsavslut för dina statistikuppgifter. Läs mer i avsnittet Gör årsavslut för statistikuppgifter.

Här skriver du in leverantörens GLN. Detta nummer används bland annat för identifiering av avsändare och mottagare m m i samband med transport av gods. Du kan använda upp till 20 tecken.

Här skriver du in adressen till leverantörens hemsida. Du kan använda upp till 160 tecken.

Klicka på Hämta adress för att söka efter din leverantörs adressuppgifter. En dialogruta visas med ett sökresultat. Du markerar raden för det företag du vill hämta adressuppgifter för och klickar på Hämta adress. Företagets adressuppgifter förs då över till ditt leverantörsregister. Du kan endast söka adressuppgifter för svenska adresser.

Visas inget sökresultat eller du vill förfina sökresultatet kan du komplettera sökvillkoren och klicka på Sök.

För att kunna hämta adressuppgifter via ditt program behöver du ha ett serviceavtal.

En leverantör som markeras som inaktiv finns kvar i registret men syns inte i plocklistan för leverantörer på beställningar och fakturor. Avmarkera rutan för att aktivera leverantören igen. Det går också inaktivera/aktivera leverantören med funktionen Massuppdatera.

När du markerar Intrastat på leverantören blir rutan automatiskt markerad när du sedan registrerar en leverantörsfaktura. Även om du har markerat Intrastat på leverantören, så kan du på fakturan välja om Intrastat ska vara markerat eller inte.

En leverantörsfaktura som har en markering för Intrastat, som innehåller artiklar som rör handel med varor mellan EU-länder och som är attesterad, kommer att inkluderas i rapporten Intrastat - införsel. Uppifterna kommer också med i den Excel-fil du kan skapa för att rapportera till SCB. En leverantörsfaktura som är makulerad kommer inte med på rapporten eller i Excel-filen.

Läs mer om intrastat i avsnittet Intrastatrapport.

Här kan du koppla en konteringsmall till din leverantör. När du skapar en leverantörsfaktura för leverantören kommer vald konteringsmall automatiskt att föreslås. Du kan titta på förteckningen över dina konteringsmallar genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned.

Om du läser in e-fakturor från dina leverantörer är det bra att ha en konteringsmall där du har bestämt hur du vill att raderna på fakturan ska hanteras. I konteringsmallen kan du välja om alla transaktioner så läsas in och i så fall vilket konto som ska användas när du inte har någon artikelkontering för det som kommer in.

I avsnittet Konteringsmallar för nedladdning kan du ladda ner en färdig konteringsmall som kan användas för kontering av leverantörsfaktura som är inläst som e-faktura.

I avsnittet Skapa konteringsmall för leverantörsfaktura kan du läsa om hur du kan skapa egna konteringsmallar för dina leverantörsfakturor.

Om det här valet är markerat kommer leverantörsfakturans fakturanummer automatiskt att kopieras till fältet OCR/Refnr när du registrerar din leverantörsfaktura.

Har du markerat Kopiera fakturanummer till OCR/Refnr under Inköp i företagsinställningarna blir det här valet automatiskt markerat när du skapar en ny leverantör via Inköp - Leverantörer. Skapar du däremot en ny leverantör via programdelen Inläsning underlag så blir det inte markerat, även om Kopiera fakturanummer till OCR/Refnr är markerat i företagsinställningarna.

Inställningen påverkar inte leverantörsfakturor som är inlästa som e-fakturor eller via någon integrationslösning.

Här skriver du in leverantörens kortnamn. Kortnamnet kan vara upp till 16 tecken långt. Kortnamnet kan du t ex använda om det som leverantören kallas i dagligt tal inte överensstämmer med det juridiska namnet. Ett bra exempel är kortnamnet SAS för Scandinavian Airlines Systems.

Här kan du skriva in den kreditgräns du har hos leverantören. Du kan använda upp till 15 siffror.

Om leverantören har ett kontonummer som kräver OCR-nummer markerar du den här rutan. Markören kommer då att stanna i fältet OCR/Refnr när du registrerar din leverantörsfaktura.

Det du lägger in här kommer med i adressen till leverantören. Klicka på listknappen och välj landskod i listan. Till höger om landskoden visas landets namn.

Anger du inget i det här fältet kommer programmet att behandla leverantören som svensk. Om din betalning ska hanteras som inhemsk eller utländsk styrs av valutan på fliken Lev uppgifter och bankens landskod på fliken Utbetalningar.

Här skriver du in ett leverantörsnummer du väljer själv. Numret kan vara upp till 16 tecken och innehålla både siffror och bokstäver. Leverantörsnumret är unikt för just denna leverantör och kan inte ändras efter det att du lagt in uppgifterna i leverantörsregistret.

