Medlemmar/Kunder, fliken Grunduppgifter

Här har du möjlighet att skriva in uppgifter och anteckningar som berör din medlem/kund. Du kan använda upp till 1000 tecken.

När du väljer Försäljning - Fakturor kan du enkelt läsa de anteckningar som finns på dina medlemmar/kunder. Anteckningarna visas i en sidopanel till höger i arbetsbilden. Om du har gjort en anteckning på en medlem/kund visas det med en gul markering vid medlemmens/kundens namn i sidopanelen. När du drar muspekaren över namnet öppnas sidopanelen och du kan läsa anteckningen. Du kan se anteckningar för dina medlemmar/kunder i sidopanelen både i listläget och kortläget.

Följande fält används om leveransadressen inte är samma som medlemmens/kundens fakturaadress. Du kan lägga upp flera avvikande leveransadresser på medlemmen/kunden. Genom att fälla ner listknappen kan du välja adress, lägga upp ny eller ändra befintliga uppgifter.

På den här raden kan du skriva besöksadressen. Du kan använda upp till 35 tecken. Blanksteg räknas också som tecken.

I den här kolumnen visas kundens efternamn eller eventuellt företagsnamn.

Här anger du kundens e-post adress. Du kan använda upp till 70 tecken.

Du kan skriva in faxnumret precis som du själv önskar, med blanksteg, bindestreck eller snedstreck. Du kan använda upp till 20 tecken.

I den här kolumnen visas kundens förnamn.

Här skriver du in kundens GLN. Detta nummer används bland annat för identifiering av avsändare och mottagare m m i samband med transport av gods.

Läs mer om GLN i avsnittet Vad betyder ID, GLN-nummer, tjänsteleverantör/VAN-operatör, format och Peppol ID?.

Här markerar du om kontakten godkänner reklam via e-post.

Här markerar du om kontakten godkänner reklam via sms. Detta för att vara säker på att inte skicka ut reklam till någon som har undanbett sig detta.

En medlem/kund som markeras som inaktiv finns kvar i registret men syns inte i plocklistan för kunder på fakturor eller avtal. Avmarkera rutan för att aktivera kunden igen. Det går också inaktivera/aktivera kunden med funktionen Massuppdatera.

Här skriver du in ett kundnummer du väljer själv. Kundnumret kan vara upp till 16 tecken och innehålla både siffror och bokstäver. Blanksteg räknas också som tecken. Kundnummer och medlemsnummer ingår i samma nummerserie.

I och med att du kan använda både siffror och bokstäver så sorteras kunderna i alfanumerisk ordning, t ex 1, 11, 2, 20, 21, 3, 4, A1, A11, B1, B11. Tänk på att sorteringen av kunderna och medlemmarna blir bäst om du använder samma antal tecken på dina kund- och medlemsnummer.

Här lägger du in landskoden genom att klicka på listknappen och välja i den lista som visas. När landskoden är inlagd visas landets namn i det högra fältet.

Har du angett att kunden är en exportkund kommer landet att skrivas ut på fakturan tillsammans med adressuppgifterna. Du anger att kunden är en exportkund genom att markera Export på fliken Fler uppgifter i kundregistret. För exportkunder blir det ingen moms på fakturorna och du kan inte heller arbeta med priser inklusive moms för en sådan kund.

Vill du att landet ska skrivas ut även för de som inte är exportkunder behöver du, via malleditorn, göra en ändring i fakturamallen. Du tar då bort villkoret %Export på de fält som skriver ut land (t ex Kundens land (i Ruta-kundens fakturaadress) samt Land (i Ruta-adress). I filmen Grundinställningar i malleditorn ser du hur du arbetar med malleditorn.

En markering i rutan innebär att kunden är medlem och ska visas i medlemsregistret. Markeringen innebär också att medlemmen kommer med vid utskrift av listan Inbetalda medlemsavgifter, när betalningen är registrerad. Tas markeringen bort visas inte kunden i medlemsregistret eller på listan för inbetalda medlemsavgifter.

Det här är ett sätt att skilja mellan olika typer av kunder. Om du inte kommer ihåg vilka kundkategorier du har inlagda kan du titta på listan genom att klicka med musen på listknappen eller trycka på Alt+Pil ned. Där kan du också välja att lägga upp en ny eller ändra en befintlig kundkategori. Du får plats med 4 tecken.

Här kan du skriva in mobilnummer till referensen. Har du plockat referensen från kontaktregistret kan du inte ändra mobilnumret här utan du får gå in på kontakten och göra det.

Här skriver du in kundens namn. Namnet kan vara upp till 50 tecken långt. Du kan använda vilka tecken som helst. Blanksteg räknas också som tecken.

Här kan du skriva in medlemmens/kundens organisationsnummer. Det finns plats för 14 tecken.

Här skriver du in postadressen. Du kan använda upp till 35 tecken. Blanksteg räknas också som tecken.

Detta fält kan du använda om inte hela adressen får plats i fältet Postadr eller om du vill dela upp adressen på två rader. Du kan använda upp till 35 tecken. Blanksteg räknas som tecken.

Först skriver du in postnumret och trycker på Enter-tangenten. Skriver du in ett svenskt postnummer ska du inte använda något mellanslag i numret. Du kan använda upp till 12 tecken. Därefter skriver du in ort. Där kan du använda 24 tecken.

Du kan lägga upp flera kontaktpersoner på en medlem/kund. Genom att fälla ner listknappen kan du välja referens, lägga upp ny eller ändra befintliga uppgifter. Du kan använda upp till 25 tecken.

I fältet Referenskod kan du ange den elektroniska referens som vissa mottagare kräver för att du ska kunna skicka e-fakturor till dem.

Vanligtvis består den elektroniska referensen av en kod som identifierar en person, avdelning eller liknande.

Du kan skriva in telefonnumret precis som du själv önskar, med blanksteg, bindestreck eller snedstreck. Du kan använda upp till 20 tecken.

Om kunden har ytterligare ett telefonnummer du vill ha registrerat skriver du in det här. Du kan använda upp till 20 tecken.

Här finns plats för ett telefonnummer till, exempelvis kundens mobiltelefonnummer. Du kan använda upp till 20 tecken.

Med de regler som gäller måste du, för att kunna fakturera kunder i andra EU-länder som exportkunder, ange kundens VAT-nummer (EUs momsregistreringsnummer) här. Detta nummer måste synas på fakturan. Din företags VAT-nr måste också synas på fakturan. Det lägger du in i föreningsinställningarna. Om kundens VAT-nr saknas på fakturan måste du använda svenska momsregler.