Lagerhantering

Artikelkonteringarna styr bl a vilka konton som ska användas vid lagerhanteringen.

1. Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/lager - Artikelkonteringar.

2. Klicka på Ny (Ctrl+N).

Under Konteringskod anger du den kod som du ska plocka upp när du lägger upp artikeln. Det görs för att programmet ska använda de konton du har angett. Du kan använda både bokstäver och siffror och du kan använda 6 tecken.

För lagerartiklar är det viktigt att du har angett:

• Momskod.
• Försäljningskonto under Försäljning.
• Inköpskonto under Inköp.
• Lagerförändringskonto under Lagerförändring.
• Lagerkonto under Lager.
• Säljer du till utlandet måste du även ha angivit försäljningskontot för export under Export, EU försäljningskontot under EU försäljning och EU moms försäljning. Säljer du varor och tjänster till privatpersoner i andra EU-länder anger du även ett konto i fältet Försäljning OSS.
• Om du vill kan du även ange resultatenhet och projekt. Då kommer de transaktioner vars konto i kontoplanen är märkta för detta bli bokade med resultatenhet respektive projekt.

Läs mer i avsnittet Artikelkonteringar, kortläge.

Enheter lägger du upp under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/lager - Enheter.

Du kan använda både siffror och bokstäver och du kan använda 4 tecken. Du bestämmer hur många decimaler du vill ha för varje enhet. Denna inställning gäller både i registret och vid utskrifter, t ex av lagervärdeslista.

Som alternativ till att skriva in alla uppgifter själv kan du hämta SI-koden för en enhet. Klicka på rätt rad i kolumnen SI-kod, klicka på listknappen som visas och plocka den SI-kod du vill lägga till. När du har valt SI-kod fylls fältet Kommentar i och när du lämnar raden fylls antalet decimaler i.

Skickar du e-faktura till dina kunder är det bra att ha en SI-kod på dina enheter så att du och dina kunder/leverantörer har en standard över vad enheten innebär.

Artikelgrupper lägger du upp under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/lager - Artikelgrupper.

Du kan använda både siffror och bokstäver och du kan använda 6 tecken. Artikelgrupper kan du använda för att dela in dina artiklar, du kan också göra urval på artikelgrupp vid t ex utskrift och prisomräkning.

Under inställningarna för artiklarna kan du ange vilken kontering, enhet och artikelgrupp som är vanligast, så behöver du inte ange detta manuellt på varje artikel.

1. Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/lager.

2. Här anger du vilken Artgrp (artikelgrupp), Enhet och Kontkod (artikelkontering) som ska föreslås när du lägger upp en ny artikel.
3. Du anger även om artiklarna automatiskt ska vara lagervara genom att markera rutan Lagervara.
4. Om du arbetar med streckkoder kan du ange en streckkodstyp för dina artiklar.
5. Här kan du också göra inställningar för t ex avrundning vid prisomräkning av försäljningsprislistorna, om första raden på ett dokument ska vara artikelrad eller textrad och inställningar för paketartikel.

För att kunna ange ett försäljningspris på de artiklar som du lägger upp i artikelregistret måste det finnas en försäljningsprislista. Programmet skapar en åt dig, men vill du ha flera lägger du upp egna. Du kan använda hur många prislistor du vill.

Eftersom du kan ha olika prislistor måste du lägga upp dem innan du kan ange priserna på artiklarna och det är även viktigt att du anger vilken prislista som kunden ska ha när du lägger upp kunden i kundregistret.

1. Välj Försäljning - Försäljningsprislistor.

2. Skapa en ny prislista genom att klicka på Ny (Ctrl+N).
3. Ange prislistans kod vid fältet Prislista. Du kan använda både bokstäver och siffror och du kan använda 8 tecken.
4. Skriv in en förklarande text om vad det är för prislista vid fältet Benämning.

5. Lägg därefter eventuellt upp de andra prislistorna som du ska ha.
6. Gå in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning.
7. Ange den prislista som du vill ska föreslås på de kunder du lägger upp i programmet. Denna prislista hämtas även på de fakturor du registrerar utan att använda någon kund i kundregistret.

När du har lagt upp alla inställningar du ska använda, går du in och lägger upp artiklar. Om du redan har lagt upp artiklarna kan du naturligtvis ändra dem i efterhand, förutom artikelnumret.

Innan du lägger upp artiklarna ska du ha lagt upp en försäljningsprislista under Försäljning - Försäljningsprislista. Anledningen till detta är att du ska kunna ange priset när du lägger upp artikeln.

