Skriv ut och skicka dokument
I Visma Administration 2000 har du möjlighet att välja om du vill skicka ett dokument i taget eller flera dokument samtidigt.
Aktuellt dokument
I programdelarna Kundfakturor, Order, Offerter och Beställningar kan du välja att skicka aktuellt dokument, det vill säga det som är markerat i listläget eller det dokument som visas på bildskärmen. Du kan skicka aktuellt dokument antingen genom att klicka på ikonen för kommandot Skicka, klicka på pilen under ikonen och välja till exempel Aktuell faktura eller Aktuell order eller välja kortkommandot Ctrl+P (eller Ctrl+I).
När du skickar dokument som till exempel offert, order och faktura är det utskriftsval som du har valt på kunden i kundregistret förvalt i fältet Utskriftsval. Du kan ändra utskriftsvalet i utskriftsdialogen om du vill. För fakturor kan du ändra utskriftsval direkt i listläget för Fakturahantering.
Läs mer om respektive dokument i avsnitten Fakturor, utskrift, Ordererkännanden, utskrift,Följesedlar, utskrift , Offerter, utskrift, Beställningar, utskrift.
Flera dokument samtidigt
Om du vill skicka flera fakturor samtidigt gör du det enklast via programdelen Fakturahantering som du hittar under Försäljning. Du kan också nå Fakturahantering när du arbetar med dina fakturor i programdelen Kundfakturor. Där klickar du på pilen under kommandot Skicka och väljer Fakturor. I programdelen Fakturahantering visas alla fakturor som ännu inte är levererade till kund. Du markerar de fakturor du vill skicka och klickar därefter på kommandot Skicka fakturor. Läs mer i avsnittet Fakturahantering, listläge.
Kommandot Skicka finns även i programdelarna Order, Offerter och Beställningar. Klickar du på pilen under själva kommandot finns valen Ordererkännanden/Följesedlar, Offerter och Beställningar. Dessa leder dig till en dialogruta där du kan ange vilka dokument du vill skicka.
Om du vill skriva ut skickade fakturor i efterhand kan du göra det under menyvalet Utskrifter - Offert Order Faktura - Skickade fakturor. Det är enbart skickade fakturor, d v s sådana fakturor som har en markering vid Skickad - Faktura, som tas med i den här utskriften.
Skriva ut redan skickade dokument
Om du vill skriva ut skickade fakturor i efterhand kan du göra det via utskriften Skickade fakturor, utskrift som du hittar under Utskrifter - Offert Order Faktura - Skickade fakturor. Det är enbart skickade fakturor, d v s sådana fakturor som har en markering vid Skickad - Faktura, som tas med i den här utskriften.
Fältförklaringar
Förhandsgranska
När du valt Förhandsgranska visas fönstret Förhandsgranska. Här kan du välja att skriva ut, söka i utskriften, förstora/förminska utskriften på bildskärmen eller gå till en specifik sida i utskriften.
När du väljer att skriva ut från fönstret Förhandsgranska skrivs dokumenten ut enligt de inställningar du har gjort på kunden eller dokumentet. Ett dokument som skrivs ut via Förhandsgranska blir markerat som skickat.
Förstoring
Om du vill se din bildskärmsutskrift i olika förstoring klickar du på knappen Förstoring.
Du kan visa med dynamisk skala, med eller utan minimumförstoring och du kan välja att alltid visa med fast förstoring. Du kan både skriva in värden som är större och mindre än 100%.
Om du väljer Anpassa skala efter fönster, anpassas visningen alltid efter fönstrets storlek, hur litet fönstret än är. För att utskriften inte ska bli helt oläslig kan du skriva in en minimiförstoring. Då blir skalan för visningen aldrig bli mindre än det du skriver in.
Om du väljer Egen skala visas alltid bildskärmsutskriften med samma storlek, oavsett hur stort eller litet fönstret är. Du måste också ange den skala du vill använda.
När du tittat klart på utskriften klickar du på knappen Stäng.
Gå till sida
Om du vill gå till en speciell sida i utskriften väljer du knappen Gå till sida. Här skriver du in den sida du vill titta på.
Sök/Sök framåt/Sök bakåt
Om det är något speciellt i utskriften du vill titta på, exempelvis ett särskilt konto eller ett visst datum, kan du söka efter det genom att klicka på knappen Sök. I dialogen som visas skriver du in vad du vill söka efter. Det kan vara hela eller delar av konton, benämningar, datum eller belopp. Du måste skriva exakt det du söker. Om du exempelvis söker datum så måste du ange dem på exakt samma sätt som de skrivs i listan. När du har skrivit in något att söka och programmet har hittat den första positionen som överensstämmer med sökbegreppet kan du söka framåt (mot slutet i utskriften) via Sök framåt eller bakåt (mot början i utskriften) via Sök bakåt.
Inställningar
När du klickar på knappen Inställningar visas en dialogruta där du kan kan göra inställningar för din skrivare och även göra justeringar för dina dokument och egna kopior. Här visas också vilken skrivare som är vald.
Antal egna kopior
Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mallar, fliken Dokumentmallar kan du ange hur många kopior av dokumenten som du vill skriva ut för eget bruk. Det antal du har valt i företagsinställningarna är det antal som gäller så länge du inte anger ett annat värde här.
Om du justerar antalet egna kopior här gäller det bara den utskrift du gör just nu. Om du vill göra en permanent ändring går du in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mallar, fliken Dokumentmallar.
Justering vänster/Justering topp
Här kan du göra justeringar så att din utskrift ser korrekt ut på pappret. Du anger justeringarna i millimeter och kan ange både positiva och negativa värden. Justeringarna här gäller bara den utskrift du gör just nu. Om du vill göra en permanent ändring går du in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mallar, fliken Dokumentmallar.
Skrivarinställningar
När du väljer Skrivarinställningar kan du välja vilken skrivare du vill använda för den aktuella utskriften. Om du alltid vill använda dig av en viss skrivare för en viss dokumenttyp gör du inställningar för det under Arkiv - Inställningar - Skrivarinställningar. Läs mer i avsnittet Skrivarinställningar.
Skicka
När du klickar på knappen Skicka kommer dokumentet att skickas enligt det utskriftsval som är angett.
Har du valt något av utskriftsvalen Brev, E-faktura, E-post eller Kivra skickar Visma vidare dokumentet till din kund enligt det utskriftsval du har gjort.
Relaterade avsnitt
Sökord: Direktutskrift, Skriv ut, Skicka
