Skicka dokument som e-faktura, brev eller e-post

I Visma Administration 2000 kan du arbeta med digitala fakturor och dokument, vilket innebär att du kan skicka dina fakturor och beställningar som e-dokument till dina mottagare. Visma tar hand om fakturan och skickar den vidare till din kund enligt det utskriftsval du har gjort på kunden. Du kan välja att fakturan ska skickas som e-faktura (både till företag och privatperson), brev eller e-post (bifogad pdf). Du kan även bifoga bilagor när du skickar e-dokument. Det anger du i fältet Bilaga på fliken Kunduppgifter på själva fakturan.

Det smidigaste sättet att fakturera i ditt program är att skicka dina fakturor som e-fakturor. Då skickas fakturan direkt till din kunds ekonomiprogram eller till kundens digitala brevlåda hos Kivra om det är en privatperson. På så sätt behöver du inte själv skriva ut, frankera och posta dina fakturor, utan allt detta sköts av Visma.

Se komplett prislista för att skicka dokument som e-faktura, brev eller e-post.

Om du använder Visma Administration 2000 tillsammans med Visma Byråstöd eller Visma Advisor och vill skicka och/eller ta emot e-dokument för din kunds räkning, behöver du ange detta under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument.

För att programmet ska känna av om din kund vill ta emot e-faktura måste kundens organisationsnummer, alternativt personnummer eller e-post för privatpersoner, vara inlagt i kundregistret på fliken Grunduppgifter. Genom kommandot Sök mottagare e-faktura kan du enkelt söka efter de kunder i ditt kundregister som vill ta emot e-faktura från dig. Vill du enkelt se vilka kunder som saknar organisationsnummer eller personnummer/e-post väljer du in kolumnerna Organisationsnr respektive E-post i listläget för Kunder. Läs mer i Kolumninställningar.

För att skicka e-fakturor måste ditt VAT-/momsregnr vara angivet under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Företag, fliken Adressuppgifter m m.

När du skickar e-fakturor till företag kan du inte heller ha en markering i rutan Inklusive moms på fakturan, eftersom de format vår tjänsteleverantör InExchange använder (Svefaktura/Peppol) inte har stöd för att skicka e-fakturor inklusive moms. Skickar du däremot e-fakturor till privatpersoner via Kivra spelar det ingen roll om Inklusive moms är markerad eller inte.

Gör så här:

  1. Välj Försäljning - Kundfakturor.
  2. Klicka på knappen Ny.
  3. Hämta upp kunden med hjälp av listknappen bredvid Kundnr.

Om du har möjlighet att skicka e-faktura till den här kunden visas det i en informationslist ovanför arbetsbilden. Antingen får du information om att din kund vill ta emot e-faktura eller att kunden har möjlighet att ta emot e-faktura. Det senare visas endast om kunden är ett företag (inte privatperson).

Om du får information om att kunden vill ta emot e-faktura innebär det att du kan gå vidare och skicka e-faktura till den här kunden.

Gör så här:

  1. Klicka på knappen Visa i informationslisten.
  2. Markera din kund i listan och klicka på Välj markerad.

Nu har du valt att skicka e-fakturor till den här kunden. Under Utskriftsval nere till höger i arbetsbilden har utskriftsvalet ändrats till E-faktura om kunden är ett företag eller till Kivra om kunden är en privatperson. Detta innebär att fakturan kommer att skickas som en e-faktura direkt till kundens ekonomiprogram eller till kundens digitala brevlåda hos Kivra. Även kommande fakturor till kunden kommer att skickas med detta utskriftsval.

  1. Fortsätt att registrera din faktura till kunden. Läs mer i avsnittet Skapa kundfaktura. Om din kund kräver en specifik beställarreferens anger du den i fältet Referenskod.

Vill du bifoga dokument/bilagor till din e-faktura gör du det på fliken Kunduppgifter vid fältet Bilaga. Det är endast filer i pdf-format som går att bifoga som bilaga.

  1. När fakturan är klar väljer du Skicka - Aktuell faktura om det bara är en faktura som ska skickas. Ska du skicka flera fakturor väljer du Skicka - Fakturor. Du kommer då till programdelen Fakturahantering där du markerar vilka fakturor du vill skicka och klickar på kommandot Skicka.

