Visma Lön 300
Inbetalning från anställd
Det kan hända att det uppstår en skuld på ett lönebesked för att avdragen är större än lönen. Det händer också att anställda får ut mer lön än vad de ska ha. Detta kan du reglera i programmet.
Du kan registrera en inbetalning från anställd under samma taxeringsår som den felaktiga lönen betalades ut eller året efter. När det finns en skuld i löneprogrammet, kan du antingen boka bort den direkt på den ordinarie lönekörningen eller skapa en ny lönekörning av typen Inbetalning från anställd, se exempel nedan.
Om skatteavdraget är redovisat till Skatteverket kan det inte betalas tillbaka till arbetsgivaren eftersom skatteavdraget tillhör den anställde så snart det är redovisat till Skatteverket. Det innebär att du som arbetsgivare får begära tillbaka det som redovisats till Skatteverket från den anställde, det vill säga utbetald lön och gjorda skatteavdrag (bruttolönen).
Om den anställde jobbar kvar görs justering av den utbetalda lönen och arbetsgivardeklarationen på nästa lön. Om den anställde har slutat får du göra en omprövning av arbetsgivardeklarationen. Den avdragna skatten regleras sedan hos den anställde när denne får sitt slutskattebesked. Om den anställde vill ha pengarna tidigare kan denne begära jämkning eller förtidsåterbetalning hos Skatteverket.
Läs mer om hur du rättar en arbetsgivardeklaration på skatteverket.se.
1. Bortbokning direkt på en ordinarie lönekörning
När skulden uppstår på ett lönebesked visas en informationsruta om att det har uppstått en skuld.
Du kan här välja att boka bort skulden direkt i den lönekörningen genom att använda någon av lönearterna i intervallet 9330 - 9334. Vilken löneart du ska använda beror på vilken typ av skuld det är. Du kan också boka bort skulden på en vanlig lönekörning senare.
Om du enbart bokar bort skulden på en ordinarie lön hanteras det som att ni skänker pengarna till den anställde och då behöver du inte justera arbetsgivardeklarationen. Om du bokar bort en skuld på en ordinarie lönekörning och den anställde betalar in pengarna utanför programmet, måste du själv rätta arbetsgivardeklaration, bokföring med mera.
Vill du att arbetsgivardeklarationen ska påverkas av inbetalningen den anställde gör, skapar du en lönekörning av typen Inbetalning från anställd.
I avsnittet Rättelser av arbetsgivardeklaration hos Skatteverket har här samlat exempel på hur du gör rättelser efter att du har rapporterat arbetsgivardeklarationen till Skatteverket.
2. Bortbokning på en lönekörning av typen Inbetalning från anställd
Denna funktionen använder du när en anställd ska betala tillbaka lön och ersättning som betalats ut för mycket av misstag .
Du kan använda standardlönearterna 8900 - 8911 på en lönekörning av typen Inbetalning från anställd. Du kan behöva ändra inställning på dessa lönearter beroende på vad som ska betalas tillbaka. Du kan också skapa fler lönearter av samma löneartstyp. Detta gör du enklast genom att kopiera någon av standardlönearterna. Kontrollera inställningen på den löneart du använde när den felaktiga löneutbetalningen gjordes. Om du till exempel betalat ut för mycket lön med löneart 1101 - Månadslön, kan du kopiera löneart 8900 - Inbetalning, tabellbrutto, döpa om lönearten till Inbetalning månadslön och göra samma inställningar på den nya lönearten som du har på löneart 1101. Kontrollera också att du har rätt bokföringskonto på lönarten. För att din bokföringen ska bli korrekt efter inbetalningen, ska bokföringskontot vara detsamma som kontot som du har på lönearten där skulden uppstod.
- Välj Lönearbete - Lönekörningar och klicka på Ny.
- Välj Inbetalning från anställd under Typ av lönekörning.
- I fältet Inbetalningsdatum väljer du det datum som pengarna betalades in. På detta sätt får bokföringsunderlaget ett korrekt datum.
