Visma Administration 500

Ta emot e-dokument

I Visma Administration 500 kan du ta emot leverantörsfakturor helt elektroniskt från dina leverantörer. Det innebär att din leverantör skickar en faktura från sitt ekonomiprogram direkt till ditt Visma Administration 500 och informationen på fakturan läses in helt automatiskt.

När du väljer att ta emot dina leverantörsfakturor som e-faktura, behöver du informera dina leverantörer om detta. För att underlätta informationen kan du använda dig av utskriften Begäran om e-faktura.

Har du leverantörer som inte kan skicka e-fakturor till dig, utan vill fortsätta att skicka pdf- eller pappersfakturor, kan du ändå få in dem som e-fakturor till ditt program. Leverantören skickar då istället sina pdf- eller pappersfakturor till Vismas scanningtjänst. Där tolkas fakturan och omvandlas till en e-faktura som sedan skickas vidare till ditt program där du läser in den. Tillsammans med e-fakturan bifogas alltid en pdf så att du har möjlighet att se fakturan i sin helhet. Scanningcentralen arkiverar orginalfakturan.

Om du använder Visma Administration 500 tillsammans med Visma Byråstöd eller Visma Advisor och vill skicka och/eller ta emot e-dokument för din kunds räkning, behöver du ange detta under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar- Mina tjänster -Digitala fakturor och dokument.

Se komplett prislista för att ta emot e-dokument här.

Ta emot e-faktura

För att kunna ta emot e-faktura måste du ange detta i företagsinställningarna. Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar- Mina tjänster -Digitala fakturor och dokument markerar du Ta emot e-faktura. I och med den här inställningen gör du det möjligt för dina leverantörer att skicka e-fakturor till dig.

När du väljer Inköp - Leverantörsfakturor känner programmet av om det finns några e-fakturor att läsa in. Detta visas i en informationslist ovanför arbetsbilden eller som en notifiering i programmets sidopanel. När du läser in en e-faktura skapas dokumentet i ditt program och uppgifterna läggs in automatiskt. Om fakturan innehåller artiklar som du vill lägga till i ditt artikelregister, måste du lägga upp dem i artikelregistret innan du läser in den. Därefter behandlar du fakturan enligt dina normala rutiner. Läs mer i avsnittet Läs in underlag.

Vill du inte få information om att din kund/leverantör kan ta emot/skicka e-fakturor kan du stänga av meddelanden om detta genom att ta bort markeringen för Kontrollera vid nytt dokument om kunden /leverantören kan ta emot/skicka e-dokument under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument, knappen Fler inställningar.

I listläget för dina leverantörsfakturor finns kolumnen Inläst dokument. Där kan du se om en leverantörsfaktura är inläst som e-faktura.

Ta emot pdf-/pappersfaktura som e-faktura

Om du vill underlätta och effektivisera din hantering av inkommande leverantörsfakturor använder du dig av Vismas scanningtjänst. Detta innebär att dina leverantörer skickar sina fakturor direkt till scanningcentralen istället för till dig. Där tolkas fakturan och skickas sedan vidare som en e-faktura till ditt ekonomiprogram. E-fakturan kompletteras alltid med en pdf-fil så att du kan se hur fakturan ser ut.

Förteckning över vilka dokumenttyper som scannas och tolkas:

Dokumenttyp	Scannas/tolkas
Debetfakturor	Scannas och tolkas
Kreditfakturor	Scannas och tolkas
Räntefakturor	Scannas och tolkas
Proformafakturor	Scannas, tolkas inte (mottagaren får mejl om att dokumentet inte kan tolkas)
Påminnelser	Scannas, tolkas inte (mottagaren får mejl om att dokumentet inte kan tolkas)
Inkassokrav	Scannas, tolkas inte (mottagaren får mejl om att dokumentet inte kan tolkas)
Avtal	Scannas inte
Kontrakt	Scannas inte

När du läser in en e-faktura läggs den automatiskt in med fakturainformation som till exempel leverantör, fakturanummer, fakturabelopp, momsbelopp, faktura- och förfallodatum.