Är det första gången du ska skicka en e-faktura behöver du läsa och godkänna villkoren för tjänsten för att komma vidare.

Om du får information om att kunden har möjlighet att ta emot e-fakturor innebär det att de inte ännu har angett att de vill ta emot e-fakturor i sitt ekonomiprogram. Du kan då skicka en förfrågan till dem om ni tillsammans ska börja arbeta med e-fakturor. Detta gäller endast om kunden är ett företag (inte privatperson).

Gör så här:

  1. Klicka på knappen Skicka förfrågan.
  2. Klicka på Ja

Nu skapas ett e-postmeddelande till kunden. Mejladressen hämtas från ditt kundregister och meddelandetexten är förifylld. Du kan ändra e-postadressen och den förifyllda texten om du vill.

För att kunna ta emot e-fakturor från dig måste din kund göra inställningar för det i sitt ekonomiprogram. När kunden har gjort detta kommer det att synas nästa gång du fakturerar kunden. Då kommer det istället att stå Kunden vill ta emot e-faktura i informationslisten ovanför arbetsbilden. Läs hur du går vidare under Kunden vill ta emot e-faktura.

Fram tills att kunden kan ta emot e-fakturor har du ändå möjlighet att skicka e-dokument till kunden. Det gör du genom att välja utskriftsvalet Brev (utskrift på papper och leverans med vanlig post) eller E-post (e-post med bifogad pdf-fil). När fakturan skickas, enligt det utskriftsalternativ du har valt, används den fakturamall du har angett i företagsinställningarna.

I listläget för kundfakturor kan du lägga till kolumnerna Skickad och Utskriftsval. I dessa kolumner visas om fakturorna är skickade och vilket utskriftsval som har använts. Läs mer i avsnittet Kolumninställningar om hur du lägger till kolumner.

Om du har kunder som inte kan ta emot e-fakturor kan du ändå ta hjälp av Visma för att leverera dina fakturor till kunden.

När du väljer något av utskriftsvalen Brev eller E-post innebär det att när fakturan skickas tar Visma hand om den och levererar den till kunden enligt det val du har gjort. Utskriftsvalen anger du antingen på kunden i kundregistret eller direkt på fakturan.

  • Brev innebär att Visma skriver ut fakturan, som sedan levereras med vanlig post till kunden. På så vis behöver du inte längre skriva ut, frankera och posta dina fakturor.
  • E-post innebär att fakturan skickas till kunden som en bifogad pdf i ett e-postmeddelande.

Vill du att Visma ska ta hand om alla dina fakturor och leverera dem på det sätt du har angett markerar du Skicka alla fakturor som e-dokument under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument.

Om du markerar rutan kommer utskriftsvalen på dina kunder att ändras enligt följande:

  • Utskriftsvalet Lokal e-post ändras till E-post.

  • Utskriftsvalet Skrivare ändras till Brev.

  • Utskriftsvalet Pdf ändras till Brev.

Markeringen innebär också att du får möjlighet att söka igenom hela ditt kundregister för att se om du har några kunder som vill ta emot e-faktura från dig. När sökningen är genomförd visas en lista där du själv får välja vilka du vill skicka till. Utskriftsvalet för dessa kunder kommer då att ändras till E-faktura eller Kivra. Den här sökningen kan du göra löpande genom att använda kommandot Sök mottagare e-faktura.

När du använder utskriftsvalet Brev skickas dina fakturor för utskrift. Fakturorna kuverteras i fönsterkuvert som har två fönster, ett för fakturaadressen och ett för returadressen. Om din fakturamall inte är anpassad för kuvert med två fönster så innebär det en extra kostnad för dig, eftersom vi då får skriva ut ett försättsblad för att säkerställa att både fakturaadress och returadress visas korrekt i kuvertets fönster.

För att slippa den extra kostnaden är det därför bra om du ser till att du använder någon av fakturamallarna med temat Silver. Dessa mallar är anpassade för kuvert med två fönster. Du byter fakturamall under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mallar. Läs mer i Välj mall till ett dokument/etikett.

Har du skapat en egen fakturamall är det viktigt att du lägger in returadressen i mallen. Läs mer om hur det gör detta i Anpassa efter fönsterkuvert, malländring.