- Markera den anställde som inbetalningen gäller.
- Klicka på Skapa för att skapa lönekörningen.
Om inbetalningen görs för att det uppstått en skuld på en tidigare lönekörning kan lönebeskedet se ut så här:
- När den anställde återbetalar sin skuld bokar du bort skulden genom att fylla i skuldbeloppet på löneart 9330 - Bortbokning skuld tabellbrutto. Lönearten 9310 - Skuld till nästa lön Tabellbrutto försvinner då från lönebeskedet.
- Registrera den anställdes inbetalning som inbetald lön före skatt, alltså bruttolön, i kolumnen Belopp på löneart 8910 - Inbetalning tabellbrutto, skuld föregående lön.
- Klarmarkera och välj Lås lönekörning.
- Välj Gå till utskrift/utbetalning.
- Begär rättelse på skatteverket.se. Läs mer i skatteverket.se.
Istället för ett lönebesked får du ut en Specifikation inbetalning. Bokföringsunderlaget justerar belopp för bruttolön och eventuell reglering av skatt med mera.
Detta var exempel på inbetalning av en bruttoskuld men det finns andra alternativ.
I avsnittet Rättelser av arbetsgivardeklaration hos Skatteverket har här samlat exempel på hur du gör rättelser efter att du har rapporterat arbetsgivardeklarationen till Skatteverket.
3. Om det uppstår en skuld för att en anställd har fått för mycket nettolön
Om det uppstår en skuld för att en anställd har fått för mycket nettolön använder programmet andra lönearter när du skapar en lönekörning av typen Inbetalning från anställd. Du gör på samma sätt som för att boka bort skulden och registrera inbetalning. Skatt och arbetsgivaravgift påverkas inte.
När skulden uppstod bokades den på konto 1610 - Förskott. När du bokar bort skulden och registrerar inbetalningen krediteras kontot.
I avsnittet Rättelser av arbetsgivardeklaration hos Skatteverket har här samlat exempel på hur du gör rättelser efter att du har rapporterat arbetsgivardeklarationen till Skatteverket.
4. När det inte finns en skuld i löneprogrammet
Om en anställd betalat tillbaka lön eller nettoersättning, till exempel skattefria traktamenten eller skattefri milersättning, måste du välja andra lönearter när du skapar en inbetalning från anställd. Du får inga förslag på lönearter utan måste manuellt välja löneart beroende på vad inbetalningen gäller.
När det inte finns någon skuld kan du använda standardlönearterna 8900 - 8904 på en lönekörning av typen Inbetalning från anställd. Du kan behöva ändra inställning på dessa lönearter beroende på vad som ska betalas tillbaka.
Detta gör du enklast genom att kopiera någon av standardlönearterna. Kontrollera inställningen på den löneart du använde när den felaktiga löneutbetalningen gjordes. Om du till exempel betalat ut för mycket lön med löneart 1101 - Månadslön, kan du kopiera löneart 8900 - Inbetalning, tabellbrutto, döpa om lönearten till Inbetalning månadslön och göra samma inställningar på den nya lönearten som du har på löneart 1101. Kontrollera också att du har rätt bokföringskonto på lönarten. För att din bokföringen ska bli korrekt efter inbetalningen, ska bokföringskontot vara detsamma som kontot som du har på lönearten där skulden uppstod.
- Markera löneartsraden och klicka på registersymbolen till höger i fältet.
- Välj löneart 8900 - Inbetalning tabellbrutto för att registrera en återbetalning av bruttolön med tabellskatt. Här visas alla de lönearter du kan välja mellan när du skapar en lönekörning av typen Inbetalning från anställd.
I avsnittet Rättelser av arbetsgivardeklaration hos Skatteverket har här samlat exempel på hur du gör rättelser efter att du har rapporterat arbetsgivardeklarationen till Skatteverket.
Relaterade avsnitt
Rättelser av arbetsgivardeklaration hos Skatteverket