För att använda den här tjänsten markerar du Ta emot pdf-/pappersfaktura som e-faktura under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar- Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument. Läs mer i avsnittet Digitala fakturor och dokument, fliken Till företag, företagsinställningar.

Ny fakturaadress till dina leverantörer

När du har gjort inställningen i företagsinställningarna kommer det att genereras nya adresser som dina leverantörer ska använda när de skickar sina fakturor till dig. En fakturaadress till de som skickar pappersfakturor och en mejladress till de som skickar pdf-fakturor. Adresserna börjar gälla 24 timmar efter att du anslöt dig till tjänsten.

De nya adresserna förmedlar du till dina leverantörer så att de kan skicka sina fakturor direkt till scanningcentralen. För att underlätta informationen kan du använda dig av utskriften Begäran om e-faktura.

Observera att adresserna endast ska användas för fakturor. Betalningspåminnelser och andra dokument ska leverantören fortfarande skicka till din ordinarie adress. Detta är viktigt att du informerar din leverantör om. Skulle din leverantör skicka andra dokument än fakturor innebär det en kostnad för dig. Tolkade dokument som inte är fakturor (t ex betalningspåminnelser, avtal) kostar 19 kr/st. Dessa skickas till den e-postadress som finns i fältet E-post vid kontakt. Andra typer av försändelser (t ex biljetter, kreditkort) skickas till dig från scanningcentralen och kostar 89 kr/st + porto.

Läs in e-fakturor

När du sedan arbetar med dina leverantörsfakturor och väljer Inköp - Leverantörsfakturor känner programmet av om det finns några e-fakturor att läsa in. Detta visas i en informationslist ovanför arbetsbilden eller som en notifiering i programmets sidopanel. Därefter behandlar du fakturan enligt dina normala rutiner. Läs mer i avsnittet Läs in underlag.

Scannade fakturor

Leveranstid

Pdf-fakturor som kommer in till scanningcentralen innan kl 12:00 behandlas och kan läsas in i ditt program senast kl 09:00 följande arbetsdag. Pdf-fakturor som kommer in efter kl 12:00 dag 1, är tillgängliga för inläsning senast kl 09:00 dag 3 (gäller vardagar).

Pappersfakturor som kommer in till scanningcentralen före kl 12.00 behandlas och kan läsas in i ditt program kl 12.00 följande arbetsdag.

Det kan ta längre tid än det som står ovan beroende på hur IT-miljön ser ut på ditt företag.

Fält på fakturan som tolkas

De fält som tolkas när en faktura scannas är: Fakturatyp, Bankgironummer, PlusGironummer, VAT-nummer, Organisationsnummer, Fakturanummer, Fakturadatum, Förfallodatum, OCR, Valuta, Belopp att betala och Moms.

Arkivering

De fakturor som skickas till scanningcentralen arkiveras där och dina originalfakturor och din räkenskapsinformation finns i tryggt förvar. På så sätt slipper du själv arkivera dina fakturor. Du kan alltid se fakturans bildunderlag på fliken Spårning i ditt program.

Läs mer i Hur arkiveras räkenskapsinformation för scannade dokument?

Avsluta tjänsten

Om du inte längre vill ta emot e-fakturor från dina leverantörer tar du bort markeringen för Ta emot pdf-/pappersfakturor som e-faktura under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar- Mina tjänster -Digitala fakturor och dokument.

De fakturor som kommer in till scanningcentralen efter att tjänsten är avslutad debiteras precis som tidigare och hanteras enligt följande.

De första 60 dagarna:

Inkomna pdf- och pappersfakturor scannas, men ingen tolkning görs. Fakturorna skickas vidare som pdf till den e-postadress som du har angett under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar- Mina tjänster -Digitala fakturor och dokument.

Från dag 61 och framåt:

Alla fakturor och annat material som skickas till scanningcentralen kommer inte att behandlas vidare.
Tjänsten avslutas helt och generarar inte några kostnader för dig.