Ta emot e-fakturor

Funktionen att ta emot e-fakturor finns redan inbyggd i ditt program, men behöver aktiveras. Du kan ta emot alla fakturor som e-fakturor i Visma eEkonomi Smart oavsett om de ursprungligen skickats som brev, via mejl eller som en e-faktura från din leverantör. Du hittar aktuella priser och mer information om fördelarna med e-fakturor på vismaspcs.se.

När du aktiverar att ta emot e-fakturor läggs ditt företag till bland Vismas register av e-fakturamottagare. Det innebär att dina leverantörer kan se att ditt företag är redo för att ta emot e-fakturor. För att aktivera funktionen, följ stegen nedan.

  1. Gå till Appar och tillval och välj Ta emot fakturor.
  2. Välj knappen Aktivera.
  3. Fyll i uppgifterna.

Genom att be dina leverantörer skicka e-fakturor snabbar du på övergången till ett mer effektivt sätt att hantera dina leverantörsfakturor.

  1. Gå till Inköp - Leverantörer.
  2. Välj länken Bjud in leverantör till att skicka e-fakturor nere i fönstrets vänstra hörn, eller redigera en leverantör och välj samma länk därifrån.
  3. Välj vilka leverantörer du vill bjuda in till att skicka e-fakturor.
  4. Välj Nästa.
  5. Redigera meddelandet om du vill lägga till eller ändra något.
  6. Välj Skicka inbjudan.

Om du inte har alla dina leverantörers e-postadresser kan du istället gå till Appar och tillval och välja Ta emot fakturor. Här kan du ladda ner en pdf-fil som du kan skriva ut och skicka till dina leverantörer.

Så här ser texten ut som skickas till leverantören:

Du får en notifiering när en leverantör har skickat en e-faktura till dig.

  1. Välj länken i notifieringen eller gå till Inköp - Leverantörsfakturor och fliken Utkast.
  2. Välj den leverantörsfaktura du vill registrera.
  3. Välj Åtgärder - Öppna.

Programmet matchar e-fakturans organisationsnummer och bankgiro eller plusgiro med uppgifterna du har om leverantören. Om leverantören inte finns upplagd sedan tidigare läggs den upp automatiskt.

  1. Välj konton mot vilka fakturan ska bokföras.

Om du redan har registrerade fakturor från leverantören sedan tidigare, föreslår programmet samma konton som användes då.

  1. Välj Bokför.

Om du har bankkoppling förs nu fakturorna automatiskt över till banken. För att genomföra betalningarna, logga in på din internetbank och godkänn transaktionerna. Om du inte har bankkoppling behöver du lägga in betalningarna manuellt.

Om dina leverantörer inte kan skicka e-fakturor kan du fortfarande ta emot leverantörsfakturorna digitalt i Visma eEkonomi Smart. Du kan välja mellan två alternativ.

Låt dina leverantörer skicka pdf-fakturor direkt till Visma eEkonomi Smart genom att använda en unik e-postadress. Programmet kommer automatiskt att tolka fakturauppgifterna i realtid så att du kan betala och bokföra fakturan med bara ett par klick.

Du kan aktivera detta på två sätt.

  1. Gå till Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, under E-fakturor och underlag.

  2. Klicka i rutan Ta emot underlag via e-post för att aktivera tjänsten.

Eller:

  1. Gå till Inköp - Bildunderlag.

  2. I det nedre vänstra hörnet, välj länken Vill du ta emot e-post under Bildunderlag? .

  3. Välj Aktivera för att aktivera tjänsten.

Under aktiveringen skapas en unik e-postadress som du kan dela med dina leverantörer. E-postadressen visas i det nedre vänstra hörnet under Bildunderlag.

Du kan hantera alla avsändare genom att välja länken Hantera avsändare, som du hittar i det nedre vänstra hörnet bredvid din unika e-postadress. Här kan du godkänna eller blockera specifika e-postadresser genom att använda växlingsknappen som finns bredvid varje adress. Listan innehåller de e-postadresser du har registrerat under Grunduppgifter och Kontaktperson på dina leverantörer.

Första gången du tar emot en faktura från en ny avsändare, behöver du godkänna avsändaren. Ett meddelande dyker då upp och där ska du klicka på länken hantera. Då öppnas rutan Hantera avsändare där du godkänner avsändaren genom att välja Godkänd. Så fort du godkänt avsändaren läser programmet in underlaget.

  1. Gå till Inställningar - Företagsinställningar och fliken Faktureringsuppgifter.
  2. Välj kryssrutan Aktivera scanningstjänsten och få pappersfakturor och mejlade fakturor från leverantörer som e-fakturor.
  3. Be dina leverantörer skicka fakturor till nedanstående adresser.

Du kan ladda ner en pdf-fil med adressinformation under Appar och tillval - Ta emot fakturor.

När du tar emot en scannad faktura hanterar du den precis som en e-faktura i Visma eEkonomi Smart.

Leveranstid

Pdf-fakturor som kommer in till scanningstjänsten innan kl 12:00 behandlas och kan läsas in i ditt program senast kl 09:00 följande arbetsdag. Pdf-fakturor som kommer in efter kl 12:00 dag 1, är tillgängliga för inläsning senast kl 09:00 dag 3 (gäller vardagar).

Pappersfakturor som kommer in till scanningstjänsten före kl 12:00 behandlas och kan läsas in i ditt program kl 12:00 följande arbetsdag.

Det kan ta längre tid än det som står ovan beroende på hur IT-miljön ser ut på ditt företag.

Du hittar ditt Peppol ID under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, under E-fakturor och underlag, om du har klickat i boxen för Ta emot e-fakturor.

Relaterade avsnitt

E-fakturor - Vanliga frågor
Skicka e-fakturor
Ta emot leverantörsfakturor i Visma eEkonomi

Arbeta smartare

Så jobbar du på bästa sätt

Skicka e-fakturor från Visma eEkonomi

Allt om fakturering

Ta en titt på vår utbildningswebb

Filmer

Ta emot leverantörsfakturor i Visma eEkonomi

Skapa och skicka kundfaktura i Visma eEkonomi

Se alla filmer om Visma eEkonomi Smart

Supportforum

Upptäck Visma eEkonomi - fakturering på autopilot!

Sökord: aktivera e-faktura, aktivera efaktura, ta emot efaktura, ta emot efaktura, ta emot leverantörsfaktura via e-post, ta emot leverantörsfaktura via mail, ta emot leverantörsfaktura via mejl