Artikelregistret finns under Artiklar/Lager - Artiklar och tjänster.

Fliken Artikeluppgifter

1. Välj Artiklar/Lager - Artiklar och tjänster.

2. Skapa ny artikel genom att klicka på Ny (Ctrl+N).

På fliken Artikeluppgifter får du automatiskt upp den Artgrupp, Enhet och Kontkod som du har lagt in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/lager. Om det är tomt här eller det har föreslagits felaktig information, ändrar du det genom att klicka på listknappen till höger om respektive fält och plocka upp rätt uppgift.

3. Ange det pris du har för de olika försäljningsprislistorna i kolumnen Pris i den vänstra tabellen. I tabellen till höger lägger du in de eventuella stafflingarna du har och vilket pris de har.
4. Markera Lagervara om artikeln är en lagervara.
5. Markerar Restnot ej om du inte vill att denna artikel ska kunna restnoteras.
6. Markera Utgående om artikeln är en utgående vara och inte ska komma med på inköpsförslag.

Läs mer om denna funktion i avsnittet Artiklar och tjänster, fliken Artikeluppgifter.

Fliken Lager

På fliken Lager ser du information om hur många artiklar du har i lager, hur många som är reserverade och hur många du har beställt. Detta kan du läsa mer om under avsnitten Inleveranser och beställningar respektive Utleveranser och reserveringar.

Du kan även här ange Ursprungsland, Vikt och Volym.

Du kan göra om din dokumentmall för t ex faktura så att du får ut fakturans totala vikt, genom att göra en ändring i malleditorn och lägga upp ett nytt objekt som har funktionen

ViktSumma( ). Fakturans totala volym eller antal kolli går inte att få ut.

Läs mer om denna funktion i avsnittet Artiklar och tjänster, fliken Lager.

Fliken Inköp

På fliken Inköp gör du inställningar för att dina inköp ska blir korrekta. Läs mer om detta under avsnittet Inleveranser och beställningar.

Läs mer om denna funktion i avsnittet Artiklar och tjänster, fliken Inköp.

Fliken Språk/statistik

Fliken Språk/statistik/ innehåller information om hur stor omsättningen har varit under året och föregående år. Dessa uppgifter är beroende av om årsavslut på statistiken är gjort eller inte. Har du inte gjort årsavslut ligger all omsättning på Året istället för att vara uppdelat på Året och Föregående år.

Du har uppgifterna i Omsättning kr, Omsatt kvantitet, Täckningsbidrag kr och Täckningsgrad %.

• Omsättning kr är försäljningssumman exklusive moms.
• Täckningsbidrag kr är Omsättning kr - Kalkylpris (anges på fliken Inköp).
• Täckningsgrad % är Täckningsbidrag kr / Omsättning kr.

Här kan du även ange benämning på annat språk på dina artiklar.

Läs mer om denna funktion i avsnittet Artiklar och tjänster, fliken Språk/statistik .

Fliken Spårning

På fliken Spårning kan du ange olika spårningsval, såsom Beställningar, Offerter, Order ej fakturerat eller Fakturerat.

Det finns även ett val som heter Transaktioner. Transaktioner visar alla transaktioner, både ut och inleveranser, som har gjorts på artikeln.

Om du dubbelklickar på exempelvis en faktura visas fakturan.

Läs mer om denna funktion i avsnittet Artiklar och tjänster, fliken Spårning.

Kommandon

I artikelregistret finns ett antal olika kommandon. Dessa är följande:

Visa lagerreservationer

För att du ska få upp lagerreservationerna krävs det att artikeln har markerats som Lagervara på fliken Artikeluppgifter. Här ser du de ordrar som inte är markerade som Levererad och inte är fakturerade samt de beställningar som är markerade som Skickad och som det inte har gjorts inleveranser på.

Läs mer i avsnittet Visa lagerreservationer, kommando.

I Levdatum visas orderns leveransdatum respektive beställningens leveransdatum. I Typ ser du att transaktionsraden är en order (O) eller en beställning (B). I Namn ser du kundens resp leverantörens namn. Antal visar det beställda antal som finns med på transaktionsraden.

Disponibelt visar hur många som finns disponibla för varje rad. Genom att titta på lagerreservationerna kan du se om du kan leverera en order trots att disponibelt är 0. Anledningen till att du kanske kan göra detta är att du i så fall kan se att du har en beställning som ska levereras in innan ordern ska levereras.

Visa FIFO-priser

För att du ska få upp Fifo-priserna krävs det att artikeln har markerats som Lagervara på flik 1. Artikeluppgifter.

