Kom igång med Visma Tid Smart!

Välkommen till Visma Tid Smart!

Roligt att du och ditt företag har valt Visma Tid Smart som tidredovisningsprogram!

Du loggar in i ditt program via knappen nedan eller via programmets supportsida på vismaspcs.se. Det kan vara bra att spara länken till din inloggningssida så att du har den lätt tillgänglig.

Vi börjar med lite inställningar!

Under Inställningar (kugghjulet uppe till höger) gör du inställningar för hur du vill att programmet ska fungera på ditt företag - vad ska visas för dina användare, hur ska tidsregistreringen funka, vilka projekt ska finnas, vilka priser gäller och så vidare... Vi guidar dig i stegen här under:

1. Se över artiklar och priser

Ska du integrera med ditt ekonomiprogram behöver du se över ditt artikelregister. Se respektive program.

Integration med Visma eEkonomi

• Rensa bort artiklar som inte används i artikelregistret i Visma eEkonomi.
• Kontrollera att du har rätt standardpris och inköpspris på artiklarna Visma eEkonomi.
• Kontrollera att det finns artikelkonteringar och att de stämmer, t ex om artikeln är en vara eller tjänst och den har rätt moms.
• Kontrollera att det är rätt enhet på artikeln.

När du har kontrollerat ovanstående kan du föra över dina artiklar från ekonomiprogrammet till Visma Tid Smart. Läs hur du gör i avsnittet För över uppgifter till Visma Tid Smart från Visma eEkonomi.

Integration med Visma Administration

• Kontrollera att du har rätt standardpris och inköpspris på artiklarna Visma Administration.
• Kontrollera att det finns artikelkonteringar och att de stämmer, t ex om artikeln är en vara eller tjänst och den har rätt moms.
• Kontrollera att det är rätt enhet på artikeln.
• Bestäm vilken prislista som ska gälla för Visma Tid Smart.
• Markera vilka artiklar som du vill föra över till Visma Tid Smart. Smidigast att göra detta via funktionen Massuppdatering i Visma Administration.

När du har kontrollerat ovanstående kan du föra över dina artiklar från ekonomiprogrammet till Visma Tid Smart. Läs hur du gör i avsnittet För över uppgifter till Visma Tid Smart från Visma Administration/Visma Fakturering.

Ska du inte integrera med något ekonomiprogram? Då lägger du upp dina artiklar och priser direkt i Visma Tid Smart. Läs hur du gör i avsnittet Lägg till artikel.

2. Lägg upp tidkoder

All tid som registreras mot projekt och interntid styrs av tidkoder. Tidkoden innehåller omräkningsfaktorer och lönekoder och bestämmer även om det är ordinarie arbetstid, övertid och om tidbanken ska påverkas eller inte. Du skapar och kontrollerar tidkoder under Inställningar - Tid & Kvitton - Tidkoder. Läs mer i avsnittet Skapa tidkod.

En tidkod är den omvandlingsfaktor som ligger till grund för det debiterbara priset ut till kund. En tidkod innehåller både en omräkningsfaktor för kalkylkostnad, en omräkningsfaktor för kundens pris och lönekoder för löneunderlaget.

 

3. Lägg upp aktiviteter, interntid, frånvaro och utlägg

När dina anställda ska registrera tid kan de välja att göra det mot ett projekt, interntid eller frånvaro. Registrerar de tid mot ett projekt får de även välja vilken aktivitet i projektet det gäller.

Aktiviteter Aktiviteter är den typ av arbete som dina anställda utför. Det kan t ex vara byggarbete, reparation eller målning. Aktiviteterna visas sedan på fakturaunderlaget till kunden. Du lägger upp aktiviteter under Inställningar - Tid & Kvitton - Aktiviteter. Aktivitet Skapa aktivitet Vad är en tidkod eller aktivitet?

Interntid Interntid är arbetstid som inte är knuten direkt till ett projekt, det kan vara administration och möten. Du lägger upp koder för interntid under Inställningar - Tid & Kvitton - Interntid. Vissa interntidskoder finns upplagda som standard. Skapa interntidkod

Frånvaro Frånvarokod är de skäl till frånvaro som används när användare registrerar frånvaro. Standard i programmet är Föräldraledighet, Semester, Sjuk, Tjänstledighet och Vård av barn. Varje frånvarokod knyts till en kod i ditt löneprogram. Du lägger upp koder för frånvaro under Inställningar - Tid & Kvitton - Frånvaro. Frånvarokod Skapa frånvarokod

