Checklista när anställd slutar (anställningstypen Förenklad)

1. Välj Lön Smart - Anställda.
2. Markera den anställde i listan och välj fliken Anställning.
3. Ange datum då den anställde slutar vid fältet Anställd t.o.m.
4. Välj av vilken anledning den anställde slutar under Anställning avslutas p.g.a.

För arbetare behöver du avsluta månadsrapporteringen till Fora.

1. Välj Lön Smart - Anställda.
2. Markera den anställde i listan och välj fliken Rapportering.
3. Välj ett slutdatum vid Ansluten till Fora.
4. Klicka på Spara.

Om en löneadministratör slutar i företaget ska behörigheten tas bort i Visma Lön Smart och för Mina tjänster.

Gör så här:

1. Gå in på vismaspcs.se.
2. Välj Mina tjänster.
3. Byt administratör för Mina tjänster. Läs mer i avsnittet Byt administratör i hjälpen för Mina tjänster.

Slutlönen betalas ut på lönebeskedet månaden efter att den anställde slutar. Det görs för att alla avvikelser och händelser ska kunna justeras och betalas ut på slutlönen.

1. Välj Lön Smart - Lönekörningar.
2. Klicka på Ny lönekörning.
3. Se till att de anställda som ska vara med i lönekörningen har en markering i kolumnen till vänster.
4. Klicka på Skapa.

5. Klarmarkera lönebeskedet när du är klar med alla registreringar.
6. Skicka betalningen till banken, bokför och skicka lönebeskeden.

1. Välj Lön Smart - Anställda.
2. Markera den anställde i listan och välj fliken Anställning.
3. Markera rutan Har slutat och slutlön är utbetald.

Om den anställde använder Visma Min Lön, inaktivera tjänsten och ta sedan bort inloggningen till Mina tjänster på vismaspcs.se.

Inaktivera Visma Min Lön

Inaktivera användare på Mina tjänster

Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.

När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.

Radera eller avidentifiera uppgifter

I Visma Lön Smart går det inte att radera uppgifterna för en anställd som du skapat lönebesked för.

Om du har anställda som uppgifterna inte kan raderas för, men där personuppgifterna inte ska sparas längre får du ta bort känslig data. Läs mer under Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald.

Om du säger upp Visma Lön Smart kommer du inte att kunna göra ändringar i ditt företag, utan bara se uppgifterna. I detta läget kan du avidentifiera känslig data för de anställda. Detta gör du genom att gå in under respektive anställd under Anställda och klicka på Avidentifiera anställd. Då kommer data så som adress, mejladress och bankkontonummer att tas bort.

Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald

Uppgifter i dessa fält under Lön Smart - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.

• Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
• Anteckningar (fliken Personuppgifter, såsom exempelvis kontaktuppgifter till anhörig

Uppgifter att radera ett år efter att en anställd har slutat

Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Lön Smart - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:

• Postadress
• Postnummer
• Ort
• Land
• Telefon
• Mobiltelefon
• E-postadress

Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.