Här ser du inköpspriser för varje inleverans. Visma Administration använder sig av FIFO vilket står för First In First Out och betyder att den äldsta artikel levereras ut först med det lagervärde som den registrerades in med. Lagervärdet räknas ut på följande sätt:

Lagervärde = Antal*(Inpris/st + Frakt/st)

Det totala lagervärdet för artikeln är summan av de olika inleveransernas lagervärde.

Läs mer i avsnittet Visa FIFO-priser, kommando.

Ändra statistikuppgifter

För att du ska få upp Ändra statistikuppgifter krävs det att du är inne i arbetsbilden för artikeln, du kan inte få upp detta när du står i listläget över alla artiklar.

Du kan ändra Omsättning kr, Omsatt kvantitet (antal) och Täckningsbidrag kr för Året och Förra året.

Täckningsgrad % ändras när du ändrar omsättningen och/eller täckningsbidraget. Det som visas här är det som programmet har räknat ut från de transaktioner som är registrerade.

Det som styr om det har kommit på Året eller Förra året beror på vilket datum du har angivit när du gjorde ett årsavslut under Arkiv - Företagsunderhåll - Årsavslut statistikuppgifter.

Om du ändrar uppgifterna manuellt här och därefter gör en rekonstruering av register under Arkiv - Registervård/Rensing kommer programmet att vilja rätta till detta till det värde som det finns transaktioner för. Du får möjlighet att välja bort denna del av rekonstrueringen.

Läs mer i avsnittet Ändra statistikuppgifter, kommando.

För att beställningspunkten ska bli rätt ska ett antal uppgifter fyllas i.

Du anger hur lång tid i dagar som leveranstiden normalt är i Normal leveranstid i rutan Inköp. I rutan Inköp anger du även vilken som är din Huvudleverantör av denna artikel.

I rutan Kvantiteter anger du Beställningspunkt. När ditt disponibla antal kommer ner till det antal som står på Beställningspunkt kommer denna artikeln med på beställningsförslagen. Max nivå är det antal du max ska ha i ditt lager av denna artikel. Minsta beställning är det antal som du minst vill beställa.

Om du får rabatter när du köper ett visst antal är det viktigt att du fyller i Minsta beställning så att du automatiskt beställer att du får rabatt.

För att du ska få upp leverantörens pris automatiskt när du gör inleveranser är det viktigt att du anger vilken huvudleverantör du har i rutan Inköp. Då får du upp uppgifterna Levnr, Namn och Valuta i tabellen nedanför.

I kolumnen Pris anger du därefter det pris som du betalar för artikeln/styck.

I kolumnen Lev artikelnr anger du det artikelnummer som din leverantör har på artikeln. Anledningen till att du ska lägga in detta är att du på så sätt kan skicka en beställning där det står leverantörens artikelnummer istället för ditt artikelnummer. Du kan även få upp leverantörens artikelnummer när du gör en inkommande följesedel eller leverantörsfaktura. Om du vill ta emot dina inleveranser via e-faktura och om leverantören har angett sina artikelnummer behöver du fylla i Lev artikelnr.

Till höger finns det ännu en tabell. Här lägger du in de stafflingar som du eventuellt har på artikeln.

Exempel: Om du köper 1 st är kostnaden för artikeln 1 000 kr. Om du köper 10 st får du priset 950 kr. Köper du 20 st blir priset 900 kr.

I detta fall skriver du 1 000 i kolumnen Pris i den vänstra tabellen. I den högra tabellen skriver du först i kolumnen Fr o m antal 10 och i kolumnen Pris 950. På nästa rad skriver du 20 i kolumnen Fr o m Antal och 900 i kolumnen Pris.

Om du nu köper 1 st kommer programmet att föreslå priset 1 000. Om du exempelvis köper 11 föreslår programmet 950 kronor per styck.

Om du har flera leverantörer som du köper denna artikel ifrån hämtar du leverantören med hjälp av listknappen bredvid Levnr.

När du gör manuella inleveranser används Kalkylpris om det inte finns något pris angivit i Senaste inkpris, vilket är det senaste inköpspriset för artikeln. Detta gäller då du inte anger inpriset själv vid inleveranser, vilket du bör göra.

När du gör en beställning till leverantören kommer fältet Beställt i artikelregistret under fliken Lager att ökas med det antal som du beställde. Det à-pris som du får upp är det inköpspris som är knutit till just denna leverantör.

Du kan skapa en inkommande följesedel med eller utan beställning. När du gör en inkommande följesedel från en beställning kommer Beställt i artikelregistret under fliken Lager att minskas med det antal som har levererats från beställningen.

