Visma Lön Anställd

Skapa eller redigera arbetsschema

Detta avsnitt gäller bara dig som är löneadministratör och arbetar i Visma Lön 300/600.

Om du arbetar i Visma Lön Smart gör du alla inställningar för arbetsscheman där. I Visma Lön Anställd kan du bara se vilka inställningar som är gjorda. Läs mer i avsnittet Löneinställningar i hjälpen för Visma Lön Smart.

Om du arbetar i Visma Lön 300/600 kan du göra inställningar för arbetsscheman i Visma Lön Anställd. Vissa uppgifter hämtas dock från löneprogrammet. Läs mer i avsnittet Redigera uppgifter för anställd.

Det är viktigt att alla anställda som arbetar regelbundet har ett korrekt arbetsschema eftersom bland annat sysselsättningsgrad, arbetstid per månad, arbetstid per år och karensavdrag beräknas utifrån det. Du bör därför skapa arbetsscheman för alla varianter av arbetstid som förekommer på ditt företag och sedan koppla till varje anställd. I filmen Arbetsscheman i Visma Lön Anställd tillsammans med Visma Lön 300/600 får du mer information om arbetsscheman.

För att kunna synkronisera till Visma Lön 300/600 måste alla arbetsscheman vara kompletta. Inaktiva arbetsscheman tas inte med vid synkroniseringen. Du kan därför ta bort markeringen vid Aktivt arbetsschema om ett arbetsschema inte ska tas med vid synkroniseringen. Det går bara att göra ett arbetsschema inaktivt om det inte används för någon anställd.

Gör så här för att skapa eller redigera ett arbetsschema:

Välj Schemaläggning - Arbetsscheman.
Markera det aktuella arbetsschemat om du vill redigera ett arbetsschema, eller klicka på Skapa nytt om du vill skapa ett nytt arbetsschema.

De flesta uppgifter i ett arbetsschema går inte att ändra om arbetsschemat används i en klarmarkerad eller låst period, men det finns vissa undantag. Du kan ändra benämning på arbetsschemat, om arbetsschemat ska vara aktivt eller ej, samt reglerna kring obetalda raster.

Fyll i eller ändra Benämning.

Eftersom ett arbetsschema kan användas till flera anställda så är det bra om arbetsschemats benämning är en beskrivning av dess upplägg, till exempel Heltid 8-17 med obetalda raster.

Välj Typ av arbetsschema. Läs mer om de olika typerna av arbetsschema under informationsikonen och i avsnitten Schemalagd arbetstid och Oregelbunden arbetstid.
Markera om den anställde arbetar heltid eller deltid.

Tänk på att du alltid behöver lägga upp heltidsschema, även om du bara ska arbeta med deltidsschema. Detta eftersom heltidsschemat används för att beräkna sysselsättningsgrad, mertid, övertid, säsongstider, schema vid helgdagar med mera. Läs mer i avsnittet Gör inställningar för heltids- och deltidsschema.

Schemalagd arbetstid

Arbetsschema av typen Schemalagd arbetstid används för anställda som har regelbunden arbetstid som följer ett fast arbetsschema. Arbetsschemat kan vara rullande i upp till tolv veckor och ha olika tider för olika veckor.

Välj heltidsschema under Baserat på heltidsschema om det gäller ett deltidsschema.

Alla deltidsscheman ska baseras på ett heltidsschema. Det är viktigt eftersom heltidsschemat används för att beräkna sysselsättningsgrad, mertid, övertid, säsongstider, schema vid helgdagar med mera.

Välj om arbetsschemat ska hantera obetalda raster och/eller ta hänsyn till helgdagsschema. Läs mer om vad respektive val innebär under informationsikonerna.
Klicka på texten Hantera säsongstider om arbetstiden skiljer sig från den normala under en del av året, till exempel om företagets arbetstid normalt är 8:00-17:00 men är 8:00-16:00 under sommaren.
Välj start- och slutdatum för den avvikande arbetstiden på raden för Avvikande period 1.
Ange arbetstiderna för den normala perioden och för den avvikande perioden om företaget har säsongstider.
Klicka i kolumnen Lunch och gör inställningar för vilka tidsregler som ska gälla när den anställde tar rast.
Gör inställningar för Rast 1 och Rast 2 om obetalda raster ska hanteras.

Normaltid är det antal minuter som automatiskt ska dras om den anställde inte stämplar ut och in när det är rast (till exempel 60 minuter för lunchrast).

Min.tid är minst antal minuter som den anställde måste ha rast (till exempel 30 minuter). Om den anställde stämplar ut för lunch och sedan stämplar in efter 20 minuter, kommer det ändå att dras 30 minuter.

Om det ska dras 30 minuter för rasten behöver den anställde både stämpla ut och stämpla in. Om den anställde har flex kommer det att bli 30 minuters plus på flexen.

Tips och trix

För att de anställda inte ska behöva stämpla in och ut när de tar rast, kan du för anställda med schemalagd arbetstid lägga in obetalda raster i arbetsschemat. Valet Hantera obetalda raster måste vara markerat för att fälten för obetalda raster ska visas.

Om Hantera säsongstider är valt anger du Genomsnittlig arbetstid per dag, helår i timmar och minuter.

När en rad är aktiv visas ikoner för att kopiera, klistra in och tömma rad på information i kolumnen Åtgärder. Om arbetstiden och reglerna för lunchraster och obetalda raster ska vara densamma för flera dagar, skriver du in uppgifterna för en dag, väljer ikonen Kopiera, markerar nästa dag och väljer ikonen Klistra in.

Om arbetstiden skiljer sig åt mellan olika veckor kan du lägga till så många veckor som behövs med hjälp av knappen Lägg till vecka. Ett arbetsschema kan hantera upp till tolv veckor. När du kopplar arbetsschemat till respektive anställd, anger du vilken vecka som arbetsschemat ska börja gälla. Läs mer om hur du gör detta i avsnittet Koppla anställd till arbetsschema.

Under Tidssummering visas olika summeringar, beroende på typ av arbetsschema, antal veckor och säsongstid. Läs mer under informationsikonen och i avsnittet Tidssummering.

Klicka på Spara. Du kan också välja Spara utkast om du vill pausa arbetet och fortsätta senare.

Om arbetsschemat gäller en deltidsanställning visas Genomsnittlig sysselsättningsgrad längst ner på sidan. Under informationsikonen finns information om hur beräkningen bakom ser ut.

När du redigerar arbetsschema har du val för att kopiera och ta bort arbetsschema längst ner på sidan. Observera att det inte går att ta bort arbetsscheman somhar överförts till Visma Lön eller är kopplade till någon anställd.

Det finns även ett val för att koppla anställd till arbetsschema. Läs mer i avsnittet Koppla anställd till arbetsschema.