Visma Lön Smart
Kalender
I kalendern kan du löpande under månaden registrera lönehändelser. När det sedan är dags för lönekörning kan du göra justeringar och kompletteringar på de anställdas lönebesked.
För att underlätta arbetet för dig som löneadministratör kan de anställda själva registrera sina tider och avvikelser i Visma Lön Anställd. Du kan sedan importera de anställdas registreringar till lönekörningen i Visma Lön Smart. Läs mer i avsnittet Kom igång om de anställda ska registrera tider och avvikelser och Kom igång om de anställda ska registrera sina utlägg.
Om du arbetar på en byrå och använder Visma Advisor importeras enkelt tidsregistreringarna därifrån.
I kalendern använder du olika snabbval för att registrera lönehändelser. Snabbvalen tar hänsyn till inställningarna i anställningsregistret.
Du tar dig enkelt till anställningsregistret genom att klicka på anställningsnumret i listan till vänster.
Gör så här för att registrera lönehändelser i kalendern:
- Välj Lön Smart - Kalender.
- Markera den anställde i listan.
- Markera vilken eller vilka dagar registreringen gäller i kalendern.
För anställda med schemalagd tid visas tiden enligt arbetsschemat när en dag markeras i kalendern. Om du vill ändra arbetstid för en enskild dag klickar du på . Läs mer i avsnittet Ändra schemalagd dag.
- Välj snabbval för registreringen.
- Ange tid för registreringen under Klockslag, Timmar eller Procent, eller markera Hela dagen om registreringen avser en hel dag.
- Skriv en notering i fältet Kommentar om du vill lägga till en notering för tidsregistreringen. Kommentaren kommer att vara synligt på den anställdes lönebesked och för löneadministratören.
- Klicka på Spara.
Det går inte att använda valet Klockslag för att tidsregistrera för en period, utan valet är endast aktivt när en dag är markerad i kalendern.
Snabbval
Snabbvalet används för att registrera semester för anställda med semestervillkor 10 och 20, samt för att betala ut semesterersättning för säsongs- och extraanställda med semestervillkor 30. De val som visas i snabbvalet beror på vilket semestervillkor den anställde har.
Valet Klockslag används för att registrera frånvaro för en enstaka dag. Enligt lag räknas all semesterledighet i hela dagar, så det går inte att ta ut semester en halv dag.
Valet Timmar används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period. Enligt lag räknas all semesterledighet i hela dagar, så det går inte att ta ut semester en halv dag.
Valet Procent används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period med schemalagd arbetstid.
Här visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden. Vad som visas beror på vilka inställningar som gäller för den anställde, exempelvis om det gäller en arbetare eller tjänsteman och om den anställde har fast månadslön eller timlön.
Valet visas bara för anställda som har semestervillkor 30 - Säsongs-/extraanställd med semesterersättning. Markera rutan om semesterersättning ska betalas ut för säsongs-/extraanställd personal. Om det finns pågående lönekörningar får du välja vilken lönekörning som semesterersättningen ska registreras på.
Markera Semesterersättning tabellskatt om tabellskatt ska beräknas på beloppet. Detta alternativ kan användas om semesterersättningen betalas till extraanställd personal vid varje lönekörning.
Markera Semesterersättning, engångsskatt om engångsskatt ska beräknas på beloppet utifrån procentsatsen under Anställda, fliken Skatt. Engångsskatt ska enligt Skatteverkets regler användas om beloppet betalas ut vid ett enstaka tillfälle samtidigt som vanlig lön.
Markera till och med vilken period beräkningen ska göras.
När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendern och klickar på knappen Ta bort.
Om du har gjort fel i en tidigare utbetald lönekörning kan du göra en korrigering på kommande lönekörning genom att klicka på Korrigera registrering. Knappen visas bara för snabbval som ingår i en klarmarkerad lönekörning. En korrigerad registrering visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.
Snabbvalet används när en anställd är ledig med föräldrapenning eller ledig 10 dagar vid barns födelse.
Valet Klockslag används vid registrering av frånvaro för enstaka dag.
Valet Timmar används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period.
Valet Procent används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period med schemalagd arbetstid.
Anställd som har barn under åtta år har rätt att vara ledig från arbetet. Läs mer om föräldraledighet på forsakringskassan.se.
