Skicka dokument som e-faktura, brev eller e-post

För att programmet ska känna av om din kund vill ta emot e-faktura måste kundens organisationsnummer, alternativt personnummer eller e-post för privatpersoner, vara inlagt i kundregistret på fliken Grunduppgifter. Genom kommandot Sök mottagare e-faktura kan du enkelt söka efter de kunder i ditt kundregister som vill ta emot e-faktura från dig. Vill du enkelt se vilka kunder som saknar organisationsnummer eller personnummer/e-post väljer du in kolumnerna Organisationsnr respektive E-post i listläget för Kunder. Läs mer i Kolumninställningar.

Gör så här:

1. Välj Försäljning - Kundfakturor.
2. Klicka på knappen Ny.
3. Hämta upp kunden med hjälp av listknappen bredvid Kundnr.

Kunden vill ta emot e-faktura

Om du får information om att kunden vill ta emot e-faktura innebär det att du kan gå vidare och skicka e-faktura till den här kunden.

Gör så här:

4. Klicka på knappen Visa i informationslisten.
5. Markera din kund i listan och klicka på Välj markerad.

Nu har du valt att skicka e-fakturor till den här kunden. Under Utskriftsval nere till höger i arbetsbilden har utskriftsvalet ändrats till E-faktura. Detta innebär att fakturan kommer att skickas som en e-faktura direkt till kundens ekonomiprogram. Även kommande fakturor till kunden kommer att skickas med detta utskriftsval.

6. Fortsätt att registrera din faktura till kunden. Läs mer i avsnittet Skapa kundfaktura. Om din kund kräver en specifik beställarreferens anger du den i fältet Referenskod.

Vill du bifoga dokument/bilagor till din e-faktura gör du det på fliken Kunduppgifter vid fältet Bilaga. Det är endast filer i pdf-format som går att bifoga som bilaga.

7. När fakturan är klar väljer du Skicka - Aktuell faktura om det bara är en faktura som ska skickas. Ska du skicka flera fakturor väljer du Skicka - Fakturor. Du kommer då till programdelen Fakturahantering där du markerar vilka fakturor du vill skicka och klickar på kommandot Skicka.
   

Är det första gången du ska skicka en e-faktura behöver du läsa och godkänna villkoren för tjänsten för att komma vidare.

Kunden har möjlighet att ta emot e-faktura

Om du får information om att kunden har möjlighet att ta emot e-fakturor innebär det att de inte ännu har angett att de vill ta emot e-fakturor i sitt ekonomiprogram. Du kan då skicka en förfrågan till dem om ni tillsammans ska börja arbeta med e-fakturor.

Gör så här:

4. Klicka på knappen Skicka förfrågan.
5. Klicka på Ja

Nu skapas ett e-postmeddelande till kunden. Mejladressen hämtas från ditt kundregister och meddelandetexten är förifylld. Du kan ändra e-postadressen och den förifyllda texten om du vill.

För att kunna ta emot e-fakturor från dig måste din kund göra inställningar för det i sitt ekonomiprogram. När kunden har gjort detta kommer det att synas nästa gång du fakturerar kunden. Då kommer det istället att stå Kunden vill ta emot e-faktura i informationslisten ovanför arbetsbilden. Läs hur du går vidare under Kunden vill ta emot e-faktura.

Fram tills att kunden kan ta emot e-fakturor har du ändå möjlighet att skicka e-dokument till kunden. Det gör du genom att välja utskriftsvalet Brev (utskrift på papper och leverans med vanlig post) eller E-post (e-post med bifogad pdf-fil). När fakturan skickas, enligt det utskriftsalternativ du har valt, används den fakturamall du har angett i företagsinställningarna.

Om du har kunder som inte kan ta emot e-fakturor kan du ändå ta hjälp av Visma Spcs för att leverera dina fakturor till kunden.

När du väljer något av utskriftsvalen Brev eller E-post innebär det att när fakturan skickas tar Visma Spcs hand om den och levererar den till kunden enligt det val du har gjort. Utskriftsvalen anger du antingen på kunden i kundregistret eller direkt på fakturan.

• Brev innebär att Visma Spcs skriver ut fakturan, som sedan levereras med vanlig post till kunden. På så vis behöver du inte längre skriva ut, frankera och posta dina fakturor.
• E-post innebär att fakturan skickas till kunden som en bifogad pdf i ett e-postmeddelande.

Vill du att Visma Spcs ska ta hand om alla dina fakturor och leverera dem på det sätt du har angett markerar du Skicka alla fakturor som e-dokument under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument.

Om du markerar rutan kommer utskriftsvalen på dina kunder att ändras enligt följande:

• Utskriftsvalet Lokal e-post ändras till E-post.

• Utskriftsvalet Skrivare ändras till Brev.

• Utskriftsvalet Pdf ändras till Brev.

Markeringen innebär också att du får möjlighet att söka igenom hela ditt kundregister för att se om du har några kunder som vill ta emot e-faktura från dig. När sökningen är genomförd visas en lista där du själv får välja vilka du vill skicka till. Utskriftsvalet för dessa kunder kommer då att ändras till E-faktura. Den här sökningen kan du göra löpande genom att använda kommandot Sök mottagare e-faktura.