Nyheter i Visma Utlägg

Aktivera redigeringsläget

Inställning för att aktivera redigeringsläget görs nu per integration (rapportmottagare) under Inställningar - Utläggshantering på fliken Integrationer.

När Aktivera redigeringsläget är markerat innebär det att godkända rapporter samlas ihop för granskning och eventuell justering av administratör eller redovisningskonsult, innan de skickas till integrationen. Det går nu att välja om alla rapporter eller bara de som bryter om utläggspolicyn ska samlas ihop innan de skickas. Läs mer i avsnittet Integrationer.

Omstrukturering i vänstermenyn

Utseendet under Översikt är förändrat. Nya ikoner har lagts till och val som tidigare låg under Översikt är flyttade:

• Min organisation ligger nu under Inställningar i vänstermenyn. Där gör du inställningar för Företagsdetaljer, Avdelningsstruktur, Design och Licensinformation.
• Godkännande har flyttats till Inställningar - Utläggspolicy. Läs mer i avsnittet Inställningar för policy och godkännande.
• Påminnelser har flyttats till Inställningar i vänstermenyn. Läs mer i avsnittet Påminnelser.

Använd Visma Utlägg med koppling till Visma Lön Smart

Nu kan du integrera Visma Utlägg med Visma Lön Smart. Det innebär att de anställda registrerar utlägg, representation, milersättning och traktamente i Visma Utlägg på webben eller via appen. När det är dags för lönekörning hämtas underlagen till respektive anställds kalender och lönebesked i Visma Lön Smart. Läs om hur du kommer i gång i avsnittet Kom igång om de anställda ska registrera sina utlägg i hjälpen för Visma Lön Smart.

Rapportmottagare har bytt benämning till Integrationer

Rapportmottagare har bytt benämning till Integrationer. I programmet nämns fortfarande "rapportmottagare" på vissa ställen, men alla förekomster av den benämningen kommer successivt att ersättas med "integrationer".

Ny struktur under Inställningar

Strukturen under menyvalet Inställningar är omgjord. Som ett led i att kunna lägga till fler menyval framöver så har nu undermenyn Utläggshantering tillkommit. Tidigare gjordes alla inställningar på samma sida, men nu är de uppdelade på olika flikar.

• På fliken Integrationer gör du inställningar för vilken eller vilka integrationer som rapporterna ska skickas till efter att de är godkända och klara i Visma Utlägg. Där gör du även inställningar för kontoplan, utläggskoder och betalsätt. Läs mer i avsnittet Integrationer.
• På fliken Utläggskategorier vilka utläggskategorier som ska vara valbara för användaren när de registrerar sina utlägg. Läs mer i avsnittet Utläggskategorier.
• På fliken Dimensioner kan du välja om företaget ska arbeta med dimensioner i form av resultatenhet eller projekt. Läs mer i avsnittet Gör inställningar för dimensioner (resultatenhet/projekt).
• På fliken Rapportflöde gör du inställningar som rör flödet av rapporter och kvitton. Läs mer i avsnittet Rapportflöde.

Skriven hjälp för administratören

Nu går det att nå hjälp om ditt program för dig som är administratör via det nya menyvalet Support i vyn Organisation.Tidigare har menyvalet bara funnits i vyn Privat läge.

Undvik att få påminnelser via e-post

Om du inte vill ha påminnelser från Visma Utlägg via e-post kan du ta bort markeringen i rutan vid Ta emot e-post från tjänsten under Inställningar. Om du tar bort markeringen kommer du fortfarande att få e-postmeddelanden rörande ditt konto, som exempelvis om du byter e-postadress eller lösenord. Valet finns bara när du är inloggad i vyn Privat läge.

Förbättrad inläsning av TLU-fil till Visma Lön

Förbättringen innebär att du nu kan föra över projekt, resultatenheter samt utläggskoder från Visma Utlägg till Visma Lön.

Utökat fält för företagsnamn

I vyn Min organisation har vi nu utökat storleken på fältet som visar företagsnamnet så att långa företagsnamn visas i sin helhet. Detta gäller för dig som är redovisningskonsult och administratör för flera bolag.

Flytta rapporter

Om ditt företag skickar underlag till fler än en rapportmottagare, till exempel både bokföringsunderlag till Visma eEkonomi och löneunderlag till Visma Lön, kan du nu välja att flytta rapporterna mellan de olika rapportmottagarna.

Funktionen används om du vill flytta rapporten från en rapportmottagare till en annan. Valet att flytta rapporter hittar du under menyn Hantera till höger om aktuell rapport.

Under Hantera finns också de tidigare valen: Skicka tillbaka till användaren, Skicka om rapporten, Ta bort utläggsrapport och Flytta till “Inskickade”.

Ange drivmedelsförmån via appen

I den kommande uppdateringen av Visma Utläggs app kommer användarna att kunna ange drivmedelsförmån direkt via sin mobil.

Förbättrad hantering av meddelanden

Under Meddelanden kan användare nu enklare hantera sina interna meddelanden. Bland annat kan man markera dem som läst/oläst eller ta bort meddelanden och markera dem för att massuppdatera.

Meddelandefunktionen kommer att uppdateras i appen senare under året.

Skicka påminnelser

Nu kan du skicka påminnelser direkt till de användare som inte godkänt sina rapporter i Visma Utlägg. Du markerar de användare som du vill påminna under Rapporter och klicka på knappen Påminnelse uppe till höger för att skicka.

Uppdaterat gränssnitt för att hantera godkännare

För att göra godkännandestrukturen mer tydlig har gränssnittet under Inställningar fliken Godkännande uppdaterats. Nu finns även möjligheten att kombinera avdelningsstruktur och kostnadsställe i godkännandestrukturen.

Projekt och resultatenhet till Visma Lön

Om ett projekt eller resultatenhet används i Visma Utlägg men inte finns upplagt i Visma Lön kommer det nu att läggas till i Visma Lön vid importen.

Stänga av tillfällig godkännare

Nu kan du stänga av möjligheten för användarna att lägga till tillfälliga godkännare. Inställningen gör du under Min organisation under fliken Godkännande. Under Tillfälliga godkännare avmarkerar du rutan Slutanvändare får ange tillfälliga godkännare.

Välj om underlag ska skickas via fil eller länk

Nu kan du välja om underlagen till Visma Lön eller Visma Administration ska skickas via mejl eller om en länk ska skapas så att mottagaren själv kan hämta filen.

Enklare att godkänna rapporter

För att underlätta och effektivisera arbetet om det finns många rapporter att godkänna, visas nu nästa rapport när du har klickat på knappen Godkänn. Du ser också hur många rapporter som är godkända och totalt antal rapporter.

Stöd för nytt betalfilsformat

Nu stöds det internationella betalfilsformatet ISO 20022.