Det Prel à-pris du får upp, är det inköpspris som du har angivit att just denna leverantör har.

Fältet I lager på fliken Lager i artikelregistret uppdateras direkt när du har levererat in artiklarna. Lagervärdet för artikeln uppdateras först när du har skrivit ut och godkänt lagerförändringsjournalen. Under tiden som lagervärdet inte är uppdaterat är Lagervärdet är inaktuellt markerat på fliken Lager.

Om du skriver ut lagerförändringsjournalen innan du har tagit upp den inkommande följesedeln på en leverantörsfaktura kommer inleveransen att bokas mot ett konto som heter Skuld inkommande följesedel (som sedan bokas bort när du plockar upp följesedeln på en leverantörsfaktura), det kan exempelvis vara konto 2995. Se exempel 1.

Om du väntar med att skriva ut lagerförändringsjournalen tills efter du har tagit upp den inkommande följesedeln på en leverantörsfaktura kommer konteringen på kontot Skuld inkommande följesedel direkt också att bokas bort.

Så här ser konteringen ut om du skriver ut lagerförändringsjournalen direkt efter Inkommande följesedel:

Exempel 1: 1 st av artikeln som har gjorts inleverans på en inkommande följesedel har ett pris på 300 kr. Konteringen blir då:

Läs mer i avsnittet Registrera leverantörsfaktura via inkommande följesedel.

Du kan göra inleveranser via leverantörsfaktura på tre olika sätt.

Leverantörsfaktura via beställning

När du gör en inkommande följesedel från en beställning kommer Beställt i artikelregistret under fliken Lager att minskas med det antal som har levererats från beställningen.

Leverantörsfaktura via inkommande följesedel

Exempel 2: Artikeln som vi har 1 st levererat på en inkommande följesedel har ett pris på 300 kr.

På den första Lagerförändringsjournalen blir konteringen:

Konto		Debet	Kredit
1460	Lager	300
2995	Skuld inkommande följesedel		300

När du har tagit upp denna följesedel på en leverantörsfaktura blir konteringen på den andra lagerförändringsjournalen:

Konto		Debet	Kredit
2995	Skuld inkommande följesedel	300
4990	Lagerförändring		300

Om du har skrivit ut en lagerförändringsjournal mellan det att du skapade följesedeln och tog upp den på leverantörsfakturan och även ändrat beloppet för artiklarna så att à-priset skiljer sig från det på följesedeln, blir det så här:

Exempel 3: Artikeln som jag har 1 st levererat på en inkommande följesedel har ett pris på 300 kr. Konteringen blir då:

På den första lagerförändringsjournalen blir konteringen:

Konto		Debet	Kredit
1460	Lager	300
2995	Skuld inkommande följesedel		300

När följesedeln togs upp på leverantörsfaktura ändrades priset från 300 till 400. Konteringen på den andra lagerförändringsjournalen blir då:

Konto		Debet	Kredit
1460	Lager	100
2995	Skuld inkommande följesedel	300
4990	Lagerförändring		400

På leverantörsfakturajournalen konteras kostnaden för inköpet och skulden till leverantören:

Konto		Debet	Kredit
4010	Inköp	400
2440	Leverantörsskuld		400

 

Leverantörsfaktura utan inkommande följesedel eller beställning:

1 - Om du levererar in artiklar direkt på en leverantörsfaktura bokförs inköpet när du kör ut leverantörsfakturajournalen.

2 - Lagret och lagerförändringen påverkas när du skriver ut lagerförändringsjournalen. Om priset för din artikel är 100 kr blir det så här:

Leverantörsfakturajournal:

Konto		Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld	100
4010	Inköp		100

Lagerförändringsjournal:

Konto		Debet	Kredit
1460	Lager	100
4990	Lagerförändring		100

När du gör manuella inleveranser registrerar du en inleverans per artikel. Det gör du under Artiklar/Lager - Manuell inleverans.

Du anger Datum (inleveransens datum), Artikelnr, Antal, Pris/st, Frakt/st. Det lagerförändringskonto du har angivit under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/lager - Artikelkonteringar kommer automatiskt upp i fältet Konto.

Om det finns ett Senaste Inkpris på artikeln läggs detta automatiskt i Pris/st och det är det som artikeln levereras in till. Om det inte finns något pris på Senaste Inkpris kommer den att hämta det pris du har angivit för Kalkylpris på samma flik.