Utlägg Utläggskategori ska skrivas in när användaren registrerar ett utlägg. Som standard finns kategorierna Resekostnader, Extern representation, Kontorsmaterial, Intern representation och Övriga personalkostnader. Vill du lägga upp andra utläggskategorier görs det under Inställningar - Tid & Kvitton - Utlägg. Utlägg Skapa utläggskategori

4. Bestäm hur tidrapporteringen ska funka

Anpassa programmet och gör det så enkelt som möjligt för användarna att registrera sin tid. Gå igenom inställningarna under Inställningar - Tid & kvitton - Inställningar och skapa därefter rapporteringsprofiler under Inställningar - Tid & Kvitton - Rapporteringsprofiler. Rapporteringsprofiler styr vilka fält som ska visas vid tidsregistreringen. Du kan ha flera rapporteringsprofiler på företaget. Du väljer vilken profil som ska användas på respektive användare under Inställningar - Generellt - Licenser & Användare. Grundprofilen i programmet går inte att anpassa, men det är bara att skapa nya profiler som passar ditt företag.

Inställningar

Rapporteringsprofiler

5. Lägg upp användare och skicka inbjudan

Lägg till användare

Nu är det dags att lägga upp dina användare. Det görs under Inställningar - Generellt - Licenser & användare.

Förutom grunduppgifterna om användaren väljer du vilken licenstyp den ska ha, vem som ska vara attestansvarig och vilken rapporteringsprofil som ska användas.

Lägg till användare

Licenser & användare

Programmets olika licenstyper

Skicka inbjudan

Dags att bjuda in dina användare! Klicka på Skicka välkomstmejl så får användarna ett mejl med en länk till programmet så att de själva kan logga in. För att underlätta för dina användare kan du skicka länken till filmen Registrera tid i Visma Tid Smart/Pro och till avsnittet Kom igång med Visma Tid Smart!.

Lägg upp kontakter

Under Kontakter hanterar du alla typer av kontakter, både företag och personer. Lägg upp de kontakter företaget har och markera vilken relation ni har, om det till exempel är en kund eller en leverantör.

Du kan också importera befintliga kontakter via Excel eller direkt från Visma eEkonomi och Visma Administration.

Skapa kontakt

Importera kontakt

Vilka projekt ska ni jobba med?

Projekten som ni jobbar med och registrerar tid mot skapas under menyn Projekt. Projektet innehåller till exempel uppgifter om kunden, vad uppdraget går ut på, startdatumoch vilken status uppdraget har. Antingen skapar du projekten åt användarna eller så skapar de projekt själva. Skapar de egna projekt behöver du komplettera med till exempel prisuppgifter.

På projektet styr du bland annat vilket pris som gäller för tid och artiklar. Du kan även göra en kalkyl och följa utfallet. Du kan hela tiden följa det som registreras på projektet, till exempel tid, artiklar, resor och kvitton.

Projekt kan skapas av alla, utom de som har licensen Light.

Projekt

Skapa projekt

Ladda upp dokument, fil eller e-post till projekt

Skriv ut projektrapporter

Skapa projektCreate a project

Registrera tid

Den arbetade tiden registreras via datorn eller appen Visma Tid.

Registrera utlägg/kvitton

Utlägg registreras via appen eller på datorn under Tid & kvitton - Kvitton. Du laddar upp kvittot och registrerar uppgifterna. När det är klart skickas det vidare för attest.

Registrera kvitto i appen

Registrera kvitton i appenRegister receipts in the app

Registrera nytt kvitto

Registrera kvittonRegister receipts

Godkänn & attestera

Tider och kvitton måste vara attesterade för att komma med på löne- och fakturaunderlag. Inställningar för vem som ska attestera vem görs på användaren under Inställningar - Generellt - Licenser & användare. Själva attesteringen görs sedan under Tid & kvitton - Attestera. Projektledare kan attestera de tidregistreringar som gjorts mot projekt som de är ansvariga för.

Attest

Attestera anställdas tid, kvitton/utlägg och projekt

Attestera tid & kvittonAttesting time & receipts

Dags att ta fram löneunderlag

När tider och utlägg är attesterade är det dags att skriva ut eller spara löneunderlagen som pdf. Du kan också exportera underlaget för att importera till ditt löneprogram. Under Tid & Kvitton - Löneunderlag väljer du vilken period du vill skapa löneunderlag för.

Skriv ut/exportera löneunderlag

Och till slut ska det faktureras...

När det är dags att fakturera era projekt sammanställer du ett fakturaunderlag under Fakturering - Att fakturera. Du väljer för vilken period och om projekten ska samfaktureras. Har du en integration med Visma eEkonomi eller Visma Administration förs underlaget över till ekonomiprogrammet i samband med att du skapar det.

Skapa fakturaunderlag

Vanliga frågor om fakturering