Visma Administration 1000
Leverantörsfakturor, fliken Spårning
Programdelen finns under Inköp - Leverantörsfakturor, fliken Spårning.
På fliken Spårning kan du se sambanden mellan leverantörsfakturan och andra dokument. Du kan också se fakturainformation för inlästa e-fakturor.
Fältförklaringar
Anm
Dessa tre rader kan du använda för fria anteckningar. Du kan använda upp till 60 tecken per rad.
Observera! Tänk på att inte skriva känsliga personuppgifter eller känslig information i programmets fritextfält.
Dokument
Detta fält kan du använda för att koppla en fil med information eller något annat du kan ha behov av till leveratören. Observera att detta är information för ditt eget bruk. Det är ingenting som kommer med på något dokument eller något annat.
Du kan bifoga både pdf- och bildfiler. För att lägga till ett dokument klickar du på mapp-ikonen och hämtar det dokument du vill bifoga. Har du angett en sökväg för Hämta dokument till dokument under Arkiv - Sökvägar/Filnamn, fliken Övriga filer är det den sökvägen som öppnas när du klickar på mapp-ikonen. När du har valt dokument läggs sökvägen in automatiskt i kolumnen Sökväg. Vill du titta på ett redan bifogat dokument klickar du på förstoringsglaset.
Vill du vara säker på att dina dokument finns kvar, om det till exempel skulle hända något med din dator, så kan du se till att spara dem i en mapp som du vet säkerhetskopieras med jämna mellanrum. Lägger du dem i en mapp under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag\*företagsnamnet* så kommer de med när du säkerhetskopierar företaget. Pappersoriginalet kan du slänga så fort du har fotat/scannat det och sett till att det finns sparat digitalt!
För att radera ett dokument ställer du dig i fältet och raderar texten.
Har du läst in scannade underlag visas de inte här utan via knappen Visa underlag nere till höger på fliken Faktura.
E-faktura
Via de olika knapparna kommer du åt leverantörsfakturainformationen och de eventuella bilagor som är bifogade tillsammans med fakturan.
| Underlag | Här visas fakturainformationen. Uppgifterna i förhandsgranskningen är skapade från den fil som läses in. Detta är originalfilen för den inlästa leverantörsfakturan. Alla inlästa underlag sparas som XML-filer i och kommer med när du säkerhetskopierar ditt företag. Anledningen till att underlagen sparas som XML-filer och kommer med vid säkerhetskopiering är att lagen säger att räkenskapsinformation ska arkiveras i den form den hade när den nådde företaget. Räkenskapsinformation som sparas i elektronisk form måste även kunna tas ut från programmet i läsbar form. |
| Här visas kopian på leverantörsfakturan så som den hade sett ut om leverantören hade skickat fakturan via brev. Pdf-filen sparas i en mapp som heter AUTOINVOICE_BILAGOR och ligger i . Om du har tagit emot en scannad faktura som innehåller en bilaga visas den i samma pdf-fil som fakturan. |
|
| Bilagor |
Här kan du se de bilagor som har lästs in tillsammans med fakturan. Om den inlästa fakturan endast innehåller en bilaga öppnas den direkt i din pdf-läsare. Innehåller fakuran mer än en bilaga, öppnas mappen där alla inlästa bilagor sparas - AUTOINVOICE_BILAGOR i . Där väljer du vilken bilaga du vill öppna. Bilagornas filnamn ser ut så här: Invoice_löpnr_datum för inläsning_1 (sista siffran räknas upp med antalet bilagor som är inlästa för den aktuella fakturan).
|
Journalnr
Här visas journalnumret om leverantörsfakturan är journalförd.
Levnr
Här visas leverantörens nummer (enligt ditt leverantörsregister). Om du vill byta leverantör måste du byta till fliken Faktura.
Löpnr
Här visas leverantörsfakturans löpnummer.
Namn
Här visas leverantörens namn. Om du vill byta leverantör måste du byta till fliken Faktura.
Skickad - Visma Tid Smart/Pro
Detta fält visas endast om du integrerar mot Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.
En markering här visar att leverantörsfakturan har skickats till Visma Tid Smart/Visma Tid Pro.
Typ
Här visas vilken typ av faktura det är. Typen kan vara faktura, kreditfaktura eller räntefaktura. Du bestämmer vilken typ av faktura det ska vara när du skapar en ny faktura.
Vernr
Här visas verifikationsnumret om leverantörsfakturan är bokförd med automatik när leverantörsfakturajournalen godkändes.
