Checklista när du byter till Visma eEkonomi - som redovisningsbyrå

Vi byter ut eEkonomi Converter till vårt nya överföringsprogram Visma Spcs Flytthjälp! På den här sidan har vi samlat allt du behöver för att flytten ska gå så smidigt som möjligt.

När du bjudit in din kund till ett samarbete i Visma eEkonomi kan du enkelt föra över dina uppgifter från Visma Administration 2000 till Visma eEkonomi. Innan själva överföringen görs ska du gå igenom Checklista inför programbyte och när uppgifterna är överförda går du igenom Checklista efter programbyte.

Står du inför en större omställning och ska flytta många klienter från Visma Administration 2000 kan du kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa dig på bästa sätt. Ring oss på 0470-70 61 60.

Checklista inför programbyte

Innan uppgifterna förs över ska du gå igenom checklistan nedan. Gör du det kommer programbytet att gå smidigt och lätt!

Uppgifter som kommer föras över

  • Företagsuppgifter

  • Kundregister

  • Kundgrupper

  • Leverantörsregsiter

  • Artikelregister

  • Artikelgrupper

  • Enheter

  • Prislistor*

  • Obetalda kundfakturor

 

  • Obetalda leverantörsfakturor

  • Bokföringsår**

  • Verifikationer

  • Ingående balans

  • Resultatenheter/projekt

  • Leveransvillkor

  • Leveranssätt

  • Betalningsvillkor

* Har du Visma eEkonomi Pro förs upp till 19 prislistor över. Har du en mindre variant av Visma eEkonomi är det endast standardprislistan som förs över.

** De 7 senaste bokföringsåren för över.
Använder du kontoplan BAS96 kan du inte föra över din bokföring till Visma eEkonomi. I detta fall får du skriva ut en balansrapport och sedan lägga in uppgifterna som ingående balanser i Visma eEkonomi.

1

Dubbelkolla kundens företagsuppgifter

  1. Kontrollera att du har rätt uppgifter om kundens företag, som till exempel organisationsnummer, bankgiro och bankkontonummer. Det gör du under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.

 

2

Kontrollera kundens databas

  1. Rensa databasen från gamla och felaktiga uppgifter, det kan vara bra att göra när man har jobbat länge i sitt program. Läs hur du gör i avsnittet Kontrollera företagets databas.
3

Gå igenom kundens register

  1. Inaktivera de poster du inte vill föra över till Visma eEkonomi. Det är bara aktiva poster som förs över. Se till att du inte har dubletter.
  2. Se till att alla leverantörer har namn, organisationsnummer och bankgironummer.
  3. Se till att alla kunder har namn, postnummer och ort eftersom det är obligatoriskt i Visma eEkonomi.
  4. Se till att alla artiklar har namn, artikelnummer, enhet och en konteringskod eftersom det är obligatoriskt i Visma eEkonomi. Om du inte använder artikelkonteringar måste du skapa sådana och massuppdatera ditt artikelregister. Läs mer om artikelkonteringar i avsnittet Artikelkonteringar, kortläge.
  5. Se till att konton som är kopplade till en konteringskod har en momsrapportkod. Även om du inte redovisar moms behöver du ha en momsrapportskod, välj då 42 - Övrig momsfri försäljning m m. Detta gör du under Bokföring - Kontoplan.
  6. Se till att dina utländska kunder har en landskod.
  7. Kontrollera att dina prislistor har ett namn/nummer och en benämning. Prislistan flyttas över om det finns priser på artiklarna i prislistan.
4

Se över kundfakturorna

  1. Se till att alla kundfakturor är utskrivna.
  2. Registrera alla inbetalningar som är utförda.
  3. Skriv ut fakturajournal och inbetalningsjournal så att bokföringen är uppdaterad.
  4. Säkerställ att nummerserien för fakturorna fungerar på lång sikt. I Visma eEkonomi går det inte att byta nummerserie, så brukar kunden till exempel byta nummerserie varje år och inleda fakturanumren med innevarande år (2024XXXX) så är det bra att se över detta. Du ändrar nummerserie under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Nummerserier.

Obetalda och journalförda kundfakturor förs över till Visma eEkonomi som reskontraposter. Till exempel förs fakturanummer och belopp över så att du kan hantera inbetalningarna i ditt nya program. Artikelrader förs inte över och du kan titta på originalfakturan i Visma Administration 2000.