Du får automatiskt förslag på om frånvaron ska vara semestergrundande eller inte, men inställningen går att ändra.
Om du har markerat Ledig med föräldrapenning kan du välja mellan olika tidstyper för frånvaron. Om du byter tidstyp väljs automatiskt en rätt löneart för frånvaron.
Den förälder som inte är gravid kan få ersättning för 10 dagars ledighet i samband med att barnet föds eller vid adoption. Försäkringskassan betalar ersättning för tio dagar till den anställde. Läs mer om ledighet i samband med barns födelse eller adoption forsakringskassan.se.
Här visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden. Vad som visas beror på vilka inställningar som gäller för den anställde, exempelvis om det gäller en arbetare eller tjänsteman och om den anställde har fast månadslön eller timlön.
När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendern och klickar på knappen Ta bort.
Om du har gjort fel i en tidigare utbetald lönekörning kan du göra en korrigering på kommande lönekörning genom att klicka på Korrigera registrering. Knappen visas bara för snabbval som ingår i en klarmarkerad lönekörning. En korrigerad registrering visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.
Snabbvalet används för att registrera när en anställd varit sjuk.
Valet Klockslag används vid registrering av frånvaro för enstaka dag.
Valet Timmar används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period.
Valet Procent används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period med schemalagd arbetstid.
Rutan kan markeras om den anställde har ansökt om och beviljats särskilt högriskskydd. Anställda med högriskskydd har rätt till sjuklön från första dagen av sjuklöneperioden. Läs mer på forsakringskassan.se.
I dessa fall är rutan markerad och går inte att avmarkera:
- den anställde har haft 10 karensavdrag under de senaste 12 månaderna
- den anställde har börjat arbeta igen efter sin sjukskrivning och insjuknar på nytt inom 5 kalenderdagar
Ange karensperiod i antal timmar. Fältet visas endast för timavlönade med arbetsschema som saknar genomsnittlig veckoarbetstid.
Karensperioden motsvarar 20 procent av den genomsnittliga veckoarbetstiden. Under karensperioden får den anställde ingen timlön för motsvarande timmar.
Här visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden. Vad som visas beror på vilka inställningar som gäller för den anställde, exempelvis om det gäller en arbetare eller tjänsteman och om den anställde har fast månadslön eller timlön.
När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendern och klickar på knappen Ta bort.
Om du har gjort fel i en tidigare utbetald lönekörning kan du göra en korrigering på kommande lönekörning genom att klicka på Korrigera registrering. Knappen visas bara för snabbval som ingår i en klarmarkerad lönekörning. En korrigerad registrering visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.
Snabbvalet används för att registrera frånvaro när en anställd tagit hand om sjukt barn.
Valet Klockslag används vid registrering av frånvaro för enstaka dag.
Valet Timmar används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period.
Valet Procent används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period med schemalagd arbetstid.
Här visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden. Vad som visas beror på vilka inställningar som gäller för den anställde, exempelvis om det gäller en arbetare eller tjänsteman och om den anställde har fast månadslön eller timlön.
När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendern och klickar på knappen Ta bort.
Om du har gjort fel i en tidigare utbetald lönekörning kan du göra en korrigering på kommande lönekörning genom att klicka på Korrigera registrering. Knappen visas bara för snabbval som ingår i en klarmarkerad lönekörning. En korrigerad registrering visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.
Snabbvalet används när en anställd är frånvarande på grund av tjänstledighet eller någon annan ospecificerad frånvaro. Du kan ange om ledigheten är semestergrundande eller ej.
Valet Klockslag används vid registrering av frånvaro för enstaka dag.
Valet Timmar används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period.
Valet Procent används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period med schemalagd arbetstid.
Du får automatiskt förslag på om frånvaron ska vara semestergrundande eller inte, men inställningen går att ändra.
Här visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden. Vad som visas beror på vilka inställningar som gäller för den anställde, exempelvis om det gäller en arbetare eller tjänsteman och om den anställde har fast månadslön eller timlön.
När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendern och klickar på knappen Ta bort.
