Fakturor, fliken Faktura

Priset hämtas från artikelregistret. Priset påverkas av vilken prislista och vilket antal du har valt för medlemmen eller kunden eller av det rabattavtal du har kopplat till medlemmen eller kunden. Du kan ändra priset för varje fakturarad.

I den här kolumnen skriver du in artikelnumret för de artiklar medlemmen eller kunden beställer. Om du inte kommer ihåg artikelnumret kan du ta fram en lista genom att klicka på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Där kan du också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig artikel.

Det är inte nödvändigt att hämta en artikel från artikelregistret. Du kan alltid lämna fältet för artikelnumret blankt och skriva in artikelns uppgifter direkt. I det fallet skriver du inte in något artikelnummer utan bara benämningen.

Om du ändrar en räntefaktura står det vilken faktura räntan gäller i den här kolumnen.

Här visas den avrundning som gjorts baserad på avrundningsregler i inställningarna.

Här skriver du artikelns batchnummer. Du kan använda max 30 tecken. Kolumnen visas bara om du markerat Visa kolumn för batchnummer i Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar.

Benämningen hämtas från artikelregistret. Du kan också skapa en faktura som innehåller artiklar som inte finns i artikelregistret. I det fallet skriver du bara benämningen här.

Vill du inte använda dig av artikelnummer kan du istället lägga till en textrad där du anger din benämning. På så sätt kan du använda fler antal tecken.

Listknappen som finns vid benämningen används till att hämta texter som du kan lägga in bland fakturaraderna. När du klickar på den visas en tabell med radtexter, om du har lagt upp några. Det kan till exempel vara texter som beskriver en tjänst som medlemmen eller kunden faktureras för. Du kan ändra en befintlig eller lägga in en ny text nu om du vill. Det går också bra att lägga in dem i Radtexter under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning - Radtexter.

Här visas det standardvillkor som finns upplagt för medlemmen/kunden. Du kan ändra det genom att välja ett nytt villkor i listan. Om du inte kommer ihåg vilka betalningsvillkor du har upplagda kan du titta på listan genom att klicka på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt villkor här.

En markering här visar att fakturan är överförd till bokföringen.

Om du inte har markerat att alla priser är inklusive moms i rutan Inkl moms visas summan av alla fakturarader, exklusive moms, frakt och expeditionsavgift. Om du har markerat rutan Inkl moms är bruttobeloppet detsamma som summan av alla fakturarader inklusive moms men exklusive frakt och expeditionsavgift.

Här skriver du artikelns bäst-före-datum. Kolumnen visas bara om du markerat Visa kolumn för bäst-före-datum under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning , fliken Dokumentinställningar.

Detta är en statusinformation. En faktura är normalt alltid redo att skickas, men om du markerar den här rutan kommer fakturan inte att visas i listan över fakturor som är möjliga att skicka i programdelen Fakturahantering. Däremot skickas den om du väljer att skicka aktuell faktura. Du kan till exempel använda markeringen om du avbryter arbetet med en faktura och vill säkerställa att fakturan inte råkar skickas via programdelen Fakturahantering innan den är klar. Glöm inte att ta bort markeringen när du är färdig med fakturan.

Vilken enhet som gäller för artikeln finns registrerat i artikelregistret. Du kan ändra enhet genom att klicka med musen på listknappen eller genom att trycka på Alt+Pil ned. Du bör inte ändra enhet för artiklar som finns i artikelregistret för då blir priser, antal i lager och statistik fel.

Här kan du skriva in namnet på den kontaktperson du har hos medlemmen/kunden. Som förslag visas den referens som du valt på medlemmen/kunden i medlems- /kundregistret. Om du lagt upp flera referenser på medlemmen/kunden kan du välja vilken referens som ska gälla för just denna faktura. Genom att fälla ner listknappen kan du välja referens, lägga upp ny eller ändra befintliga uppgifter.

Här har du ett fält som du kan använda till att skriva in ett referensnummer om du vill.