5

Få koll på leverantörsfakturorna

  1. Se till att alla leverantörsfakturor är attesterade.
  2. Om du använder dig av betalfiler skapar du betalfiler för fakturorna i Visma Administration 2000. Du kan även skapa betalfiler i Visma eEkonomi, men då gäller det att vara uppmärksam på att du inte skickar samma leverantörsfaktura för betalning två gånger.
  3. Registrera alla utbetalningar som är utförda.
  4. Skriv ut leverantörsfakturajournal och utbetalningsjournal så att bokföringen är uppdaterad.

Tar kunden emot e-fakturor från sina leverantörer?

  1. Se till att alla leverantörsfakturor är inlästa. Det gör du genom att välja kommandot Hämta nya underlag under Inköp - Inläsning underlag.
  2. Ta bort markeringen för Ta emot e-fakturor under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster- Digitala fakturor och dokument.

Obetalda och journalförda leverantörsfakturor förs över till Visma eEkonomi som reskontraposter. Till exempel förs fakturanummer och belopp över så att du kan registrera och bokföra utbetalningarna när de är genomförda.

6

Gör klart bokföringen!

  1. Om du arbetar med periodiseringar ska du se till att du har gjort periodiseringarna för den sista perioden innan du byter program.
  2. Bokför den pågende perioden och gör momsrapporten.

Om du byter program precis efter ett bokslut ska du se till att bokslutet är inläst och att den ingående balansen stämmer för det nya räkenskapsåret.

 

7

Arbetar du med andra tjänster/program?

  1. Återkalla alla uppdrag hos Visma AutoCollect innan du gör programbytet. Om du har uppdrag med status Kronofogden som du inte vill återkalla, kontaktar du oss via [email protected] så hjälper vi dig vidare.

Återkalla uppdrag, kommando

  1. Ta bort filtreringen på artikelkategorier i Visma Webshop om det finns artikelgrupper i Visma Administration 2000, som används används för att filtrera på artikelkategorier i Visma Webshop.

Om detta inte görs kommer det inte att fungera när du byter till Visma eEkonomi. I Visma eEkonomi används inte artikelgrupper, så därför kommer sidorna med artikelkategorier i Visma eEkonomi att bli tomma när du synkar Visma eEkonomi med Visma Webshop.

Om du har ditt Visma Administration kopplat till Visma Webshop ska du kontakta vår support när du har bytt program för att få hjälp med att koppla om din webshop till Visma eEkonomi istället.

Vill du läsa mer om hur våra tjänster fungerar tillsammans med Visma eEkonomi hittar du information om det i avsnittet Om du använder Visma Administration 2000 med koppling till andra produkter.

8

Säkerhetskopiera företaget

  1. Ta en säkerhetskopia via Arkiv - Säkerhetskopiering - Aktivt företag innan du för över uppgifterna till Visma eEkonomi.

Läs mer i Säkerhetskopiera aktivt företag/alla företag. Har kunden till exempel gjort egna fakturamallar följer de inte med till Visma eEkonomi, eftersom hanteringen av detta skiljer sig åt.

Vid avslutat samarbete i Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration

När du och din kund väljer att avsluta samarbetet i Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration finns det olika vägar att gå, välj nedan vilket som passar er bäst:

1 Avsluta samarbetet

Gör så här om samarbetet med kunden ska upphöra och kunden inte tänker arbeta vidare i Visma eEkonomi Fakturering eller något annat Visma Spcs-program:

  1. Avsluta det befintliga samarbetet du har med kunden genom att logga in i Mina tjänster och välja Samarbeten uppe i högra hörnet.

  2. Markera Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration och välj Avsluta samarbete.

  3. Ange att kunden ska avaktivera tjänsten Visma eEkonomi Fakturering efter avslutat samarbete.

  4. Välj Avsluta samarbetet.

När samarbetet är avslutat kommer både du och din kund endast att kunna titta på uppgifterna i Visma eEkonomi Fakturering, ni kommer alltså inte kunna jobba i porgrammet. För dig som byrå gäller detta så länge kunden har någon annan samarbetstjänst aktiv.

