Visma Administration 500
Utskrift av rapporter
Via knappen Skriv ut i de olika programdelarna når du de rapporter du kan skriva ut från respektive programdel. Du kan även nå dessa utskrifter genom att välja Utskrifter i menyn.
I utskriftsdialogen som visas när du skriver ut en rapport kan du göra olika urval och inställningar för utskriften och även välja på vilket sätt du vill skriva ut den. Du kan i de flesta fall välja mellan att skriva ut till Pdf-fil, Bildskärm, Fil eller Skrivare. Väljer du Fil kan du skriva ut en Excel-fil eller Txt-fil.
Vill du skriva ut klockslag och sidantal på dina rapporter och journaler går du in under Arkiv - Inställningar - Programinställningar och markerar det.
Fältförklaringar
Utskriftsdialogerna för programmets rapporter ser olika ut. Här beskrivs bara de fält som är gemensamma för alla rapporter.
Bildskärm
När du valt att skriva ut till Bildskärm visas fönstret Förhandsgranska. Här kan du välja att skriva ut till skrivare, söka i utskriften, förstora/förminska utskriften på bildskärmen eller gå till en specifik sida i utskriften.
Föregående sida/Nästa sida
Dessa knappar använder du om du vill bläddra dig framåt eller bakåt i utskriften.
Förstoring
Om du vill se din bildskärmsutskrift i olika förstoring klickar du på knappen Förstoring.
Du kan visa med dynamisk skala, med eller utan minimumförstoring och du kan välja att alltid visa med fast förstoring. Du kan både skriva in värden som är större och mindre än 100%.
Om du väljer Anpassa skala efter fönster, anpassas visningen alltid efter fönstrets storlek, hur litet fönstret än är. För att utskriften inte ska bli helt oläslig kan du skriva in en minimiförstoring. Då blir skalan för visningen aldrig bli mindre än det du skriver in.
Om du väljer Egen skala visas alltid bildskärmsutskriften med samma storlek, oavsett hur stort eller litet fönstret är. Du måste också ange den skala du vill använda.
När du tittat klart på utskriften klickar du på knappen Stäng.
Gå till sida
Om du vill gå till en speciell sida i utskriften väljer du knappen Gå till sida. Här skriver du in den sida du vill titta på.
Sök/Sök bakåt/Sök framåt
Om det är något speciellt i utskriften du vill titta på, exempelvis ett särskilt konto eller ett visst datum, kan du söka efter det genom att klicka på knappen Sök. I dialogen som visas skriver du in vad du vill söka efter. Det kan vara hela eller delar av konton, benämningar, datum eller belopp. Du måste skriva exakt det du söker. Om du exempelvis söker datum så måste du ange dem på exakt samma sätt som de skrivs i listan. När du har skrivit in något att söka och programmet har hittat den första positionen som överensstämmer med sökbegreppet kan du söka framåt (mot slutet i utskriften) via Sök framåt eller bakåt (mot början i utskriften) via Sök bakåt.
Inställningar
När du väljer knappen Inställningar kan du ställa in hur du vill att utskriften till skrivare ska se ut. De inställningar du gör här gäller för alla företag, oavsett vilke
Skrivarinst
När du skriver ut vissa rapporter kan du välja knappen Skrivarinst för att välja vilken skrivare du vill använda för den aktuella utskriften. Om du alltid vill använda dig av en viss skrivare för en viss dokumenttyp gör du inställningar för det under Arkiv - Inställningar - Skrivarinställningar. Läs mer i avsnittet Skrivarinställningar.
Fil
Du kan välja att skriva ut dina listor och rapporter till text- eller Excel-fil genom att välja Fil i utskriftsdialogen. Du kan skapa en Excel-fil som öppnas direkt i Excel. Denna inställning gör du genom att markera rutan Öppna tillhörande program vid filutskrift under Arkiv - Inställningar - Programinställningar. Vill du inte öppna programmet direkt sätter du ingen markering här.
Genom att klicka på listknappen vid Filformat väljer du att spara filen som Textfil (*.txt) eller Excel-fil (*.xlsx). Det filformat som föreslås är det filformat som du sparade till senast. Programdelarna Rapportgenerator och Bokföringsrapportgenerator har inte stöd för filutskrift till Excel.
Du behöver inte har MS Excel installerat på din dator för att kunna skriva ut till xlsx-format.
Skrivare
När du väljer att skriva ut till skrivare visas bilden Skriv ut. Överst visas den skrivare som är vald för utskriften. Skrivare väljer du i menyn Arkiv - Inställningar - Skrivarinställningar. Du kan byta skrivare genom att klicka på listknappen i fältet Skrivare. Läs mer i avsnittet Skrivarinställningar.
Alla
Om du vill skriva ut alla sidor ska den här alternativknappen vara vald.
Antal exemplar
Här anger du hur många utskrifter du vill ha för varje sida.
När du skriver ut dokument gäller alltid det antal kopior du har angett under Arkiv - Inställningar - - Mallar.
Egenskaper
När du väljer den här knappen visas en dialogruta där du kan göra ytterligare inställningar för utskriften.
Markering
I vissa lägen kan du skriva ut enbart det du har markerat. Då är detta val aktivt.
Sidor
Om du bara vill skriva ut vissa sidor anger du startsida och slutsida. Om du bara vill skriva ut en enda sida skriver du in sidans nummer i båda positionerna. Vid utskrift av journaler och dokument kan du inte begränsa antalet sidor, utan här skrivs alltid alla sidor ut.
Skriv till fil
Markera denna ruta om du vill skapa en utskriftsfil istället för att skriva ut på papper.
Sortera
Normalt skrivs varje sida ut direkt i det antal du har angett. Har du valt att skriva ut två kopior skrivs det alltså ut två exemplar av sida 1, två exemplar av sida 2 o s v. Om du i stället vill att hela utskriften ska sorteras buntvis ska du markera rutan Sortera.
Om kopierings- och sorteringshanteringen ska fungera måste du ha en skrivare som stödjer dessa funktioner.
Utskriftskvalitet
För vissa skrivare kan du ange utskriftskvalitet för dina utskrifter. Vad som visas i listrutan beror på vilken skrivare du har aktiv. Se handboken till din skrivare för mer information.
Pdf-fil
Du kan välja att skriva ut till pdf genom att välja Pdf-fil som utskriftsval. Då skapas en fil, en bild av utskriften, som sedan kan öppnas i andra program som kan läsa pdf-filer. Att skapa en pdf-fil kan vara bra om du vill skicka dina utskrifter elektroniskt till t ex din redovisningsbyrå.
