Visma Administration 2000
Skapa samlingsfaktura
Om du vill kunna fakturera flera order på samma faktura kan du arbeta med samlingsfakturering.
Gör följande inställlningar innan du skapar själva samlingsfakturan:
- Välj Arkiv - Inställningar - - Försäljning, fliken Normalvärden.
- Markera rutan Samlingsfakturering. Då får du Samlingsfakturering markerat på alla nya kunder du skapar.
För de kunder som du aldrig vill samlingsfakturera går du in under Försäljning - Kunder, fliken Fler uppgifter och tar bort markeringen i rutan Samlingsfakturering.
Det är bara de kunder som skapas efter att du har gjort inställningen i som markeras automatiskt. Om du har kunder som skapats tidigare går du in på fliken Fler uppgifter i kundregistret och sätter dit markeringen för Samlingsfakturering om de ska ha det.
När du skapar order läggs inställningen från kundregistret in automatiskt. Om du vill ändra på någon enstaka order gör du det genom att ändra markeringen för Samlingsfakturering under Försäljning - Order, fliken Kunduppgifter.
Tänk på att det är kundens inställning när du skapar ordern som avgör om det blir en markering i rutan Samlingsfakturering. Ändringar efter att ordern är skapad måste göras direkt på ordern.
Gör så här för att skapa samlingsfakturan:
- Välj Försäljning - Order.
- Kontrollera att de ordrar du vill ska ingå i samlingsfakturorna har en markering i rutan Samlingsfakturera på fliken Kunduppgifter i kortläget för ordern.
- Kontrollera att följande fält är lika på alla ordrar som ska hamna på samma faktura:
Valutakod
Valutakurs
Kontraktsnummer
Markering för Inkl moms
Markering för Momsskyldig vid byggtjänster
Markering för Export
Du kan inte ha två ordrar med olika kontraktsnummer. Det kommer i så fall skapas olika fakturor för dessa ordrar.
- Välj kommandot Skapa fakturor.
- Sätt en markering i rutan Skapa samlingsfakturor och klicka på Skapa fakturor.
Programmet skapar samlingsfakturor av alla ordrar som har statusinfon Samlingsfakturera skapas. På samlingsfakturan ser du varje order med ordernummer och summa presenterad var för sig och en totalsumma längst ned.
- Om du vill ändra någon av fakturorna väljer du Försäljning - Kundfakturor och markerar fakturan och väljer Ändra eller Ctrl+Q. När du spårar en order/faktura som är samlingsfakturerad finns en markering i rutan Samlingsfaktura på fliken Spårning.
Om du har skrivit in en artikel- eller textrad som du inte vill spara, raderar du rad för rad genom att markera någonstans på raden och klicka på Radera (Ctrl+R).
Du kan inte radera hela fakturan om den är felaktig. Istället får du makulera den genom att markera Makulerad på fliken Faktura.
- Välj Skicka - Fakturor. Då kommer du till programdelen Fakturahantering där du kan välja vilka samlingsfakturor du vill skicka och på vilket sätt.
- Skicka, kontrollera och godkänn.
- Skriv även ut fakturajournal och lagerförändringsjournal.
När journalen är utskriven får du möjlighet att godkänna den och samtidigt föra över den automatiskt till bokföringen som nästa verifikat.
Du kan välja om du vill skriva ut dina journaler detaljerat. Detta innebär att du får över journalerna rad för rad till bokföringen. Om du hellre vill att bokföringsordern ska vara summerad per konto går det också bra.
Om du markerar En verifikation per affärshändelse under Arkiv - Inställningar - - Bokföring, fliken Grunduppgifter, kommer det att skapas en verifikation per faktura. Om den inte är markerad blir det en verifikation för alla fakturor som är med på journalen.
Den automatiska överföringen görs inte om du har markerat Bokför journaler och momsrapporter manuellt under Arkiv - Inställningar - - Bokföring, fliken Grunduppgifter. Då måste du registrera bokföringsunderlaget manuellt i bokföringen.
Om du godkänt journalerna kan du inte skriva ut dem igen. Det är därför viktigt att du kontrollerar att journalerna är korrekta och utskrivna, innan du godkänner och sparar dem. Du kan skriva ut en kopia på journalen, men du får inte med bokföringsunderlaget. Denna utskrift finns under Bokföring - Gamla journaler - Skriv ut.
Relaterade avsnitt