Gör så här om samarbetet med kunden ska upphöra och kunden själv tänker arbeta vidare i Visma eEkonomi Fakturering:

1 Avsluta samarbetet

  1. Avsluta det befintliga samarbetet du har med kunden genom att logga in i Mina tjänster och välja Samarbeten uppe i högra hörnet.

  2. Markera Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration och välj Avsluta samarbete.

  3. Ange att kunden ska fortsätta använda tjänsten Visma eEkonomi Fakturering efter avslutat samarbete.

  4. Välj Avsluta samarbetet.

När samarbetet är avslutat kommer du som byrå inte längre åt kundens Visma eEkonomi Fakturering, men du har kvar kundens uppgifter i ditt Visma Administration 2000. Kunden har fortsatt tillgång till Visma eEkonomi Fakturering. Vill de även ta över bokföringen får kunden uppgradera till Visma eEkonomi Smart och läsa in en SIE-fil som du som byrå exporterar från Visma Administration 2000.

Gör så här om samarbetet med kunden ska upphöra och kunden själv tänker arbeta vidare i Visma eEkonomi Smart:

1 Avsluta samarbetet

  1. Avsluta det befintliga samarbetet du har med kunden genom att logga in i Mina tjänster och välja Samarbeten uppe i högra hörnet.

  2. Markera Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration och välj Avsluta samarbete.

  3. Ange att kunden ska fortsätta använda tjänsten Visma eEkonomi Fakturering efter avslutat samarbete.

  4. Välj Avsluta samarbetet.

2 Exportera filer från Visma Administration

  1. Exportera kundens bokföringsdata genom att göra en SIE-export från Visma Administration. För att göra detta väljer du Arkiv - Export - SIE.

  2. Ta en säkerhetskopia på kundens företag i Visma Administration om kunden vill föra över sitt leverantörsregister till Visma eEkonomi.

3 Uppgradera till Visma eEkonomi Smart

  1. Kunden kontaktar Visma Spcs Support för att få sin licens uppgraderad från Visma eEkonomi Fakturering till Visma eEkonomi Smart.

4 Importera filer till Visma eEkonomi Smart

  1. Kunden för över bokföringsdata till Visma eEkonomi Smart genom att importera den SIE-fil som de har fått från byrån. Läs mer i avsnittet Importera bokföringsdata i hjälpen för Visma eEkonomi Smart.
  2. Kontakta Visma Spcs Flytthjälp via [email protected] om kundens leverantörsregister ska föras över till Visma eEkonomi.
  3. Justera bokföringskontona efter importerna till Visma eEkonomi. Eftersom Visma eEkonomi lägger belopp från 15- och 24-konton på konto 1518 respektive 2448 vid importen, behöver du manuellt boka om saldot för dessa till 1510 respektive 2440.

Har du och din kund kommit överens om att fortsätta samarbeta, men att du som byrå istället arbetar i Visma eEkonomi, då ska du följa stegen nedan för att komma igång så smidigt som möjligt.

Obs!

Innan du går vidare ska du ta en titt på din kunds företag i Visma eEkonomi Fakturering. Kontrollera att kundreskontran är uppdaterad och att den känns okej att jobba vidare med. Är den inte det kan du istället välja att starta om kundens företag och börja med ett tomt Visma eEkonomi. Väljer du att göra det kan du flytta över exempelvis bokföring, register och reskontraposter från ditt Visma Administration till kundens tomma Visma eEkonomi. Diskutera vilken som blir den bästa lösningen tillsammans med din kund. Har du några frågor är du välkommen att kontakta vår Flytthjälp via [email protected].

1 Avsluta samarbetet

  1. Avsluta det befintliga samarbetet du har med kunden genom att logga in i Mina tjänster och välja Samarbeten uppe i högra hörnet.

  2. Markera Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration och välj Avsluta samarbete.

  3. Ange att kunden ska fortsätta arbeta med Visma eEkonomi Fakturering efter avslutat samarbete.

  4. Välj Avsluta samarbetet.

När samarbetet är avslutat kommer du som byrå inte längre åt kundens Visma eEkonomi Fakturering, men du har kvar kundens uppgifter i ditt Visma Administration.

