Visma Administration 2000

Journalför på rätt datum - inte bakdatera

Om du bakdaterar en lagerförändringsjournal blir förändrat antal på lagerförändringsjournalen fel, dvs omsättningen på lagerkontot stämmer inte. Antalet i lager blir rätt men värdet blir fel på två journaler - dels den som du bakdaterar och dels den som skrivs ut efter detta.

Här följer ett exempel på vad det är som blir fel:

1/6: 200 st av artikelnr A123 levereras ut
2/6: Lagerförändringsjournal 1 skrivs ut på dessa 200 st
20/5: 300 st av artikelnr A123 levereras in
30/5: Lagerförändringsjournal 2 skrivs ut.
Förändrat antal på lagerförändringsjournal 2 blir 300st + 200st. I och med att de första 200 inte levererades ut förrän den 1/6 kommer de in i lagret igen när du skriver ut lagerförändringsjournal 2 per den 30/5. Vid den tidpunkten har ju inte dessa 200 levererats ut än, därför blir förändrat antal 500 istället för 300 på lagerförändringsjournal 2.
Lagerförändringsjournal 3 blir också fel i och med att då levereras dessa 200 ut igen.

För att det ska bli rätt måste alla bakdaterade artiklar ha haft transaktioner på de journaler som krävs.

Skriv ut journaler i datumordning

Du ska inte bakdatera journaler. Journalerna ska skrivas ut i löpande datumordning. Vi rekommenderar att du gör så här istället för som i exemplet ovan:

Skriv ut lagerförändringsjournal 1 den 2/6 för att journalföra utleveransen av 200 artiklar.
Markera Bokför journaler och momsrapporter manuellt under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring.
Skriv ut lagerförändringsjournal 2 med exempelvis datum 5/6 och godkänn den.
Titta på journalen och bokföringsunderlaget och registrera en manuell verifikation med verifikationsdatum den 30/5. På verifikationen ska inleveransen på 300 artiklar vara med.

I exemplet är bokföringsunderlaget till lagerförändringsjournal 2 identiskt med den verifikation du ska skapa. Det är enbart datumet som skiljer.

Har du däremot registrerat fler in-/utleveranser mellan den 2/6 och 5/6 av artikeln, men det är enbart inleveransen på 300 som ska registreras i maj, måste du skapa två verifikationer av lagerförändringsjournal 2. Den ena med datum den 30/5 med enbart inleveransen på 300 artiklar och den andra med resterande in-/utleveranser registreras på t ex verifikationsdatum 5/6.

Ta därefter bort markeringen för Bokför journaler och momsrapporter manuellt under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar- Bokföring.

Nästa lagerförändringsjournal du skriver ut blir nu rätt om du skriver ut den på ett datum senare än den 5/6.