I Visma Administration 2000 har du möjlighet att skicka dina beställningar som e-ordrar. I samband med att du skapar din beställning kontrollerar programmet automatiskt om det finns möljighet att skicka en e-order till leverantören. För att programmet ska känna av detta måste leverantörens organisationsnummer vara inlagt i leverantörsregistret på fliken Lev uppgifter. Om möjligheten finns får du information om det direkt när du arbetar med beställningen och väljer då mottagare alternativt skickar en förfrågan till leverantören. Därefter registrerar du klart din beställning som vanligt.

Beställningar kan endast skickas som e-order, Visma kan inte leverera dem som brev eller e-post.

Gör så här:

  1. Välj Inköp - Beställningar.
  2. Klicka på knappen Ny.
  3. Hämta upp leverantören med hjälp av listknappen bredvid Levnr.

Om du har möjlighet att skicka e-order till den här leverantören visas det i en informationslist ovanför arbetsbilden. Antingen får du information om att din leverantör kan ta emot e-order eller att leverantören har möjlighet att ta emot e-order.

Om du får ett meddelande in informationslisten om att leverantören kan ta emot e-order innebär det att du kan gå vidare och skicka en e-order till den här leverantören.

Gör så här:

  1. Klicka på knappen Visa i informationslisten.
  2. Leta upp din leverantör i listan och markera den i kolumnen Markering.
  3. Klicka på Välj markerad.

Nu har du valt att skicka e-order till den här leverantören. Under Utskriftsval nere till höger i arbetsbilden har utskriftsvalet ändrats till E-order. Detta innebär att beställningen kommer att skickas som en e-order direkt till leverantörens ekonomiprogram.

  1. Fortsätt att registrera din beställning till leverantören. Läs mer i avsnittet Skapa beställning.

Vill du bifoga bilagor till din e-order gör du det på fliken Lev uppgifter vid fältet Bilaga. Det är endast filer i pdf-format som går att bifoga som bilaga.

  1. När beställningen är klar väljer du Skicka - Aktuell beställning om det bara är en beställning som ska skickas. Ska du skicka flera beställningar väljer du Skicka - Beställningar och anger vilket intervall som ska skickas.

Är det första gången du ska skicka ett e-dokument behöver du läsa och godkänna villkoren för att arbeta med digitala fakturor och dokument.

Om du får information om att leverantören har möjlighet att ta emot e-order innebär det att de inte har angett att de vill ta emot e-order i sitt ekonomiprogram. Du kan då skicka en förfrågan till dem om ni tillsammans ska börja arbeta med e-order.

Gör så här:

  1. Klicka på knappen Skicka förfrågan.
  2. Klicka på Ja.

Nu skapas ett e-postmeddelande till leverantören. Mejladressen hämtas från ditt leverantörsregister och meddelandetexten är förifylld. Du kan ändra e-postadressen och den förifyllda texten om du vill.

För att kunna ta emot e-order från dig måste din leverantör göra inställningar för det i sitt ekonomiprogram. När leverantören har gjort detta kommer det att synas nästa gång du skapar en beställning till leverantören. Då kommer det istället att stå Leverantören kan ta emot e-order i informationslisten ovanför arbetsbilden. Läs hur du då går vidare under Leverantören kan ta emot e-order.

Fram tills dess att leverantören kan ta emot e-order från dig skickar du beställningar som vanligt.

 

Vill du inte få information om att din kund/leverantör kan ta emot/skicka e-fakturor/e-order kan du stänga av meddelanden om detta genom att ta bort markeringen för Kontrollera vid nytt dokument om kunden /leverantören kan ta emot/skicka e-dokument under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument, knappen Fler inställningar.

Relaterade avsnitt

Skicka e-fakturor

Skapa kundfaktura

Detta är Digitala fakturor och dokument

Kontrollera mottagare av e-faktura/e-order

Hantera ej levererad e-faktura/e-order

Digitala fakturor och dokument, fliken Till företag, företagsinställningar

Arbeta smartare

Arbeta smart med faktureringen i Visma Administration

Därför ska du fakturera digitalt

Inget papper, inget porto, inget strul

9 tips som tar ditt företag ur likviditetsproblem

Filmer

Skicka e-fakturor

Läs in e-fakturor

Inställningar för att ta emot e-fakturor

Aktivera tjänster

Se alla filmer om Visma Administration 2000

Supportforum

Prova Visma Administration gratis!

Sökord: e-faktura, elektronisk faktura