I och med att du kan använda både siffror och bokstäver så sorteras leverantörerna i alfanumerisk ordning, t ex 1, 11, 2, 20, 21, 3, 4, A1, A11, B1, B11. Tänk på att sorteringen av leverantörerna blir bäst om du använder samma antal tecken på dina leverantörsnummer.

Här väljer du det leveranssätt du vanligen har hos leverantören. Du kan titta på förteckningen över leveranssätt som du lagt in genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Där kan du också välja att lägga in ett nytt leveranssätt eller ändra villkoret i ett befintligt.

Här väljer du det leveransvillkor du vanligen har hos leverantören. Du kan titta på förteckningen över leveransvillkor som du lagt in genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Där kan du också välja att lägga in ett nytt leveransvillkor eller ändra villkoret i ett befintligt.

Här kan du skriva in mobilnummer till referensen. Har du plockat referensen från kontaktregistret kan du inte ändra mobilnumret här utan du får gå in på kontakten och göra det.

Här skriver du in leverantörens namn. Namnet kan vara upp till 50 tecken långt.

Ange leverantörens organisationsnummer. Det behövs om du vill göra en kreditupplysning.

Här anger du leverantörens PlusGironummer. Du kan använda upp till 13 tecken.

Du använder detta fält om inte hela adressen får plats i fältet Postadress eller du vill dela upp adressen på två rader. Du kan använda upp till 35 tecken.

Här skriver du in leverantörens postadress. Du kan använda upp till 35 tecken.

Här skriver du in leverantörens postnummer och ort. Först skriver du in postnumret och trycker på Enter-tangenten. Du kan även skriva in ett utländskt postnummer här. Sedan skriver du in ort. Du kan använda 12 tecken till postnumret och upp till 24 tecken till orten. Du behöver inte skriva in mellanrummet i det svenska postnumret, det läggs in automatiskt.

Om du alltid vill att ett projekt ska föreslås för alla affärstransaktioner med en leverantör anger du den här. Då föreslås den på alla dokument till leverantören. Du kan ändra projekt på dokumentet om du vill.

Har du angett projekt på artikelkonteringen styr den över det du anger här.

I fältet Referenskod kan du ange den elektroniska referens som vissa mottagare kräver för att du ska kunna skicka e-order till dem.

Vanligtvis består den elektroniska referensen av en kod som identifierar en person, avdelning eller liknande.

Om du alltid vill att en resultatenhet ska föreslås för alla affärstransaktioner med en leverantör anger du den här. Då föreslås den på alla dokument till leverantören. Du kan ändra resultatenhet på dokumentet om du vill.

Har du angett resultatenhet på artikelkonteringen styr den över det du anger här.

Här visas din skuld till leverantören, d v s det totala beloppet av alla skulder enligt fakturor och kreditfakturor, inklusive betalningar på väg. Du kan inte ändra denna uppgift. Vill du se de fakturor som gäller, använd fliken Spårning. Skulden är summan av de fakturor som ligger under spårningsvalen Ej slutbetalda fakturor och Ej attesterade fakturor.

Här kan du skriva in det sorteringsbegrepp som ska användas för leverantören. Sorteringsbegreppet används för urval vid utskrift. Du kan använda upp till 8 tecken.

Här väljer du språkkod, d v s vilket språk som gäller för leverantören.

Här anger du leverantörens telefonnummer. Du kan skriva in telefonnumret som du själv önskar, med blanksteg, bindestreck eller snedstreck. Telefonnummer kan vara upp till 20 tecken långt.

Här markerar du om det är en utländsk leverantör, eller en svensk som du vanligtvis betalar med utländsk valuta.

Här väljer du valutakod, d v s vilken valuta som gäller för leverantören.

Om du har tecknat dig för tjänsten Visma Kreditupplysning kan du göra en kreditupplysning på leverantören. Läs mer om Kreditupplysning, kortläge.

Här kan du skriva in namnet på en kontaktperson hos dig. Genom att fälla ner listknappen kan du välja referens, lägga upp ny eller ändra befintliga uppgifter. Du kan använda upp till 25 tecken.

Här skriver du in det kundnummer du har hos leverantören. Du kan använda upp till 20 tecken.

Här ser du hur mycket du har fakturerats av leverantören hittills i år, exklusive moms. Både sådant som är obetalt och sådant som är betalt ingår. Du kan inte ändra denna uppgift. Vid årsavslut förs uppgifterna över till fältet Föreg års ink och nollställs i fältet Årets inköp. Läs mer i avsnittet Gör årsavslut för statistikuppgifter.