Digitala fakturor och dokument, företagsinställningar

Här klickar du för att ange/visa den adress som dina leverantörer ska använda när de skickar fakturor till dig. Adressen går till en inläsningscentral där fakturan tolkas, innan den skickas vidare till ditt program som en e-faktura. Du kan ange adress både för pappersfaktura och pdf-faktura.

Den nya adressen går att börja använda ett dygn efter att du har angett den.

Adressen ska endast användas för debet- och kreditfakturor. Betalningspåminnelser och andra dokument ska leverantören fortfarande skicka till din ordinarie adress. Det är viktigt att du informerar din leverantör om detta. Skulle din leverantör skicka andra dokument än fakturor innebär det en kostnad för dig. Tolkade dokument som inte är fakturor (t ex betalningspåminnelser, avtal) kostar 19 kr/st. Dessa skickas till den e-postadress som finns i fältet E-post vid kontakt. Andra typer av försändelser (t ex biljetter, kreditkort) skickas till dig från scanningcentralen och kostar 89 kr/st + porto.

Läs mer i avsnittet Ta emot e-dokument.

Här anger du den e-postadress som ska användas om vi behöver komma i kontakt med dig.

Är det första gången du lägger in din e-post adress eller första gången du ska hantera e-dokument öppnas en dialogruta där du får ange e-postadressen och samtidigt godkänna villkoren för Digitala fakturor och dokument.

Har du aktiverat att Ta emot pdf-/pappersfakturor som e-fakturor och dina leverantörer skickar andra dokument än fakturor är det till denna e-postadress dessa dokument skickas.

När du klickar på knappen Fler inställningar kan du göra ytterligare inställningar.

En markering i rutan Kontrollera vid nytt dokument om kunden /leverantören kan ta emot/skicka e-dokument innebär att du får information om din kund/leverantör kan ta emot/skicka e-fakturor. Detta visas i en informationslist ovanför arbetsfönstret när du till exempel registrerar en leverantörsfaktura till en leverantör som vill skicka e-fakturor till dig.

En markering i rutan Visa påminnelse om tjänsten (visas var 45:e dag) innebär att du kommer att få en påminnelse var 45:e dag om att du kan ta emot e-fakturor. Påminnelsen visas när du väljer att skapa en ny leverantörsfaktura.

En markering i rutan Bifoga faktura som pdf vid e-faktura innebär att när du skickar en e-faktura till din kund så bifogas det även en pdf-fil av fakturan. I vissa fall kan det vara så att pdf-filen inte når mottagaren och det beror på att den operatör mottagaren använder för att ta emot e-fakturor inte hanterar att läsa in pdf-filen.

Här klickar du för att visa ditt Peppol ID. Du måste vara mottagare av e-dokument för att ha ett Peppol ID och för att kunna klicka på knappen Hämta ID.

Det kan ta ett tag innan du kan hämta ditt Peppol ID efter att du har markerat dig som mottagare av e-dokument. Visas inget ID kan du försöka hämta det vid ett senare tillfälle. Även om Peppol ID:t inte visas så fungerar det att ta emot e-fakturor.

Här visas det id-nummer du har hos din tjänsteleverantör. Fältet InExchange ID används för att identifiera ditt företag som avsändare och mottagare av e-dokument.

Denna uppgift kan du behöva ge till din leverantör/kund om de inte har möjlighet att söka efter dina uppgifter via någon tjänsteleverantör. Din leverantör/kund behöver ange dessa uppgifter i sitt system för att kunna skicka dokument till dig.

Här visas ditt Peppol ID.

För att ha ett Peppol ID måste du vara mottagare av e-dokument, det vill säga fältet Ta emot e-faktura måste vara markerat. För att Peppol ID:t ska visas klickar du på knappen Hämta ID. Det kan ta ett tag innan du kan hämta ditt Peppol ID efter att du har markerat dig som mottagare av e-dokument. Visas inget ID kan du försöka hämta det vid ett senare tillfälle. Även om Peppol ID:t inte visas så fungerar det att ta emot e-fakturor.

Peppol ID är en slags identifiering av den som är ansluten till Peppol och varje mottagare har sitt eget Peppol ID. Ett Peppol ID består av två delar, ett prefix (till exempel 0007) som bestämmer vad den sista delen i id:t är för typ av data.

