Visma Administration 500

Registrera leverantörsfaktura

Vill du arbeta smartare?

Du vet väl om att du kan ta emot leverantörsfakturor som e-fakturor och få dem inlästa direkt i Visma Administration 500, oavsett om de ursprungligen skickats som brev, via mejl eller som en e-faktura från din leverantör. När du tar emot en e-faktura läses informationen på fakturan automatiskt in i ditt program - du sparar tid och minskar risken för felregistrering. Läs mer i avsnitten Ta emot e-dokument och Läs in underlag.

Här kan du läsa hur du registrerar leverantörsfakturor.

Det finns olika sätt att registrera en leverantörsfaktura. Du kan registrera en leverantörsfaktura med eller utan konteringsmall, med artiklar, via inkommande följesedel och via beställning. Du kan också kopiera en befintlig leverantörsfaktura.

Oavsett vilket sätt du vill använda börjar du likadant.

Har du valt att ta emot e-fakturor känner programmet av om det finns några e-fakturor att läsa in och visar detta i en informationslist ovanför arbetsbilden eller som en notifiering i programmets sidopanel. Läs mer i avsnittet Ta emot e-dokument och Läs in underlag.

Gå till Inköp - Leverantörsfakturor.
Skapa en ny leverantörsfaktura genom att klicka på Ny (Ctrl+N).

Välj Faktura.

Nu visas arbetsbilden för leverantörsfaktura. Löpnumret på leverantörsfakturan kommer automatiskt när du anger leverantörsnumret. Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Nummerserier anger du vilket nummer som den första fakturan i serien ska få.

Om du valde fel fakturatyp när du skapade din faktura kan du ändra den genom att klicka i fältet till höger om Löpnr. Du kan endast byta fakturatyp på fakturor som inte innehåller några konteringsrader. Du kan inte heller byta fakturatyp på fakturor som är inlästa till Visma Administration 500 som e-fakturor.

Hämta upp leverantören med hjälp av listknappen bredvid fältet Levnr. Om du vet vilket leverantörsnummer som leverantören har kan du istället skriva in det på Levnr.

Registrera leverantörsfaktura utan konteringsmall

Fyll i fakturanumret som står på din leverantörsfaktura.

I rutan Mallvärde fyller du i de belopp för Total, Frakt och Moms som står på leverantörsfakturan. Dessa rader flyttas automatiskt ned i tabellen med kontering och belopp när du lämnat den sista raden med Enter-tangenten.
Om hela leverantörsfakturan ska bokföras på en resultatenhet anger du det i fältet Resenh. Det är endast de konton som är markerade med resultatenhet i kontoplanen som blir konterade med resultatenhet. Har du valt resultatenhet i leverantörsregistret föreslås den i fakturauppgifterna.
Ange OCR-numret på fakturan i fältet OCR/Refnr om det är en OCR-faktura.
Ange en text som förklarar vad konteringen innehåller, t ex Inköp av varor. Denna text anges på den första lediga raden i tabellen i kolumnen Info. Om du inte anger något här kommer kontobenämningen att skrivas in här automatiskt när du har angett kontonummer.
Ange kontonummer, eventuell resultatenhet och summa för konteringen. För att fakturaraden ska bokföras med resultatenhet måste kontot i bokföringen vara märkt för resultatenhet. Har du angivit resultatenhet i fakturans huvuduppgifter föreslås dessa på konteringsraderna.

Vilket konto ska du bokföra på?

Vilket konto du ska använda beror på vilken typ av kostnad du ska bokföra. Kostnader kan till exempel vara varor som du ska sälja vidare, hyra, löner, transport eller ränta. Nedan hittar du de vanligaste kostnadskontona. Du hittar din fullständiga kontoplan under Bokföring - Kontoplan.

Kostnad	Bokföringskonto
Inköp av varor från Sverige	4010 Inköp av varor och material i Sverige för tillverkning och försäljning
Inköp av varor från EU-land 25% moms	4056 Inköp varor från EU 25% moms
Inköp av tjänster från EU-land 25% moms	4535 Inköp av tjänster från EU 25% moms
Hyra för ett kontor	5010 Lokalhyra
Inköp av inventarie som kostar mindre än ett halvt prisbasbelopp*, till exempel mobiltelefon, dator och annan utrustning som du kommer att använda i 1-3 år	5410 Förbrukningsinventarier
Faktura för eEkonomi från Visma	5420 Programvaror
Inköp av varor som förbrukas inom företaget, till exempel spik, skruv, pennor och papper	5460 Förbrukningsmaterial
Inköp av arbetskläder och till exempel terminalglasögon	5480 Arbetskläder och skyddsmaterial
Faktura för mobiltelefonsamtal	6212 Mobiltelefon

*Ett halvt prisbasbelopp är 22 150 kr för 2016 och kommer att öka till 22 400 kr för 2017.