Om det inte finns något pris varken i Senaste Inkpris eller Kalkylpris kommer inköpspriset att bli 0, vilket för det mesta kommer att påverka ditt lagervärde felaktigt. Du får inget lagervärde på artikeln. Det är därför viktigt att kalkylpriset är inlagt och uppdaterat till rätt värde om du inte själv anger Pris/st vid inleverans. Om du trots allt vill ha priset till 0 när du gör manuell inleverans och programmet automatiskt lägger in ett pris vid lagringen får du själv ange 0.

När du skriver ut lagerförändringsjournalen kommer följande att bokföras (Antalet är 1 st, priset är 100 kr):

Påverkar varken I lager, Reserverat eller Disponibelt på artikeln.

En vanlig order påverkar Reserverat och Disponibelt på artikeln. Disponibelt är antal i lager minus reserverat antal.

Om du markerar Levererad på ordern minskar I lager och Reserverat eftersom de nu inte är reserverade längre utan du har plockat bort dem från lagret.

Antalet räknas ner automatiskt, däremot måste du skriva ut en lagerförändringsjournal och godkänna den för att lagervärdet ska räknas ner. Lagervärdet kommer att räknas ned med det pris per styck som de levererades in med. Visma Administration tar alltid bort de som levererades in först eftersom programmet använder sig av FIFO-principen.

Om du ska bokföra kostnaden på en resultatenhet och/eller ett projekt är det endast kalkylpriset som bokförs på resultatenheten och/eller projektet. Dock kommer artikelns riktiga inköpspris att användas totalt för företaget. Detta för att du kan ändra kalkylpris på raden ifall det blir ett annat pris för artikeln för en viss resultatenhet eller ett visst projekt.

Exempel: Vi har 100 stycken av artikeln i lagret när vi får en beställning av en kund på 50 stycken.

Eftersom det är en relativt stor order förhandlar vi ner vårt inköpspris hos vår leverantör från 20 kronor/st till 15 kronor/st.

Eftersom programmet använder sig av FIFO-principen kommer programmet att ta 50 stycken av de 100 som redan finns i lagret, även om de nya 50 med à-priset 15 kronor/st har levererats in i lagret.

Detta gör att utleveransen här skulle bli 20*50 istället för 15*50. Om kalkylpriset på artikeln under fliken Inköp inte är korrekt för denna utleverans, ändrar du den på artikeltransaktionsraden längst till höger på ordern eller fakturan.

Om du ska bokföra på resultatenhet 1, på projekt 1, artikelns inköpspris var 300 och ditt kalkylpris (fliken Inköp i artikelregistret) är 400, kommer konteringen att se ut så här:

Lagret minskar alltså med det värde som artikeln levererades in med.

Lagerförändringskontot debiteras med kalkylpriset för att resultatenheten och/eller projektet ska bokföras med en kostnad som du kan korrigera på artikelraden.

Om kalkylpriset och inköpspriset inte är samma konteras skillnaden på lagerförändringskontot. I detta fall krediteras lagerförändringskontot med 100, denna gång utan resultatenhet och/eller projekt.

Om du skapar en faktura ifrån en order, minskas I lager och Reserverat eftersom artiklarna nu inte längre är reserverade. Om ordern är markerad som levererad minskas varken I lager eller Reserverat eftersom det redan är justerat. Skapar du en faktura utan någon order minskas endast I lager.

Antalet räknas ner automatiskt. Däremot måste du skriva ut en lagerförändringsjournal och godkänna den för att lagervärdet ska räknas ner. Lagervärdet kommer att räknas ned med det pris per styck som de levererades in med. Visma Administration tar alltid bort de som levererades in först eftersom programmet använder FIFO-principen.

Konteringen på lagerförändringsjournalen blir samma som om du hade markerat Levererad på ordern.

När du gör manuella utleveranser registrerar du en utleverans per artikel. Det gör du under Artiklar/Lager - Manuella utleveranser.

Du anger Datum (utleveransens datum), Artikelnr, Antal. Vid Konto kommer det automatiskt upp det lagerförändringskonto du har angivit under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Artiklar/lager - Artikelkonteringar.

Antalet räknas ner automatiskt, däremot måste du skriva ut en lagerförändringsjournal och godkänna den för att lagervärdet ska räknas om. Lagervärdet kommer att räknas ned med det pris per styck som de levererades in med. Visma Administration tar alltid bort de som levererades in först eftersom programmet använder FIFO-principen.

Om artikelns inköpspris var 100 kommer konteringen att se ut så här:

Lagret minskar alltså med det värde som artikeln levererades in med. Därefter debiteras lagerförändringskontot med samma belopp.