Om du har tagit emot en e-order visas kundens beställningsnummer här.

Här ser du fakturans totala belopp utan moms.

Du kan lägga upp en standardavgift som alltid visas som förslag för varje faktura. Det gör du under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar. Där kan du också välja att expeditionsavgift inte ska utgå över ett visst fakturabelopp. Du kan också alltid skriva in en expeditionsavgift för varje faktura.

Om du säljer artiklar som har olika momssatser ska momsen på frakt och expeditionsavgifter också fördelas på olika momssatser. Fälten Exp avg och Frakt i programmet hanterar bara en momssats, vilket innebär att du inte bör använda de här fälten om du säljer artiklar med flera momssatser. Istället bör du lägga upp frakt och expeditionsavgift som egna artikelrader med olika momssatser. Läs mer på Skatteverkets hemsida.

Den här rutan är markerad om fakturan är skickad. Om du behöver göra en ändring på en faktura som redan är markerad som skickad kan du ta bort markeringen och sedan skicka på nytt.

Fakturadatumet hämtas automatiskt från datorns interna datum. Om datorns klocka inte går rätt blir inte heller denna uppgift rätt. Du kan ställa in datorns datum med hjälp av Kontrollpanelen i Windows. Du kan ändra datum genom att skriva in datumet manuellt eller genom att använda kalenderfunktionen.

Under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar kan du markera Föreslå senaste fakturadatum på ny faktura om du vill att samma fakturadatum föreslås som det du hade på din senaste faktura.

Här visas vilket löpnummer den faktura du arbetar med har. Programmet sköter uppräkningen av fakturanumret helt automatiskt. Du kan inte påverka det. Vanliga fakturor, kreditfakturor, kontantnotor och räntefakturor ingår alla i samma nummerserie. Om du vill att nummerserien ska börja med ett visst nummer kan du ange det i Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Nummerserier.

Om medlemmen/kunden har någon fakturarabatt visas den procentsiffran här. Du kan ändra rabatten för varje faktura. Tänk på att ränterader som skapas på fakturan räknas med i fakturans belopp som ligger till grund för beräkning av fakturarabatt.

Du kan lägga upp en standardfrakt som alltid visas som förslag för varje faktura. Det gör du under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar. Du kan också skriva in ett fraktbelopp för varje faktura.

Om du säljer artiklar som har olika momssatser ska momsen på frakt och expeditionsavgifter också fördelas på olika momssatser. Fälten Exp avg och Frakt i programmet hanterar bara en momssats, vilket innebär att du inte bör använda de här fälten om du säljer artiklar med flera momssatser. Istället bör du lägga upp frakt och expeditionsavgift som egna artikelrader med olika momssatser. Läs mer på Skatteverkets hemsida.

Förfallodatumet räknas ut från fakturadatum och det betalningsvillkor som är valt. Du kan ändra datum genom att skriva in datumet manuellt eller genom att använda kalenderfunktionen.

Om du gör en markering här betyder det att alla priser på fakturan är inklusive moms. Använder du en prislista som är exklusive moms, men har markerat den här rutan, räknas alla priser på fakturan om till priser inklusive moms. Om medlemmen/kunden som du plockar upp på fakturan använder en prislista som är markerad för inklusive moms markeras denna ruta automatiskt.

Här visas artikelns inpris per enhet.

En markering här visar att fakturajournalen är utskriven.

I fältet för Kommentar kan du göra en anteckning på maximalt 120 tecken. Texten visas enbart här, den kommer inte med på utskrifter eller e-dokument till medlemmen/kunden.

Här visas det konto som försäljningen ska konteras på. Vilket konto som visas beror på den konteringskod du har angett på artikeln. Konteringskoderna lägger du upp/ändrar under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Artiklar - Artikelkonteringar.

Har du inte lagt in någon konteringskod på artikeln i artikelregistret måste du ange ett konto här.

