Nyheter i Visma Administration 200

Nya valbara kolumner under Utbetalningar

Nu kan du välja in en hel del nya kolumner i listläget för Utbetalningar. Du väljer Betalningar - Utbetalningar, högerklickar och väljer Kolumninställningar, sedan lägger du till de kolumner du vill ska visas i tabellen. Den nya kolumnerna är Bankgiro, Betalsätt, Land, Meddelande, OCR/Referensnummer, PlusGiro.

Budgetnyckel kopieras

Under Resultatbudget kan du använda kommandot Kopiera. När du använder det och väljer antingen Föregående års budget eller Innevarande års budget så kopieras nu även budgetnyckeln för månadsfördelningen. En förbättring som underlättar när du behöver justera budgeten.

Lite smått och gott när det gäller kontoplaner

Vi har förändrat hanteringen kring kontoplaner. För dig som användare märks detta mest när du skapar nytt år nästa gång, men det finns några saker som du kan dra nytta av redan nu.

Skapa nytt bokföringsår

När du skapar nytt år nästa gång kommer du att få den senaste BAS-kontoplanen för din företagstyp föreslagen. Vill du använda en annan kontoplan går det så klart bra. Du kan enkelt hantera skillnaderna mellan din befintliga och den nya kontoplanen. Du ser om ett konto är nytt, ändrat, borttaget eller om kontonumret är ändrat och du väljer själv hur det ska hanteras i den nya kontoplanen. Läs mer i avsnittet Skapa nytt år.

Kommentar på kontot

Fältet Kommentar har lagts till när du öppnar ett konto i kortläge. Där kan du till exempel skriva en egen notering om hur kontot ska användas eller annan information som du vill koppla till det aktuella kontot.

Vill du kunna se dina kommentarer i listläget? Då högerklickar du i listan, väljer Kolumninställningar och ser till att Kommentar finns under Valda kolumner. Du kan också välja in kommentarskolumnen överallt där du hämtar ett kontonummer, till exempel i kolumnen Konto på en leverantörsfaktura.

Beskrivningar och benämningar enligt BAS

Fälten Benämning enligt BAS och Beskrivningar har tillkommit på kontot så att du enkelt kan se vad det är tänkt att kontot ska användas till.

Nytt kommando - Kontrollera mot ny kontoplan

Att använda kommandot Kontrollera mot ny kontoplan är ett bra sätt att enkelt uppdatera din kontoplan, så att den stämmer överens med programmets senaste kontoplanen från BAS. Detta kan till exempel bli aktuellt när du har skapat ditt nya bokföringsår med en kontoplan som fanns tillgänglig vid det tillfället, men sedan vill uppdatera till den senaste kontoplanen.

I tabellen som visas ser du vad som skiljer den nuvarande och senaste kontoplanen åt och i kolumen Åtgärd väljer du hur du vill hantera kontot. Du hittar mer information om kommandont i avsnittet Kontrollera mot ny kontoplan, kommando.

Koppla konton har fått en genomgång

Vi har sett över kommandot Koppla konton och gjort lite småjusteringar:

• Kommandot Koppla kontogrupper är flyttat hit.

• Urvalen du kan använda för uppgifterna i tabellen är Endast aktiva fg, Endast skillnader och Saknar koppling.

• Det finns nu en urvalsrad överst i tabellen.

• Kolumnen Utgående saldo är ny så att du enkelt kan se vilka konton som användes föregående år.

• Du kan kopiera innehållet till Excel genom att högerklicka i tabellen och välja Kopiera/exportera tabellinnehåll.

Läs mer om kommandot i Koppla konton, kommando.

Är det en pappersfaktura eller pdf som har lästs in?

Ja, det kan du enkelt se från och med den här versionen. I kolumnen Inläst dokument under Inköp - Leverantörsfakturor visas numera vilken typ av dokument som har blivit scannat och inläst som e-faktura i programmet. Det kan antingen vara Scannad pappersfaktura eller Scannad pdf-faktura.

Attestansvarig per leverantör

Nu kan du styra vem som ska vara attestansvarig för en viss leverantör. Fältet Attest har tillkommit i leverantörsregistret.

Har du ett namn i fältet För attest under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp läggs det automatiskt in i fältet Attest på alla dina leverantörer i samband med att du installerar den nya versionen.

Tips! Vill du lägga in olika attestansvariga för olika leverantörer? Då använder du enklast funktionen Massuppdatering.

Bilagan visas direkt

På leverantörsfakturan, fliken Spårning, kan du klicka på knappen Bilagor för att se bilagan som är bifogad tillsammans med fakturan.

Nyheten är att pdf:en nu öppnas direkt, istället för att du kommer till mappen där du själv får öppna den. Smidigt!

Är det flera bifogade bilagor fungerar det som tidigare.

Kreditfakturans belopp går nu att ändra!

Nu kan du ange hur mycket av en kreditfaktura som du vill ta med i betalfil, det vill säga nu finns det möjlighet att ändra beloppet på kreditfakturan som ska följa med betalfilen till din leverantör.

Ett efterlängtat önskemål som nu är på plats!

Få koll på leverantörers betalningsförmåga direkt inifrån programmet

Från och med den här versionen kan du göra kreditupplysning och/eller anmärkningskontroll på alla bolagstyper direkt i programmet. Nytt är alltså att du kan göra det även på privatperson, enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag. I de fallen verifierar du dig med BankID.

Kreditupplysning kan göras på leveranöter i leverantörsregistret. Använd kommandot Kreditupplysning.

En kreditupplysning ger dig kunskap och information om dina leverantörers betalningsförmåga och minskar därmed risken för onödiga ekonomiska förluster.

Läs mer i avsnitten Visma Kreditupplysning, Gör en kreditupplysning och Gör en anmärkningskontroll.

DNB gör entré i programmet

Nu är det möjligt att skicka betalfiler om du har DNB (Den Norske Bank) som bank. Du gör inställningar för detta under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Betalningar. Läs mer i avsnitten Betalningar, företagsinställningar och Utbetalningar, företagsinställningar.

Förbättrad samdebitering

Använder sig din bank av samdebitering/samredovisning? I så fall kommer de betalfiler du skickar framöver att samredovisas per betalsätt och datum och inte per leverantör och datum som det var tidigare.

Enklare att återställa systemsäkerhetskopia

Nu kan du välja Markera alla eller Avmarkera alla när du ska återställa systemsäkerhetskopior. På så sätt blir det enklare att markera det du vill återkopiera, antingen vissa delar eller allt.

Budgetgenomgång

Programdelen Budget har snabbats upp och dessutom kan du nu välja vilka resultatenheter du vill se när du budgeterar. Resultatenheterna väljer du via kommandot Välj resultatenheter.

Programmet stödjer Unicode

Att Visma Administration 200 nu stödjer Unicode, innebär att programmet kan hantera text/tecken från flera av världens olika teckenuppsättningar. Programmet blir också mer kompatibelt med Windows inställningar för till exempel språk och region.

Sökvägar och filnamn som du vill ha dom!

Nu kan vi presentera en helt ny funktion i ditt program - Sökvägar/Filnamn! Med den här funktionen kan du själv bestämma var du vill spara dina utskrifter och vad de ska heta. Det gäller både pdf:er och andra filtyper. Du kanske vill att alla dina bokföringsrapporter ska sparas i en särskild mapp och att filnamnet alltid ska avslutas med dagens datum - detta kan du nu göra under Sökvägar/Filnamn. Du kommer att ha full koll på var alla dina filer sparas! Funktionen kan också användas för att enkelt öppna en mapp och se vilka filer som finns sparade på den aktuella sökvägen.

När du ska ange filnamn kan du välja att skriva en egen text eller använda koder från programmet. Koderna lägger automatiskt till t ex datum, företagsnamn eller tid i filnamnet. Du kan så klart också kombinera egna texter med programmets koder. För de utskrifter du inte vill göra egna inställningar för kan du ange en standardsökväg och ett standardfilnamn, t ex utskriftens namn.

Normalt sett när du skriver ut till pdf eller annan filtyp visas en dialogruta där du får välja sökväg och filnamn. Det här steget kan du hoppa över genom att markera Spara direkt. Då slipper du ett klick och utskriften sparas på den sökväg och med det filnamn du har angett. Smidigt!

Läs mer om den nya funktionen i avsnitten:

Utskrifter till pdf eller fil, sökvägar/filnamn

Filer till/från myndigheter och banker, sökvägar/filnamn

Övriga filer, sökvägar/filnamn

Visa dina anteckningar i listläget!

I listläget för leverantörer och kontakter kan du nu välja in kolumnen Anteckningar för att enkelt se vilka noteringar du har gjort.

Vi har även dubblerat antal tecken du kan använda - anteckningen kan nu bestå av hela 2000 tecken!

Hur många poster har du egentligen markerat?

Jo, det kan du nu enkelt se i programmets markeringskolumner. På översta raden i kolumnen Markering visas hur många poster du har markerat i tabellen. Om inga poster är markerade är raden tom.

Summering av Exkl moms på leverantörsfakturor

I listläget för Leverantörsfakturor kan du se en summering av beloppen i kolumnen Exkl moms. Summeringen görs endast när du har gjort något urval, antingen under Urval/sortering eller i urvalsraden överst i tabellen.

Efterlängtat periodurval i rapporten Leverantörsstatistik, inköp

Nu kan du välja för vilken period du vill skriva ut rapporten Leverantörsstatistik - inköp. Uppgifterna kan visas ackumulerat eller för ett visst datumintervall.

Administration i 64-bitar

Visma Administration 200 är numera ett 64-bitars program! Detta är gjort för att bättre stödja modernare hårdvara och operativsystem, men också för att få ökad prestanda.

Samma innehåll - men med ny look!

Hjälpen har fått en makeover! När du trycker F1 eller ? möts du nu av våra nya härliga färger - korall, vanilj och lila. Dessutom finns en sprillans ny startsida för programmets olika hjälpkanaler. Annars är allt som vanligt!

Summa summarum

Vi har fått in önskemål om att enkelt kunna se summeringar av leverantörsfakturor. Därför har vi nu lagt in en summeringsrad längst ned i listläget för leverantörsfakturor. Summeringar görs i kolumnerna Totalt kr och Saldo kr. Summan baseras på det som visas i listan och de urval och/eller markeringar som är gjorda.

Faxnummer - ett minne blott

I och med att användandet av fax mer eller mindre har upphört har vi i den här versionen ändrat benämningen på fältet Fax till Telefon 3 (leverantörsregistret och företagsinställningarna).

Välj vilka resultatenheter du vill arbeta med i Ingående balans

Nu kan du som bokför på resultatenheter även använda dem för ingående balans. Dina resultatenheter visas numera under Bokföring - Ingående balanser. Med hjälp av kommandot Välj resultatenheter kan du välja vilka du vill visa i listan. Detta kan till exempel vara användbart om du har väldigt många resultatenheter och endast vill jobba med några i taget. Läs om hur du använder det nya kommandot i avsnittet Välj resultatenheter, kommando.

Lösenord blir Inloggningsuppgifter

När du väljer Arkiv i ditt program så har menyvalet Lösenord bytt namn till Inloggningsuppgifter. Under Inloggningsuppgifter hanterar du både ditt lösenord till programmet och dina inloggningsuppgifter till Mina tjänster på vismaspcs.se.

Välj själv hur dina listlägen ska se ut

I många av programmets listlägen kan du välja vilka kolumner som ska visas och i vilken ordning. Utnyttja gärna den här funktionen för att anpassa dina arbetsbilder så som du vill ha dem. Högerklicka i en tabell, välj Kolumninställningar och bestäm vilka kolumner du vill se. De kolumninställningar du gör sparas per företag.

Funktionen för att göra kolumninställningar har funnits länge, nytt i den här versionen är att det har tillkommit en sökrad överst i kolumnerna Tillgängliga kolumner och Valda kolumner. Det som matchar det du skriver in blir markerat i fetstil. Sedan kan du använda pilarna för att flytta kolumnerna mellan Tillgängliga kolumner och Valda kolumner. Läs mer om funktionen i avsnittet Kolumninställningar.

Bifoga pdf- & bildfiler till din verifikation

I förra versionen införde vi en funktion för att kunna lägga till dokument som du vill spara tillsammans med din verifikation. I den här versionen har vi gjort det tydligare att du inte enbart kan bifoga pdf:er, utan även bildfiler. Vilka bildformat det gäller kan du se i bilden nedan.

Nya kontoplaner

Programmet är uppdaterat med nya kontoplaner för BAS 2023.

Enklare att söka efter poster

Nu har vi förbättrat hanteringen för när du ska söka efter en post via något av programmets sökfält, till exempel när du ska välja leverantör på en leverantörsfaktura.

När du står i fältet Levnamn och börjar skriva leverantörens namn fälls en lista ut. Det du skrev in visas i ett nytt sökfält och de sökträffar som motsvarar sökordet visas i tabellen. För att kunna söka på leverantörens namn måste Namn vara valt i fältet till höger om sökfältet. Vill du till exempel söka på leverantörsnummer istället ändrar du till Leverantörsnr. Du kan ändra ditt sökord i det nya sökfältet för att förfina söket utan att din ursprungliga text ändras. I det nya sökfältet kan du även använda olika sökvillkor för att söka eller filtrera på olika poster. Vill du t ex söka efter en leverantör med leverantörsnummer mellan 110 och 115, skriver du in 110..115. Vill du söka fram alla leverantörer som slutar på "bolaget" skriver du in *bolaget. Du kan läsa mer om hur man använder sökvillkor i avsnitten Sökvillkor och Sökvillkor i olika typer av fält.

För att det automatiskt ska fällas ut en lista när du skriver i fält med listknappar ska du se till att valet Visa lista automatiskt vid sökfält är markerat. Det gör du under Arkiv - Inställningar - Programinställningar.

Läs mer i avsnittet Söka i fält med listknapp. I avsnittet Söka poster hittar du mer tips på hur du kan söka i programmet.

Förtydligande av vad du söker på

När en lista visas, t ex listan över leverantörer, finns normalt insättningspunkten i rutan Sök. Sökrutan kan du använda för att göra en direktsökning i listläget. Sökningen sker i den ordning som är vald i listan Urval/sortering. Detta har vi nu förtydligat genom att visa vilken ordning som är vald direkt efter själva sökfältet.

Lägg till dokument på en verifikation

Inne på en verifikation kan du numera lägga till ett eller flera dokument som du vill spara tillsammans med verifikationen. Du lägger enkelt till dokumentet genom att klicka på ikonen till vänster på raden Sökväg. Sökvägen och namnet på filen läggs till i tabellen. Vill du titta på dokumentet i efterhand klickar du på förstoringsglaset.

Nya valbara kolumner i Inläsning underlag

I programdelen Inläsning underlag kan du nu lägga till kolumnerna PlusGiro i underlag, Bankgiro i underlag, GLN i underlag, OCR/Refnr i underlag och Avstämt mot original.

Du lägger till kolumner genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar.

Nu kan du hämta underlag på nytt

I programdelen Inläsning underlag har det tillkommit ett kommando som heter Hämta markerade underlag på nytt.

När du väljer det här kommandot kommer tidigare uppgifter för det markerade underlaget att raderas och underlaget kommer att matchas med uppdaterade uppgifter i programmet. Det kan till exempel användas om du har lagt till en leverantör som du vill ska användas på flera underlag eller om du har lagt till ett organisationsnummer på leverantören. Det kan också vara användbart om du har lagt till en konteringsmall som du vill ska användas på flera underlag.

Läs mer i avsnittet Hämta markerade underlag på nytt, kommando.

Uppgraderad databashanterare

I version 2022.2 har vi uppgraderat till SQL Server 2019 Express. I och med detta kan installationen ta lite längre tid än normalt och det krävs att datorn startas om. Har du ett äldre operativsystem (t ex Windows 7) som inte är kompatibelt med denna SQL-version, kommer programmet ändå fortsätta fungera. Då används istället SQL Server 2014 Express.

Fält för Peppol ID finns nu i företagsinställningarna

Ett Peppol ID är en slags identifiering av den som tar emot e-fakturor via Peppol. För att ha ett Peppol ID måste du vara mottagare av e-dokument, det vill säga fältet Ta emot e-faktura måste vara markerat.

I den här versionen har fältet Peppol ID tillkommit för att du enkelt ska kunna se ditt företags Peppol ID. Du hittar fältet under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument. För att Peppol ID:t ska visas klickar du på knappen Hämta ID.

Förbättrad hantering när du byter konteringsmall på inlästa underlag

När du har läst in ett underlag i programdelen Inläsning underlag och vill byta från en konteringsmall till en annan, får du numera en fråga om befintliga konteringsrader ska ersättas. Svarar du Ja kommer raderna att ersättas så att de stämmer med den nya konteringsmallen, svarar du Nej kommer de gamla raderna att ligga kvar och nya rader läggas till.

Läs mer om hur du blir effektiv genom att använda programdelen Inläsning underlag.

Kommentarsfält på verifikation

I den här versionen har det tillkommit en kommentarsruta på verifikationen. Den kan användas för att skriva egna noteringar.

Om det finns en kommentar på en verifikation är kommandot Kommentar markerat i menyraden. Du kan också välja att lägga till kolumnen Kommentar i listläget. Det gör du genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar. Läs mer i avsnittet Kommentar, kommando.

Bläddringspilar i programdelen Inläsning underlag

Om du har en inläst leverantörsfaktura/kvitto som består av flera sidor kan du nu bläddra mellan dessa sidor med hjälp av pilarna som visas ovanför underlaget.

Nytt sätt att massuppdatera

Funktionen för att massuppdatera uppgifter i programmet är helt omgjord. Nu kan du på ett mycket enklare sätt välja vilka fält du vill uppdatera och vad de ska uppdateras till. Du ser också tydligt vilka poster som påverkas av massuppdateringen.

Enklare att göra urval på utskrifter

Nu är det enklare att göra urval i programmets utskrifter. Alla fält du kan göra urval på visas i en nedfällbar lista, där de ligger i bokstavsordning. Du väljer endast de fält du vill göra urval på och på så sätt blir det tydligare vad som kommer med på utskriften.

Förbättrad företagstermometer

Nu har företagstermometern gjorts mer flexibel så att du kan välja för vilken period du vill se balans- och resultatrapporten. Du klickar på knappen Inställningar för att välja mellan ett antal fasta perioder eller ett eget datumintervall.

Tänk på att du kan spara ner diagrammen i företagstermometern som bilder, om du till exempel vill lägga in dem i en presentation eller bifoga i ett mejl.

Genväg till företagsinställningarna

Nu har vi gjort det mycket smidigare för dig att öppna företagsinställningarna. I menyraden, till vänster om ikonen för Företagstermometern, finns nu ikonen Inställningar. När du klickar på den kommer du direkt till företagsinställningarna för den programdel du arbetar i.

Behåll position när du raderar rad i verifikat

Vi har nu ändrat så att när du raderar en rad på ett verifikat så kommer markören att flyttas till raden under den raderade raden. Tidigare hamnade markören på verifikatets första rad.

Enklare att hitta betalfilen

I dialogrutan som visas när du har skapat en betalfil finns numera knappen Öppna mapp. Denna kan du använda för att öppna Utforskaren och enkelt se sökvägen till betalfilen.