2 Bjud in din kund till samarbete

  1. Bjud in din kund till samarbete i Visma eEkonomi Fakturering. Detta gör du via Visma Advisor eller Visma Byråstöd. Aktiveringsförfarandet skiljer sig åt beroende på vilket program du arbetar i och vilket samarbete du vill aktivera. Läs mer via länkarna nedan:

    Aktivera samarbete i Visma eEkonomi från Visma Advisor

3 Exportera filer från Visma Administration

  1. Exportera kundens bokföringsdata genom att göra en SIE-export från Visma Administration. För att göra detta väljer du Arkiv - Export - SIE.

  2. Kontakta Visma Spcs Flytthjälp via [email protected] om kundens leverantörsregister ska föras över till Visma eEkonomi.

4 Importera filer till Visma eEkonomi Pro

  1. Importera kundens SIE-fil från Visma Administration till kundens företag i Visma eEkonomi Pro. Läs mer i avsnittet Importera bokföringsdata i hjälpen för Visma eEkonomi Pro.

  2. Justera bokföringskontona efter importerna till Visma eEkonomi. Eftersom Visma eEkonomi lägger belopp från 15- och 24-konton på kontot 1518 respektive 2448 vid importen, behöver du manuellt boka om saldot för dessa till 1510 respektive 2440.

För över kundens uppgifter

När du har gått igenom checklistan Checklista inför programbyte är det dags att föra över kundens uppgifter från Visma Administration 2000 till Visma eEkonomi.

Observera! Har du och din kund avslutat ett samarbete i Visma eEkonomi Fakturering till Visma Administration ska du inte följa instruktionen nedan. Läs istället här och bestäm hur ni ska fortsätta ert samarbete. Därefter går ni vidare till Checklista efter programbytet.

1

Starta överföringsprogrammet - Visma Spcs Flytthjälp

Du startar Visma Spcs Flytthjälp via ditt Visma Administration.

Tänk på att överföringen ska göras från serverdatorn om du arbetar i nätverk.

  1. Starta Visma Administration.
  2. Välj Arkiv - Export - Överför uppgifter till Visma eEkonomi i ditt Visma Administration.
  3. Klicka på Starta guide för överföring.
  4. Följ stegen i guiden och du är igång!

Startar inte överföringsprogrammet? Klicka på länken Ladda ner Visma Spcs Flytthjälp (2024.0 och senare).
Har du version 2023.3 eller äldre klickar du istället på Ladda ner Visma Spcs Flytthjälp - äldre versioner.

Checklista efter programbyte

När kundens uppgifter har förts över till Visma eEkonomi kan det vara bra att gå igenom stegen nedan innan du börjar arbeta i det nya programmet. Du går bara igenom de steg som berör dig.

1

Vilka verifikationsserier ska användas?

  1. Kontrollera att de verifikationsserier du ska använda finns upplagda. Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar, fliken Bokföringsuppgifter.

Var ändrar jag mina verifikationsserier och måste jag ha det?

Verifikationer

2

Stäm av konton och saldon

  1. Gå igenom kontona i Visma eEkonomi och kontrollera att de har rätt momsrapportkod.
    När uppgifterna fördes över så fick standardkontona i kontoplanen de standardmomsrapportkoder som gäller i Visma eEkonomi. Har du skapat egna konton i Visma Administration 2000, eller använt konton som normalt inte finns i Visma eEkonomi, så kommer dessa konton att sakna momsrapportkod. Läs om hur du ändrar momskod i Visma eEkonomi

  2. Gå igenom de verifikationer som du ännu inte har skapat momsrapport för och kontrollera att de har rätt momsrapportkoder. Lägg in korrekt momsrapportkod direkt på raderna där det saknas eller eventuellt är fel kod.

  3. Stäm av balans- och resultatrapporterna i Visma eEkonomi mot Visma Administration 2000. Kontrollera att kontona stämmer och att sista raden i de bägge rapporterna ser korrekt ut.

  4. Stäm av skattekontot.

  5. Kopiera och klistra in kontoutdragen från banken och kontrollera att saldot stämmer. Du kopierar uppgifter från och med senaste avstämda saldo till och med det datum du bytte program. Läs hur du gör i Kopiera och klistra in kontoutdrag.

3

Kontrollera kundens register

Gå igenom kundens register efter flytten till Visma eEkonomi.