Här skriver du in nummer på det kontrakt du vill referera till när du skickar fakturan till din kund. Du kan använda max 15 tecken, bokstäver och siffror och numret ska skrivas in utan mellanslag. Kontraktsnumret skrivs inte ut på någon av programmets standardmallar för utskrifter men du kan skapa egna utskriftsmallar där informationen visas.

Om du skapat fakturan från ett avtal i programmets avtalshantering hämtas kontraktsnumret automatiskt men fältet går att ändra och komplettera.

Här visas om rabatten är i procent eller i kronor. Som förslag får du ett procenttecken. Du kan ändra genom att trycka på mellanslag.

Har du en markering i den här rutan läggs artiklarna på kreditfakturan tillbaka i lagret. Denna ruta visas bara i arbetsbilden för kreditfaktura.

Här skriver du in det datum då artikeln levereras ut från din förening.

Om du vill att leveransdatumet ska vara tomt när du skapar en ny faktura kan du ställa in det under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar.

Här anger du hur många artiklar du levererar till kund.

Om artikeln är en lagervara kommer fältet I lager i artikelregistret att räknas ner med det antal du anger här. Din försäljningsstatistik påverkas också av det antal du anger här, oavsett om det är en lagervara eller inte.

Uppgiften i detta fält kommer med när du skickar en faktura.

Här visas det leveranssätt som finns upplagt för medlemmen/kunden. Du kan ändra det genom att välja ett annat i listan. Om du inte kommer ihåg vilka leveranssätt du har upplagda kan du titta på listan genom att klicka på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt leveransätt här.

Här visas det standardvillkor som finns upplagt för medlemmen/kunden. Du kan ändra det genom att välja ett nytt villkor i listan. Om du inte kommer ihåg vilka leveransvillkor du har upplagda kan du titta på listan genom att klicka på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Det går också att lägga in ett nytt villkor här.

Den här rutan kan du använda för att makulera en faktura, eller för att återta en makulering. Du kan inte makulera en faktura som är överförd till bokföringen. Du kan inte heller återta en makulerad faktura som är överförd.

Här skriver du in medlems-/kundnumret. Om du inte kommer ihåg numret kan du leta dig fram till det genom att klicka på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Där kan du också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig medlem eller kund. Om du kommer ihåg början av medlems-/kundnumret kan du skriva in så långt du kommer ihåg och sedan klicka på listknappen. Då markeras den första medlemmen eller kunden vars nummer börjar på det du har skrivit in.

Det är även möjligt att hoppa över detta fält och ändå kunna fortsätta med faktureringsrutinen. Medlemmen eller kunden läggs inte in i kundregistret om du lämnar detta fält blankt. Här får du plats med 16 tecken.

Här visas hur stor del av fakturan som är moms.

I kolumnen Momskod visas vilken momskod som finns angiven för artikeln. Momskoden kan vara 0, 1, 2, 3 eller 4. 0 är momsfri. Vilken procentsats som ska gälla för det olika momskoderna definieras under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Moms, fliken Procentsatser. Du kan ändra momskod för varje artikelrad.

Om du har skrivit in ett medlems-/kundnummer så visas den medlemmens/kundens namn här. Har du inte skrivit in något medlems-/kundnummer kan du själv skriva in namnet på medlemmen/kunden här. Du kan också klicka på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Du kan ändra ett befintligt medlems-/kundnamn. Den ändringen görs då inte i medlems-/kundregistret utan enbart för det här dokumentet. Det går att använda 50 tecken till medlems-/kundnamnet.

Här visas fakturans nettobelopp. Nettobeloppet är det samma som bruttobeloppet minus fakturarabatten.

Här ser du om du har lagt in en periodisering på denna faktura. Vill du gå direkt till periodiseringen dubbelklickar du här och då öppnas periodiseringsfönstret. Läs mer i avsnittet Skapa periodisering.

Här anger du från och med vilket datum avgiften gäller. Du kan endast ange periodstart för medlemsavgifter.

