Visma Utlägg
Inställningar för policy och godkännande
Detta avsnitt gäller för dig som är administratör och är inloggad i vyn Organisation.
Menyvalet Policy och godkännande visas när funktionen är aktiverad under Marketplace. Läs mer i avsnittet Aktivera funktionen Policy och godkännande.
Fliken Godkännande
Med funktionen Godkännande kan ni hantera godkännanden av utlägg och reseräkningar samt ställa in hur processen ska se ut på företaget.
Om flera personer ska godkänna företagets rapporter kan du välja att godkänna enligt avdelningsstruktur eller dimensioner. Innan du sätter upp godkännandestrukturen behöver du göra några inställningar. Läs mer i avsnitten Lägg upp avdelningsstruktur eller Lägg till eller redigera dimension (resultatenhet/projekt) beroende på vilken typ av godkännandestruktur ni ska ha på företaget.
Gör så här för att göra inställningar för godkännande:
- Välj Inställningar - Policy och godkännande.
- På fliken Godkännande drar du knappen Aktivera godkännande åt höger om funktionen inte är aktiverad sedan tidigare.
- Välj hur många behöriga godkännare som ska godkänna rapporterna i rutan Antal behöriga godkännare som krävs. Längre ner i instruktionen får du sedan ange vilka som ska godkänna rapporterna.
- Markera rutan Inkludera obehöriga godkännare om företaget tillämpar flera nivåer av godkännare som har behörighet att godkänna rapporter upp till ett visst belopp.
- Välj en standardgodkännare.
- Klicka på Lägg till godkännandesteg och välj Enligt avdelningsstruktur eller Enligt dimension.
- Om du valde Enligt dimension väljer du dimension (resultatenhet eller projekt) under Dimension.
Dimensionerna som visas är de som är upplagda för företaget. Läs mer i avsnittet Lägg till eller redigera dimension (resultatenhet/projekt).
- Ange vilka som ska vara godkännare vid fält Godkännare 1 och ev. vid fälten Godkännare 2 och Godkännare 3.
Du kan ange att rapporter först ska godkännas av Godkännare 1 och därefter av Godkännare 2 och/eller Godkännare 3. Det är antalet som du skrev in vid fältet Antalet behöriga godkännare som krävs som styr hur många godkännare som ska anges här.
Vill du ha flera parallella godkännare på samma nivå anger du alla dessa som Godkännare 1. När en av dessa har godkänt en rapport kommer den att skickas vidare till nästa godkännare.
- Ange eventuella maxbelopp.
- Klicka på OK.
Om den ordinarie godkännaren är har semester eller av annan anledning inte kan godkänna rapporterna kan du utse en tillfällig godkännare. Läs mer i avsnittet Utse tillfällig godkännare.
Fältförklaringar
Antalet behöriga godkännare som krävs
Här väljer du hur många behöriga godkännare som krävs per rapport. Under Godkännare 1 - 3 anger du sedan vilka som ska godkänna rapporterna.
Inkludera obehöriga godkännare
När rutan är markerad innebär det att godkännaren även får rapporter där beloppsgränsen överstiger befogenheten. Godkännaren kan då granska rapporten och sedan skicka den vidare till nästa godkännare enligt avdelningsstrukturen. Om rutan inte är markerad skickas rapporten direkt till den godkännare som har befogenhet att godkänna beloppet.
Standardgodkännare
När funktionen Godkännande är aktivverat måste en standardgodkännare anges. Standardgodkännaren har full behörighet och kan godkänna alla rapporter som tillhör användare som inte knyts till någon avdelning eller rapporter som övriga godkännare inte har behörighet att godkänna.
Företaget kan välja att ha en godkännandestruktur där bara standardgodkännaren ska godkänna alla rapporter.
Godkännare 1 - 3
Du kan ange att rapporter först ska godkännas av Godkännare 1 och därefter av Godkännare 2 och/eller Godkännare 3. Det är antalet som du skrev in vid fältet Antalet behöriga godkännare som krävs som styr hur många godkännare som ska anges här.
Vill du ha flera parallella godkännare på samma nivå anger du alla dessa som Godkännare 1. När en av dessa har godkänt en rapport kommer den att skickas vidare till nästa godkännare.
Fliken Policydokument
Med funktionen Policydokument får alla anställda enkelt tillgång till företagets policy och instruktioner för hur utlägg ska rapporteras när de registrerar sina utlägg.
Gör så här för att ladda upp ett policydokument:
- Välj Inställningar - Policy och godkännande.
- Välj fliken Policydokument.
- Klicka på Ladda upp policydokument.
Dokumentet som laddas upp måste vara i PDF-format. Vi rekommenderar att använda formatet PDF/A.
När dokumentet har valts och laddats upp visas det på fliken Policydokument med information om vem som laddade upp det och tidpunkt för uppladdningen. Här kan du även förhandsgranska, ändra namn och ta bort policydokumentet via ikonerna till höger.