När du har angivit konto för den sista raden kan du trycka 2 gånger på Enter-tangenten, så räknar programmet själv ut vad det ska stå i belopp.

Nu är leverantörsfakturan konterad och klar.

Registrera leverantörsfaktura med konteringsmall

Fyll i fakturanumret som står på din leverantörsfaktura.

Om du har en konteringsmall angiven på leverantören visas den i fältet Kontmall. Du kan också hämta upp en konteringsmall med hjälp av listpilen. Rutan Mallvärde kan se annorlunda ut jämfört med om du har en leverantörsfaktura utan konteringsmall.

Fyll i de fält som visas i rutan Mallvärde. Dessa rader flyttas automatiskt ned i tabellen med kontering och belopp när du lämnat den sista raden med Enter-tangenten.

Vilket konto ska du bokföra på?

Kostnad	Bokföringskonto
Inköp av varor från Sverige	4010 Inköp av varor och material i Sverige för tillverkning och försäljning
Inköp av varor från EU-land 25% moms	4056 Inköp varor från EU 25% moms
Inköp av tjänster från EU-land 25% moms	4535 Inköp av tjänster från EU 25% moms
Hyra för ett kontor	5010 Lokalhyra
Inköp av inventarie som kostar mindre än ett halvt prisbasbelopp*, till exempel mobiltelefon, dator och annan utrustning som du kommer att använda i 1-3 år	5410 Förbrukningsinventarier
Faktura för eEkonomi från Visma	5420 Programvaror
Inköp av varor som förbrukas inom företaget, till exempel spik, skruv, pennor och papper	5460 Förbrukningsmaterial
Inköp av arbetskläder och till exempel terminalglasögon	5480 Arbetskläder och skyddsmaterial
Faktura för mobiltelefonsamtal	6212 Mobiltelefon

*Ett halvt prisbasbelopp är 22 150 kr för 2016 och kommer att öka till 22 400 kr för 2017.

Om hela leverantörsfakturan ska bokföras på en resultatenhet anger du det i fältet Resenh. Det är endast de konton som är markerade med resultatenhet i kontoplanen som blir konterade med resultatenhet. Har du valt resultatenhet i leverantörsregistret föreslås den i fakturauppgifterna.
Ange OCR-numret på fakturan i fältet OCR/Refnr om det är en OCR-faktura.

Nu är leverantörsfakturan konterad och klar.

När du har registrerat din leverantörsfaktura ska du skriva ut en leverantörsfakturajournal.

Skriv ut Leverantörsfakturajournal

När du har gjort dina registreringar av leverantörsfakturor måste du skriva ut journalen för att transaktionerna ska föras över till bokföringen.

Välj Inköp - Leverantörsfakturor.
Kontrollera att leverantörsfakturan är attesterad och att du i programmet längst ned till höger på fliken Faktura har en markering i rutan Attesterad innan du skriver ut Leverantörsfakturajournalen.
Välj Skriv ut - Leverantörsfakturajournal.
Ange till och med vilket datum du vill skriva ut journalen. Det är endast de fakturor som har ett fakturadatum tidigare än det till och med-datum som du anger, som kommer med på journalen.

När journalen är utskriven till skrivare får du möjlighet att godkänna den och samtidigt föra över den automatiskt till bokföringen som nästa verifikat. Du kan välja att skriva ut dina journaler detaljerat. Det innebär att du får över journalerna rad för rad till bokföringen. Om du hellre vill att bokföringsordern ska vara summerad per konto går det också bra.

Om du markerar för En verifikation per affärshändelse under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, kommer det att skapas en verifikation per faktura. Om den inte är markerad blir det en verifikation för alla fakturor som är med på journalen.

Den automatiska överföringen görs inte om du har markerat Bokför journaler och momsrapporter manuellt under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter. Då måste du registrera bokföringsunderlaget manuellt i bokföringen.

Om du godkänt journalerna kan du inte skriva ut dem igen. Det är därför viktigt att du kontrollerar att journalerna är korrekta och utskrivna, innan du godkänner och sparar dem. Du kan skriva ut en kopia på journalen, men du får inte med bokföringsunderlaget. Denna utskrift finns under Bokföring - Gamla journaler.

Om du har skrivit in en konteringsrad som är felaktig, markerar du någonstans på raden och raderar den sedan genom att klicka på Radera (Ctrl+R).

De konteringsrader som gäller för Total, Frakt eller Moms går inte att radera i konteringsbilden. Om du däremot anger 0 i respektive fälr i rutan Mallvärde kommer raderna att försvinna automatiskt när du lämnat den sista raden med Enter-tangenten.

Läs mer i avsnittet Leverantörsfakturajournal, utskrift.