Om du har gjort fel i en tidigare utbetald lönekörning kan du göra en korrigering på kommande lönekörning genom att klicka på Korrigera registrering. Knappen visas bara för snabbval som ingår i en klarmarkerad lönekörning. En korrigerad registrering visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.
För anställda med ej schemalagd tid används snabbvalet för att registrera den arbetade tiden i klockslag eller timmar. Registreras den arbetade tiden i timmar behöver du även lägga in eventuell OB manuellt.
För anställda med schemalagd arbetstid används snabbvalet bara för att överstyra den automatiskt beräknade OB-tiden som genereras på lönebeskedet utifrån schematiden och inställningar i den anställdes avtal. Denna registrering görs på fliken Timmar.
Anställda med ej schemalagd tid kan registrera den arbetade tiden genom att ange start- och sluttid på fliken Klockslag. Om den anställdes avtal hanterar OB kommer det att beräknas automatiskt.
På fliken Timmar hanteras arbetade timmar för timavlönade och OB för både timavlönade och månadsavlönade.
Anställda med ej schemalagd tid kan manuellt registrera arbetade timmar och OB. Registreras den arbetade tiden i timmar behöver du även lägga in eventuell OB manuellt.
För anställda med schemalagd arbetstid används fliken Timmar om du vill överstyra den schemalagda tiden eller OB-tiden som genererats automatiskt på lönebeskedet.
Om den anställde använder Visma Lön Anställd visas arbetade timmar och OB på fliken Timmar när registreringarna hämtats från tjänsten. Du kan justera registreringarna i Visma Lön Smart.
När du registrerar rast kommer den automatiskt att läggas i mitten av arbetspasset.
Här visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden. Vad som visas beror på vilka inställningar som gäller för den anställde, exempelvis om det gäller en arbetare eller tjänsteman och om den anställde har fast månadslön eller timlön.
Arbetade timmar som registreras med snabbvalet Arbetad tid visas inte under Lönearter som kommer att skapas på lönebeskedet utan läggs in med löneart 1106 - Timlön eller 1101 - Månadslön på lönebeskedet.
När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendern och klickar på knappen Ta bort.
Om du har gjort fel i en tidigare utbetald lönekörning kan du göra en korrigering på kommande lönekörning genom att klicka på Korrigera registrering. Knappen visas bara för snabbval som ingår i en klarmarkerad lönekörning. En korrigerad registrering visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.
När du korrigerar registrering med snabbvalet Arbetad tid justeras enbart OB-tid. Den arbetade tiden behöver du manuellt korrigera på löneart 1106 - Timlön eller 1101 - Månadslön på kommande lönebesked.
Snabbvalet används för att registrera arbetstid som överstiger ordinarie arbetstid. Övertiden kan sparas som komp eller betalas ut i pengar.
Valet Klockslag används vid registrering av frånvaro för enstaka dag.
Valet Timmar används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period.
Valet Procent används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period med schemalagd arbetstid.
Visas bara när Klockslag är valt.
Här anger du antal övertidstimmar för lägsta övertidsersättningen. Fältet visas bara när Timmar är valt.
Här anger du antal övertidstimmar för övertidsersättningen för nivån över Övertid 1. Fältet visas bara när Timmar är valt.
Här anger du antal övertidstimmar för högsta övertidsersättning. Fältet visas bara när Timmar är valt.
Här visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden. Vad som visas beror på vilka inställningar som gäller för den anställde, exempelvis om det gäller en arbetare eller tjänsteman och om den anställde har fast månadslön eller timlön.
När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendern och klickar på knappen Ta bort.
Om du har gjort fel i en tidigare utbetald lönekörning kan du göra en korrigering på kommande lönekörning genom att klicka på Korrigera registrering. Knappen visas bara för snabbval som ingår i en klarmarkerad lönekörning. En korrigerad registrering visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.
Snabbvalet används för att ta ut inarbetad komptid eller avsättning som har gjorts till arbetstidsförkortning eller arbetstidskonto. Den inarbetade tiden kan tas ut i pengar eller i ledig tid.
Valet Klockslag används vid registrering av frånvaro för enstaka dag.
Valet Timmar används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period.
Valet Procent används för att registrera frånvaro för en enstaka dag eller för en period med schemalagd arbetstid.
Här ser du den ordinarie arbetstiden enligt arbetsschema.
