Kunder, fliken Utskriftsval

Här visas de dokumenttyper som du kan göra inställningar för när det gäller utskriftsval och hur många kopior som ska skickas till kund.

Här kan du ange om du vill använda en viss dokumentmall för den aktuella kunden. Du kan välja dokumentmall för offert, följesedel, order, extra orderdokument, faktura, kreditfaktura, räntefaktura, kontantnota och extra fakturadokument.

Den dokumentmall du anger här är den som används när du skickar dokumentet till kunden, istället för den mall du har angett i dina företagsinställningar. Valet Standardmall innebär att det är dokumentmallen som du har angett i företagsinställningarna som används.

Vill du ange samma mall på flera kunder kan du göra det genom en massuppdatering. Detta gör du i listläget för Kunder.

Genom att klicka på knappen Kontrollera kan du kontrollera om den aktuella kunden vill ta emot e-fakturor. Vill du istället kontrollera hela ditt kundregister på gång använder du kommandot Sök mottagare e-faktura.

I dialogrutan som öppnas visas en lista med sökträffar. De sökträffar som visas i listan är de företag som finns upplagda hos InExchange, eller privatpersoner som har en digital brevlåda hos Kivra, och som stämmer överrens med de uppgifter du har registrerade i ditt kundregister. InExchange och Kivra är Visma Spcs samarbetspartner för att hantera digitala fakturor och dokument till företag och privatpersoner.

Om du hittar din kund i listan innebär det att du kan du skicka e-fakturor till den. Vill du göra det markerar du den aktuella raden och klickar på Välj markerad.

E-faktura till företag

Om du inte hittar din kund i listan kan du välja att göra en ny sökning genom att klicka på Ändra sökning. Fyll i de uppgifter du har om kunden och klicka sedan på Sök.

Knappen Ny mottagare väljer du om du inte hittar kunden bland sökträffarna, men har fått kundens mottagaruppgifter. Du fyller i så mycket information om kunden som möjligt. Något av fälten Orgnr/personnr eller GLN måste fyllas i innan du kan klicka på knappen Skicka. I fältet Tjänsteleverantör fyller du i mottagarens tjänsteleverantör. När du klickar på Skicka görs en kontroll om kunden kan registreras som mottagare av e-faktura.

Här anger du hur många kopior av respektive dokumenttyp du vill skicka till kunden.

Om du exempelvis anger 1 vid Kopia till kund, så kommer att det att skapas en kopia till kunden när du skickar fakturan. Anger du utskriftsvalet Skrivare skrivs kopian ut på skrivare tillsammans med originalfakturan, anger du utskriftsvalet Pdf sparas kopian i samma pdf-fil som originalfakturan. Väljer du Lokal e-post som utskriftsval så bifogas en pdf-fil med både originalfaktura och kopia i e-postmeddelandet till kunden.

Om du tidigare har kontrollerat att din kund vill ta emot e-fakturor visas knappen Visa. När du klickar på den ser du kundens mottagaruppgifter.

Knappen Rensa klickar du på för att radera alla mottagaruppgifter för kunden. Knappen Ändra klickar du på om du vill göra om sökningen på din mottagare. Knappen Stäng klickar du på om mottagaruppgifterna stämmer.

Här visas kundens kundnummer.

Här visas kundens namn.

Under Utskriftsval väljer du hur respektive dokumenttyp ska skickas till kund. Du kan välja mellan följande utskriftsval: