Visma Lön Smart
Checklista när anställd slutar (anställningstypen Komplett)
Här har vi sammanställt en checklista med de olika stegen som ska göras när en anställd med anställningstypen Komplett slutar på företaget. Om den anställde som slutar har anställningstypen Förenklad kan du läsa mer i avsnittet Checklista när anställd slutar (anställningstypen Förenklad).
Lägg in uppgift om när anställd slutar i anställningsregistret
- Välj Lön Smart - Anställda.
- Markera den anställde i listan och välj fliken Anställning.
- Ange datum då den anställde slutar vid fältet Anställd t.o.m.
När du lagt in ett datum i fältet kommer en slutlön automatiskt att betalas ut. Utbetalningen läggs i de flesta fall på lönebeskedet på den ordinarie lönekörningen månaden efter att den anställde slutar, så att alla avvikelser och händelser kan justeras och betalas ut på slutlönen. Om eget datum är valt för avvikelseperioden under Inställningar - Löneinställningar, fliken Löner och utbetalningar kan det dock hända att slutlönen betalas ut samma månad som den anställde slutar.
Du kan inte betala ut slutlönen automatiskt genom att göra en extra utbetalning, utan det kan bara göras på en ordinarie lönekörning. Vill du betala ut slutlönen via en extra utbetalning får du manuellt välja snabbvalet Slutlön på den anställdes lönebesked efter att du har skapat lönekörningen.
- Välj av vilken anledning den anställde slutar under Anställning avslutas p.g.a.
Rutan Har slutat och slutlön är utbetald ska du inte markera förrän du har gjort den sista löneutbetalningen för den anställde.
Avsluta månadsrapportering till Fora för arbetare
För tjänstemän avslutas rapporteringen till Fora automatiskt när du markerar den anställde som avslutad i anställningsregistret.
För arbetare behöver du avsluta månadsrapporteringen till Fora.
- Välj Lön Smart - Anställda.
- Markera den anställde i listan och välj fliken Rapportering.
- Välj ett slutdatum vid Ansluten till Fora.
- Klicka på Spara.
Den anställde tas med i Foras månadsrapport två månader efter du har angett att den anställde inte längre ska vara ansluten till Fora. Det görs för att slutlönen och andra uppgifter ska rapporteras korrekt till Fora.
Om den anställde som slutar är löneadministratör
Om en löneadministratör slutar i företaget ska behörigheten tas bort i Visma Lön Smart och för Mina tjänster.
Gör så här:
- Gå in på vismaspcs.se.
- Välj Mina tjänster.
- Byt administratör för Mina tjänster. Läs mer i avsnittet Byt administratör i hjälpen för Mina tjänster.
Kontrollera hur många semesterdagar den anställde har kvar
I semesterskuldlistan ser du hur många betalda, sparade och intjänade semesterdagar den anställde har. Där ser du även företagets semesterskuld till den anställde.
Gör så här för att ta fram semesterskuldlistan:
- Välj Lön Smart - Rapporter - Semesterskuldlista.
- Klicka på Skapa rapport.
- Välj period under T.o.m.
- Välj den anställde i listan under Anställd.
- Klicka på Skapa pdf.
Skapa lönekörning och betala ut slutlön
Slutlönen betalas ut på lönebeskedet månaden efter att den anställde slutar. Det görs för att alla avvikelser och händelser ska kunna justeras och betalas ut på slutlönen.
- Skapa en lönekörning under Lön Smart - Lönekörningar.
Eftersom datum är inlagt i fältet Anställd t.o.m kommer en slutlön automatiskt att läggas in på den anställdes lönebesked. Lönearter för intjänade, betalda och sparade dagar läggs till automatiskt. Har den anställde rörliga delar, semestertillägg eller kvarvarande komptid kommer även det att specificeras automatiskt.
Anställda med semestervillkor 10 eller 20
Om det valda datumet är senare än pågående semesterperiod kommer slutlönen inte att betalas ut automatiskt. Då behöver du först göra ett semesterårsavslut och därefter registrera slutlönen genom att välja snabbvalet Slutlön på lönebeskedet. Semesterårsavslutet kan göras under en pågående lönekörning.
Anställda med semestervillkor 30
Slutlön kommer att betalas ut för anställda som inte har en markering i Semesterersättning betalas ut automatiskt vid nästa lönekörning på fliken Semester i anställningsregistret.
Om du inte vill betala ut slutlönen på denna lönekörningen kan du markera raden för slutlön på lönebeskedet och klicka på Ta bort i dialogrutan som öppnas. Då kommer slutlönen att registreras på nästa lönekörning istället.
I dialogrutan kan du även ändra datumet Anställd t.o.m och göra inställningar för om semesterlön och inarbetad komptid ska betalas ut i dialogrutan. Har du inte valt något datum Anställd t.o.m så kan du göra det här. Datumet kommer då även att läggas in i anställningsregistret.
- Klarmarkera lönebeskedet när du är klar med alla registreringar.
-
Skicka betalningen till banken, bokför och skicka lönebeskeden.
Detta händer vid utbetalning av slutlön
- Semesterdagarna nollställs i anställningsregistret.
- Slutlönen specificeras med olika lönearter för både intjänade, betalda och sparade semesterdagar. Även semestertillägg och rörliga delar specificeras.
- Du kan inte ändra beloppet för semesterersättning via snabbval. Om du vill justera beloppet använder du istället löneart 3232 - Semesterersättning. Lägg in beloppet som ska betalas ut/dras av utöver den beräknade ersättningen.
- Har den anställde en skuld för uttagen förskottssemester som inte är avskriven, minskas semesterskulden som betalas ut med löneart 9108 - Semesteravdrag förskottsskuld. Därefter är förskottssemestern avskriven.
Markera den anställde som avslutad i anställningsregistret
- Välj Lön Smart - Anställda.
- Markera den anställde i listan och välj fliken Anställning.
- Markera rutan Har slutat och slutlön är utbetald.
Inaktivera Visma Lön Anställd, Visma Min Lön och Visma Utlägg
Om den anställde använder en tilläggstjänst, inaktivera respektive tjänst och ta sedan bort inloggningen till Mina tjänster på vismaspcs.se.
Inaktivera Visma Lön Anställd för anställd
Ta bort registrerade personuppgifter
Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.
När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.
Radera eller avidentifiera uppgifter
I Visma Lön Smart går det inte att radera uppgifterna för en anställd som du skapat lönebesked för.
Om du har anställda som uppgifterna inte kan raderas för, men där personuppgifterna inte ska sparas längre får du ta bort känslig data. Läs mer under Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald.
Om du säger upp Visma Lön Smart kommer du inte att kunna göra ändringar i ditt företag, utan bara se uppgifterna. I detta läget kan du avidentifiera känslig data för de anställda. Detta gör du genom att gå in under respektive anställd under Anställda och klicka på Avidentifiera anställd. Då kommer data så som adress, mejladress och bankkontonummer att tas bort.
Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald
Uppgifter i dessa fält under Lön Smart - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.
- Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
- Anteckningar (fliken Personuppgifter, såsom exempelvis kontaktuppgifter till anhörig
Uppgifter att radera ett år efter att en anställd har slutat
Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Lön Smart - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:
- Postadress
- Postnummer
- Ort
- Land
- Telefon
- Mobiltelefon
- E-postadress
Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.
Observera att viss information behöver sparas längre, exempelvis information om anställdas pensionsförsäkringar.
