Visma Fakturering

Läs in underlag

I programdelen Inläsning underlag visas de underlag som du kan läsa in och som har skickats till dig via Visma Scanner eller som e-faktura från dina leverantörer.

För att kunna ta emot och läsa in e-fakturor behöver du markera Ta emot e-fakturor under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument.

För att det ska göras en kontroll på om det finns underlag från Visma Scanner att läsa in, krävs det att du har markerat Kontrollera om det finns scannade underlag att läsa in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Visma Scanner.

Innan du läser in underlagen bör du gå igenom dem och kontrollera så att alla uppgifter är korrekta. Underlagets olika statusar hjälper dig i arbetet med detta. Grön status (OK) är färdigkonterad och klar och går att läsa in direkt. Gul status (Varning) behöver åtgärdas, men är inget hinder för att läsa in underlaget. Röd status (Fel) måste åtgärdas innan inläsning.

När du klickar på Läs in markerade underlag så skapas leverantörsfakturor av dina markerade underlag.

Gör så här:

Välj Inköp - Inläsning underlag.

Nya underlag läses in och listan uppdateras. Du kan också löpande upppdatera listan genom att använda kommandot Hämta nya underlag.

Hur du går vidare beror på vilken typ av underlag det är. Välj underlagstyp nedan:

Scannad faktura

Ställ dig på raden för underlaget.
Kontrollera om det är några uppgifter som ska kompletteras. Om du behöver välja vilken leverantör du ska koppla underlaget till gör du det i kolumnen Leverantörsnummer eller Leverantörsnamn.

Om du inte har något organisationsnummer inlagt på leverantören kan underlaget inte kopplas automatiskt. I dessa fall får du en fråga om du vill att organisationsnumret som finns på underlaget ska läggas till på leverantören, så att den automatiska kopplingen fungerar nästa gång.

Vill du lägga upp en helt ny leverantör i samband med att du kopplar ett underlag, gör du det genom att använda kommandot Skapa leverantör.

Kontrollera fakturadatumet.
Åtgärda eventuella statusar. Vad som behöver åtgärdas visas ovanför den nedre tabellen.

Ett underlag kan ha flera olika statusar som behöver åtgärdas. Du kan klicka på Visa alla statusar för att se en lista över det som behöver göras.

Tänk på att du inte automatiskt får med Bankgiro- och PlusGironummer på fakturor som är scannade. När fakturan är inläst och skapad behöver du därför själv komplettera med korrekt Bankgiro- eller PlusGironummer på leverantörsfakturan, fliken Betalningar.

E-faktura

Ställ dig på raden för underlaget.

Underlaget kopplas automatiskt till en leverantör om organisationsnumret finns angivet på leverantören.

Kontrollera om det är några uppgifter som ska kompletteras. Om du behöver välja vilken leverantör du ska koppla underlaget till gör du det i kolumnen Leverantörsnummer eller Leverantörsnamn.

Behöver du lägga upp en helt ny leverantör gör du det genom att använda kommandot Skapa leverantör.

Åtgärda eventuella statusar. Vad som behöver åtgärdas visas ovanför den nedre tabellen.

Ett underlag kan ha flera olika statusar som behöver åtgärdas. Du kan klicka på Visa alla statusar för att se en lista över det som behöver göras.

Om fakturan du läser in innehåller en referens blir det den personen som placeras i fältet Attest på leverantörsfakturan. Detta gäller under förutsättning att du inte har fyllt i något i fältet För attest under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp eller i fältet Attest på leverantören.

Om leverantörsfakturan du ska läsa in innehåller artiklar som du vill lägga till i ditt artikelregister, måste du lägga upp dem i artikelregistret innan du läser in fakturan.

Tänk på att lägga till leverantören och leverantörens artikelnummer på fliken Inköp i artikelregistret. Detta för att korrekt inleverans ska kunna göras.

När du har gått igenom dina underlag och åtgärdat alla statusar är det dags att läsa in underlagen.

Vill du ta bort ett underlag från listan markerar du underlaget och klickar på ikonen Radera. Om du raderar en e-faktura av misstag är det svårt att få tillbaka den, så var noga med att kontrollera att du raderar rätt faktura. Om du raderar ett underlag som är scannat så försvinner även bilden från appen Visma Scanner.

Markera de underlag du vill läsa in i kolumnen Markering i den övre tabellen.

Klicka på Läs in markerade underlag.

Underlagen läses in och leverantörsfakturor skapas. Du hittar sedan dessa under Inköp - Leverantörsfakturor.

Om en e-faktura är inläst ser du det i kolumnen Inläst dokument i listläget för Leverantörsfakturor. Själva underlaget hittar du under fliken Spårning.

För scannade underlag visas knappen Visa underlag längst ner till höger i kortläget för Leverantörsfakturor.