Visma Lön 300
Importera utläggsregistreringar eller tidsredovisningar
Så här gör du import av tidsredovisningar eller utläggsregistreringar från annat system till Visma Lön 300. Läs mer om vilket format filen ska ha i avsnittet Filformat för fil som används vid import.
Om du arbetar med utläggsregistreringar i Visma Utlägg hämtas de automatiskt till Visma Lön 300 och behöver inte importeras enligt denna instruktion. Läs mer i avsnittet Importera utlägg från Visma Utlägg.
Läs mer i avsnittet Testa fil för import till Visma Lön 300 om du vill prova att göra en import av till Övningsbolaget innan du gör en import till ditt företag i Visma Lön.
Om du arbetar via Visma Advisor kan du exportera löneunderlag därifrån med Visma Advisor Löneunderlag för att sedan importera filen till Visma Lön. Läs mer i avsnitt Exportera löneunderlag till Visma Lön i hjälpen för Visma Advisor.
Om du ska göra import från Visma Tid Smart kan du läsa mer i avsnittet Koppling till Visma Lön i hjälpen för Visma Tid Pro om vilka inställningar som ska göras innan importen.
Inställningar inför import
Vi rekommenderar att du tar en säkerhetskopia innan du startar importen. Läs mer i avsnittet Säkerhetskopiera.
- Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer.
- Markera Använder TLU-fil för import av tider och utlägg.
- Ange sökväg till importfilen.
Om du ska importera en fil från Visma Tid behöver du inte ändra sökvägen. Standardsökväg är Users\Public\Documents\SPCS\Tid\xxxxxx-xxxx (org.nr) både i Visma Tid och i Visma Lön 300.
- Klicka på Tidkoder om du importerar tidsredovisning och på Utläggskoder om du importerar utlägg.
- Kontrollera att koderna som importerats finns i löneprogrammet och är kopplade till lönearter eller snabbval. Läs mer i avsnitten Tidkoder och Utläggskoder.
Om du importerar utlägg och har lagt till nya utläggskoder i programmet som du importerar från, öppnas dialogen Utläggskoder automatiskt och du får koppla de nya utläggskoderna till rätt löneart i Visma Lön 300. Läs mer i avsnittet Utläggskoder.
- Klicka på Spara.
Importera fil i samband med lönekörning
Tidsregistreringar gjorda i kalendariet för aktuell period kommer att finnas kvar efter importen och ersätts inte med registreringar som importeras från tidsredovisningsprogrammet.
Du kan inte välja vilka anställda som ska importeras. Alla anställda som finns i lönekörningen och i importfilen kommer att importeras. För anställda som finns i lönekörningen men inte i filen, skapas ett lönebesked med registreringar som hämtas från standardlönebesked och/eller från kalendariet.
Filen som läses in är en XML-fil. Namnet på filen är valfritt men den ska ha ändelsen ".TLU". Läs mer i avsnittet Filformat för fil som används vid import.
Gör så här om du vill göra import av fil i samband med lönekörningen:
- Välj Lönearbete - Lönekörningar.
- Klicka på knappen Ny för att skapa en ny lönekörning. Läs mer i avsnittet Skapa lönekörning.
Eftersom import av tider/utlägg är aktiverat i företagsinställningarna, är valet Importera tider/utlägg från fil markerat. Valet går att avmarkera och då kommer en vanlig lönekörning, utan import av tider/utlägg att göras.
- Ange Utbetalningsdatum och gör övriga val för lönekörningen.
- Klicka på Skapa.
- Markera den fil du vill importera och klicka på Öppna.
- Klicka på Ja om du vill fortsätta importen och Nej om du vill skapa lönebeskeden utan import av tider/utlägg.
- Klicka på Skriv ut om du vill skriva ut informationen och därefter på Stäng för att stänga dialogrutan.
Nu visas en sammanfattning av vad som skett i samband med importen. Du får bland annat information om sådant som du bör kontrollera och eventuellt korrigera på lönebeskedet eller i anställningsregistret.
Om det finns registreringar som inte går att spara på lönebeskedet får du information om det. Det kan exempelvis bero på att det finns koder som saknar koppling till snabbval eller lönerarter. Läs mer i avsnitten Tidkoder eller Utläggskoder.
Alla felmeddelanden går att korrigera manuellt på lönebeskedet. Vi rekommenderar att du både korrigerar i löneprogrammet och i programmet som du importerar ifrån, för att undvika att samma fel uppstår vid nästa import.
Importera fil till en redan skapad lönekörning
Gör så här om du vill importera en fil med tidsregistreringar eller utläggsregistreringar efter att du skapat lönebeskeden.
Filen som läses in är en XML-fil. Namnet på filen är valfritt men den ska ha ändelsen ".TLU". Läs mer i avsnittet Filformat för fil som används vid import.
- Välj Lönearbete - Lönekörningar.
- Klicka på knappen Lönekörning.
- Klicka på knappen Importera tider/utlägg från fil.
- Markera den fil du vill importera och klicka på Öppna.
Lönearter som registrerats manuellt på lönebeskeden kommer att finnas kvar efter importen och ersätts inte med registreringar som importeras.
- Klicka på Ja om du vill fortsätta importen.
Du kan inte välja vilka anställda i filen som ska importeras. Alla anställda som finns i lönekörningen och i importfilen kommer att importeras. För anställda som finns i lönekörningen men inte i filen, skapas ett lönebesked med registreringar som hämtas från standardlönebesked och/eller från kalendariet.
- Klicka på Skriv ut om du vill skriva ut informationen och därefter på Stäng för att stänga dialogrutan.
Nu visas en sammanfattning av vad som skett i samband med importen. Du får bland annat information om sådant som du bör kontrollera och eventuellt korrigera på lönebeskedet eller i anställningsregistret.
Om det finns registreringar som inte går att spara på lönebeskedet får du information om det. Det kan exempelvis bero på att det finns koder som saknar koppling till snabbval eller lönerarter. Läs mer i avsnitten Tidkoder eller Utläggskoder.
Alla felmeddelanden går att korrigera manuellt på lönebeskedet. Vi rekommenderar att du både korrigerar i löneprogrammet och i tidsredovisningsprogrammet för att undvika att samma fel uppstår vid nästa import.
Hjälp med importen
Om du har några frågor kring import av fil är du välkommen att kontakta oss. Om du är integrationspartner och arbetar med att utveckla en TLU-fil kontaktar du istället oss via e-postadressen [email protected].
Innan du kontaktar oss vill vi att du testar din importfil via ett XML-schema. Läs mer i avsnittet Testa redovisningsfil med hjälp av XML-schema.
Vi debiterar för undersökning av externa redovisningsfiler, förutom om ni har aktivt utvecklarpaket för kommersiellt bruk hos Visma Spcs. Minsta debiteringstid är en timme. Om arbetstiden överstiger två timmar kommer vi att ta kontakt med dig. Vi debiterar inte om felet beror på löneprogrammet. Felsökning av tidfiler sker endast mot senaste versionen av löneprogrammet.
Relaterade avsnitt
Vad hämtas vid import av tider med TLU-fil?
Testa fil för import till Visma Lön 300
Hämta testfiler för import av tidsredovisning
Testa redovisningsfil med hjälp av XML-schema
Filformat för fil som används vid import