Här väljer du om uttag ska göras från tidbanken för komptid eller arbetstidsförkortning/arbetstidskonto.
Markera i pengar och ange antal timmar som den anställde vill ta ut i pengar istället för att ta ut de inarbetade timmarna som ledighet. Saldot i tidbanken kommer att minska med motsvarande antal timmar.
Markera i ledig tid och ange antal timmar ska dras från tidbanken. Saldot i tidbanken kommer att minska med motsvarande antal timmar.
Skriv in antal timmar och minuter som ska tas ut i ledig tid eller omvandlas till pengar att betala ut.
Här visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden. Vad som visas beror på vilka inställningar som gäller för den anställde, exempelvis om det gäller en arbetare eller tjänsteman och om den anställde har fast månadslön eller timlön.
När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendern och klickar på knappen Ta bort.
Om du har gjort fel i en tidigare utbetald lönekörning kan du göra en korrigering på kommande lönekörning genom att klicka på Korrigera registrering. Knappen visas bara för snabbval som ingår i en klarmarkerad lönekörning. En korrigerad registrering visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.
Snabbvalet används för att registrera kostnadsersättning, milersättning, restidsersättning, traktamente, kostavdrag, kostförmån och utlägg.
Markera Specificera ingående moms på utlägg under Inställningar - Löneinställningar, fliken Bokföring om ingående moms ska specificeras. Kolumnen Varav moms visas då under respektive utlägg i snabbvalet Resor, kost och utlägg. Ingående moms bokförs på konto 2641 - Ingående moms via lönearten 1235 - Moms ingående.
När du markerar Kostnadsersättning visas de lönearter som används för att registrera utbetalning av kostnadsersättningar. När du skriver in ett belopp för kostnadsersättningen, läggs löneart och belopp in under Lönearter som kommer att skapas på lönebeskedet.
När du markerar Mil- och restidsersättning visas de lönearter som används för att registrera utbetalning av mil- och restidsersättning. När du skriver in antal kilometer eller timmar, läggs löneart och belopp in under Lönearter som kommer att skapas på lönebeskedet.
När du markerar Traktamente visas de lönearter som används för att registrera utbetalning av traktamenten. När du skriver in antal läggs á-pris och belopp in automatiskt. Uppgifterna läggs även in under Lönearter som kommer att skapas på lönebeskedet. I avsnittet Vilka typer av traktamenten finns i Visma Lön Smart? kan du läsa om vilka typer av traktamenten det finns.
När du markerar Kostavdrag/förmån visas de lönearter som används för att registrera utbetalning av kostavdrag/förmåner. När du skriver in antal läggs á-pris och belopp in automatiskt. Uppgifterna läggs även in under Lönearter som kommer att skapas på lönebeskedet.
Här visas vilka lönearter som kommer att skapas på lönebeskeden när du skapar en lönekörning för den aktuella perioden. Vad som visas beror på vilka inställningar som gäller för den anställde, exempelvis om det gäller en arbetare eller tjänsteman och om den anställde har fast månadslön eller timlön.
När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendern och klickar på knappen Ta bort.
Om du har gjort fel i en tidigare utbetald lönekörning kan du göra en korrigering på kommande lönekörning genom att klicka på Korrigera registrering. Knappen visas bara för snabbval som ingår i en klarmarkerad lönekörning. En korrigerad registrering visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.
Snabbvalet används för att registrera olika typer av ersättningar, avdrag och förmåner.
Här kan du utifrån kategori filtrera vad som ska visas i listan under Löneart. Välj sedan aktuell löneart och ange antal och á-pris.
När du vill ta bort registrering som har gjorts med ett snabbval markerar den aktuella registreringen i kalendern och klickar på knappen Ta bort.
Om du har gjort fel i en tidigare utbetald lönekörning kan du göra en korrigering på kommande lönekörning genom att klicka på Korrigera registrering. Knappen visas bara för snabbval som ingår i en klarmarkerad lönekörning. En korrigerad registrering visas med omvänt tecken på nästa lönekörning. Läs mer i avsnittet Ändra felaktig registrering från tidigare lönekörning.
Relaterade avsnitt
Registrera och komplettera lönehändelser på lönebesked