Kundregister

Om det saknas uppgifter i kundregistret så kommer de att fyllas i med standarduppgifter i Visma eEkonomi. Därför är det viktigt att du kontrollerar att det stämmer. Kontrollera också att kunderna har rätt prislista.
Artikelregister

Kontrollera att artikelkonteringen stämmer på artiklarna, det är den som styr vilket bokföringskonto som används när artikeln läggs in på fakturan.

Artikelkontering

Leverantörsregister

Om det saknas uppgifter i leverantörsregistret så kommer de att fyllas i med standarduppgifter i Visma eEkonomi. Kontrollera att leverantörsregistret stämmer. Leverantörsregistret förs inte över till Visma eEkonomi Fakturering.
Försäljningsprislistor

Har du Visma eEkonomi Pro förs upp till 19 prislistor över. Prislistorna kommer att få andra nummer, men det går lätt att ändra i Visma eEkonomi Pro.

Har du en mindre variant av Visma eEkonomi är det endast standardprislistan som förs över.
4

Aktivera bankkopplingen

Med en bankkoppling förs bankhändelserna automatiskt över från bankkontot till Visma eEkonomi. Ett smidigt arbetssätt som sparar tid och minimerar risken för dubbelregistrering eller att du missar någon transaktion.

Läs avsnittet Arbeta med bankkoppling för att komma igång rätt från början.

5

Hantera rot- och rutfakturor

De rot- och rutfakturor som är skapade i Visma Administration 2000 innan uppgifterna fördes över till Visma eEkonomi, skapar du ansökningar för i Visma Administration eller manuellt på Skatteverkets hemsida. De inbetalningar du får från kunder och från Skatteverket ska registreras i Visma eEkonomi.

I Visma eEkonomi måste artiklar som används för utfört arbete ha artikelkonteringen Tjänst X% moms.

  1. Kontrollera att artiklarna har rätt artikelkontering i Visma eEkonomi.

6

Arbetar du med periodiseringar?

Om du vill arbeta vidare med periodiseringar i Visma eEkonomi behöver du starta upp dem på nytt.

  1. Skapa en manuell verifikation där du återför hela summan till rätt kostnadskonto, dvs nollar 17XX-kontot mot det aktuella kostnadskontot. När du periodiserar väljer du sedan vilket 17XX-konto summan ska bokas mot, datum för första periodisering och antal perioder/månader. Förslaget som visas kan du sedan jämföra med det du har haft i Visma Administration 2000.

Skapa manuell verifikation

Periodisera en verifikation

7

Andra tjänster och integrationer?

Har Visma Administration varit integrerat med andra tjänster? Läs här.

Visma Webshop

Om Visma Administration har varit kopplat till Visma Webshop kontaktar du vår support för att få hjälp att koppla om den till Visma eEkonomi.

Visma Webshop

Visma AutoCollect blir Visma Påminnelse Direkt

Har påminnelsehanteringen skötts via Visma AutoCollect i ditt Visma Administration? I så fall kan samma hantering fortsätta i Visma eEkonomi, men där heter tjänsten istället Visma Påminnelse Direkt.

Har du inte kommit igång med den här tjänsten än? Det är inte för sent! Upptäck hur smidigt det är att låta någon annan ta hand om påminnelsehanteringen för dina förfallna fakturor.

Visma Påminnelse Direkt

Ta emot e-faktura

Klart du ska fortsätta ta emot e-fakturor - se till att du aktiverar funktionen först bara! Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, där du markerar Ta emot e-fakturor.

Och för dig som inte har börjat ta emot leverantörsfakturor digitalt än - tveka inte att hoppa på tåget!

E-fakturor

Ta emot e-fakturor

Relaterade avsnitt

Bokför och fakturera på webben - Visma eEkonomi

Prova Visma eEkonomi

Om du använder Visma Administration 2000 med koppling till andra produkter

Jämför Visma Administration 2000 med Visma eEkonomi

Arbeta smartare

Guide: Vad är molnet?

Dessa molntjänster använder du redan

Visma eEkonomi rivstart

Filmer

Se alla filmer om Visma Administration 2000

Supportforum

Upptäck vårt Visma eEkonomi!

Sökord: Byta program, Konvertera