Exempel:

0007:XXXXXXXXXX (svenskt organisationsnummer)

0088: YYYYYYYYYYYYY (GLN nummer)

Skickar du e-dokument behöver du inte tänka på din mottagares Peppol ID. Det sköter tjänsten automatiskt.

Den här rutan markerar du om du vill att alla dina fakturor ska skickas som e-dokument. Det vill säga att när du skickar en faktura skickas den elektroniskt från ditt program och Visma levererar den vidare till kunden, enligt det utskriftsval som är anget. På så vis behöver du inte längre skriva ut, frankera och posta dina fakturor, allt detta sköter Visma åt dig. När du markerar här blir motsvarande ruta markerad under fliken Till privatpersoner.

Markeringen innebär att de enda utskriftsvalen som blir tillgängliga i kundregistret är Brev, E-faktura, E-post. Vill du använda något av utskriftsvalen Skrivare, Lokal e-post eller Pdf kommer du åt dessa när du skapar din faktura.

Markeringen innebär också att du får möjlighet att söka igenom hela ditt kundregister för att se om du har några kunder som vill ta emot e-faktura. När sökningen är genomförd visas en lista där du själv får välja vilka du vill skicka till. Utskriftsvalet för dessa kunder kommer då att ändras till E-faktura. Den här sökningen kan du sedan göra löpande genom att använda kommandot Sök mottagare e-faktura.

Om du markerar rutan kommer utskriftsvalen på dina kunder att ändras enligt följande:

• Utskriftsvalet Lokal e-post ändras till E-post.

• Utskriftsvalet Skrivare ändras till Brev.

• Utskriftsvalet Pdf ändras till Brev.

Redan skapade, ej skickade dokument påverkas inte av denna inställning.

Se prislista för att skicka e-dokument.

Markera rutan om du vill ta emot leverantörsfakturor som e-fakturor. När du markerar här gör du det möjligt för dina leverantörer att skicka sina fakturor från sitt ekonomiprogram direkt till ditt program. Leverantörerna kan behöva information om i vilket format och till vilken tjänsteleverantör e-fakturan ska skickas. Du kan då meddela dem att den ska skickas i formatet Svefaktura till tjänsteleverantören InExchange.

Läs mer i avsnittet Ta emot e-dokument.

Markera den här rutan om du vill ta emot dina leverantörsfakturor som e-fakturor, även om dina leverantörer skickar sina fakturor som pdf eller pappersfaktura. Dina leverantörer skickar då fakturorna till en scanningcentral där de omvandlas till e-fakturor som du sedan kan läsa in i ditt program. På så sätt slipper du den manuella registreringen av leverantörsfakturor helt och hållet. Dessutom arkiveras dina fakturor i programmet istället för i pärmar på kontoret. Det bifogas alltid en pdf tillsammans med e-fakturan så att du har möjlighet att titta på fakturan i sin helhet.

Kostnaden för att omvandla en pdf-faktura till e-faktura är 8 kr/st. Kostnaden för att omvandla en pappersfaktura till e-faktura är 25 kr/st.

När du har markerat det här valet kommer det att genereras två nya adresser som du ska förmedla till dina leverantörer, en adress till de som skickar pappersfakturor och en adress till de som skickar pdf-fakturor. Leverantörerna ska sedan använda dessa adresser när de skickar fakturor till dig. De nya adresserna går att börja använda ett dygn efter att du har markerat valet.

Adresserna ska endast användas för fakturor. Betalningspåminnelser och andra dokument ska leverantören fortfarande skicka till din ordinarie adress. Det är viktigt att du informerar din leverantör om detta. Skulle din leverantör skicka andra dokument än fakturor innebär det en kostnad för dig. Tolkade dokument som inte är fakturor (t ex betalningspåminnelser, avtal) kostar 19 kr/st. Dessa skickas till den e-postadress som finns i fältet E-post vid kontakt. Andra typer av försändelser (t ex biljetter, kreditkort) skickas till dig från scanningcentralen och kostar 89 kr/st + porto.

Ett alternativ till om du inte vill förmedla de nya fakturaadresserna är att du själv scannar/vidarebefordrar dina leverantörsfakturor till den nya e-postadressen.

Du måste markera Ta emot e-fakturor för att kunna markera det här valet.

Läs mer i avsnittet Ta emot e-dokument.