I fältet Projekt över tabellen skriver du in ett projektnummer om denna faktura ingår i något projekt. Om du har angett ett projekt på kunden föreslås det här. Du kan ändra det genom att välja ett annat i listan. Det går också att lägga in ett nytt projekt här.

I kolumnen Projekt visas som förslag det projektnummer som du har skrivit in i fakturahuvudet om det inte är så att du har angett ett projekt i artikelkonteringen för artikeln. Om du vill ändra projektnummer för en enskild artikel kan du göra det genom att hämta ett nytt i listan.

Här visas den radrabatt i procent eller i kronor som medlemmen/kunden eventuellt har på artikeln. Du kan ändra rabatten för varje fakturarad. Om du vill att radrabatten ska vara i procent skriver du in ett tal, t ex 10 för 10%. Vill du däremot att radrabatten ska vara i kronor skriver du in ett belopp, t ex 100 för en rabatt på 100 kronor. Inställningen för om kolumnen Rabatt ska visa % eller kronor görs genom att klicka i kolumnen till höger.

I fältet Referenskod kan du ange den elektroniska referens som vissa mottagare kräver för att du ska kunna skicka e-fakturor till dem.

Vanligtvis består den elektroniska referensen av en kod som identifierar en person, avdelning eller liknande.

Här anger du den resultatenhet du vill att fakturan ska konteras på. Om du har angett en resultatenhet på kunden föreslås den här. Du kan ändra den genom att välja en annan i listan. Där kan du också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig resultatenhet.

Som förslag ges här den resultatenhet som du har skrivit in i fakturahuvudet om det inte är så att du har angett en resultatenhet i artikelkonteringen för artikeln. Om du vill ändra resultatenhet för någon enskild artikel kan du göra det genom att hämta en ny i listan.

Här skriver du artikelns serienummer. Du kan använda max 30 tecken. Kolumnen visas bara om du markerat Visa kolumn för serienummer under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Dokumentinställningar.

Här ser du vilka dokument som är skickade.

I den här kolumnen summeras varje fakturarad. Fakturans totalsumma visas vid Totalt längst ner till vänster på arbetsbilden. Du kan också skriva in priset totalt i denna kolumn om du inte vill ange antal och á-pris.

I den här kolumnen ser du radsumman i kronor. Beloppet visas exklusive moms.

I den här kolumnen kan du se vilket täckningsbidrag, i kronor, du har på fakturaraden. Täckningsbidrag är försäljningspriset minus rabatter minus kalkylpriset på artikeln.

I den här kolumnen kan du se vilken täckningsgrad, i procent, som du har på fakturaraden. Täckningsgrad är det samma som täckningsbidraget på artikeln dividerat med försäljningspriset minus rabatter, i procent.

Här ser du fakturans totala belopp inklusive moms.

Här visas vilken typ av artikel det är. A anger att det är en artikel/tjänst, F står för familjeavgift och M står för medlemsavgift.

Här anger du hur du vill skicka ditt dokument. Det utskriftsval du har angett för fakturor på fliken Utskriftsval i kundregistret är det som är förvalt när du skapar en ny faktura för en kund. Har du inte angett något utskriftsval på kunden hämtas det från Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Normalvärden.

Läs mer i avsnitten Detta är Digitala fakturor och dokument och Skicka dokument som e-faktura, brev eller e-post.

Här kan du skriva in namnet på den person hos dig som medlemmen/kunden kan kontakta.

Har du i föreningsinställningarna angett att det är den inloggade användaren som ska anges som Vår referens när du skapar dokument så är det den som visas. Läs mer om detta i avsnittet Använd inloggad användare som referens.

Finns det ingen signatur angiven i kolumnen Inloggad användare och ingen markering i kolumnen Vår referens så är det namnet vid Vår referens under Arkiv - Inställningar - Föreningsinställningar - Försäljning, fliken Dokumenttexter som visas.