Offerter, fliken Kunduppgifter

Här kan du skriva in en leveransadress om den är en annan än postadressen. Om du har lagt upp flera avvikande leveransadresser på kunden kan du välja vilken adress som ska gälla för just denna offert. Genom att fälla ner listknappen kan du välja adress, lägga upp ny eller ändra befintliga uppgifter.

Sätter du en markering i den här rutan innebär det att betalningspåminnelse ska kunna skrivas ut till kunden.

Om du vill bifoga en bilaga som sedan kommer med när du skapar din faktura till kunden, eller titta på en redan tillagd bilaga, gör du det här. Bilagorna måste vara i pdf-format och tillsammans med fakturan får de som mest vara 10 MB, förutom för utskriftsvalet Kivra där gränsen går vid 6 MB.

För att lägga till en bilaga klickar du på mapp-ikonen och hämtar den pdf du vill bifoga. Har du angett en sökväg för Hämta bilaga till dokument under Arkiv - Sökvägar/Filnamn, fliken Övriga filer är det den sökvägen som öppnas när du klickar på mapp-ikonen. När du har valt bilaga läggs sökvägen in automatiskt i kolumnen Sökväg. Vill du titta på en redan bifogad bilaga klickar du på förstoringsglaset.

Vill du vara säker på att dina bilagor finns kvar, om det till exempel skulle hända något med din dator, så kan du se till att du sparar dem i en mapp som du vet att du säkerhetskopierar med jämna mellanrum. Det kan till exempel vara en mapp i företagsmappen eller någon annanstans på din dator.

Den eller de bilagor du väljer här bifogas endast om du väljer något av följande utskriftsval för fakturan:

Den bilaga du väljer att bifoga här skrivs inte ut när du väljer utskriftsvalen Skrivare, Lokal e-post eller Pdf.

För att radera en bilaga markerar du raden och klickar på knappen Radera (papperskorgen) i menyn.

Här visas det distrikt som finns upplagt för kunden. Du kan ändra genom att välja en ny kod i listan.

Här markerar du om fakturan ska finnas med på den periodiska sammanställningen för EU-handel. Du kan läsa mer om den periodiska sammanställningen för EU-handel i Skatteverkets häfte Moms vid utrikeshandel SKV (560).

Här visas om kunden är en exportkund.

Här visas kundens GLN. Detta nummer används bland annat för identifiering av avsändare och mottagare m m i samband med transport av gods.

I fältet GLN i rutan Avvikande leveransadress visas GLN-numret för det företag dit leveransen ska skickas.

En markering för Intrastat innebär att uppgifter som rör handel med varor mellan EU-länder, kommer med på fakturan som skapas från offerten och inkluderas i rapporten Intrastat - utförsel. Uppgifterna kommer också med i den Excel-fil du kan skapa för att rapportera till SCB. För att uppgifterna ska komma med i rapporten/filen krävs det också att fakturan är markerad som Skickad. Uppgifter på en faktura som är makulerad kommer inte med i rapporten/filen.

Har du markerat Intrastat på kunden i kundregsitret blir rutan automatiskt markerad när du skapar offerten. Markeringen följer sedan med när du sedan skapar ordern och fakturan. Även om du har markerat Intrastat på kunden så kan du på dokumentnivå välja om Intrastat ska vara markerat eller inte.

Om det finns en landskod i fältet Avvikande leveransadress, är det den landskod som kommer med på fakturaraden på intrastatrapporten. Finns det ingen landskod i Avvikande leveransadress är det landskoden under Landskod/Land som används.

Läs mer om intrastat i avsnittet Intrastatrapport.

Här visas den aktuella kundens kundnummer. Offerter kan hanteras även om kundnumret saknas. Här får du plats med 16 tecken.

Här ser du den aktuella kursen för offertens valuta. Den här kursen skriver du in i Arkiv - Inställningar - Valutakurser.

Här visas ISO-kod och namn för aktuellt land. Du kan ändra genom att välja en ny kod i listan.

I fältet Landskod/Land i rutan Avvikande leveransadress visas ISO-kod och namn för aktuellt land dit leveransen ska skickas.

Här visas den aktuella kundens namn. Här kan du använda 50 tecken.

Fältet Namn i rutan Avvikande leveransadress visar det namn som leveransen ska skickas till. Här kan du använda 50 tecken.

Här ser du offertnumret.

När One Stop Shop (OSS) är markerad hanteras den blivande fakturan som en OSS-faktura. Det innebär att de inställningar du har gjort för försäljning till privatpersoner inom EU används. Det gäller till exempel inställningar för kontonummer för OSS under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Kontonummer och inställningar i artikelkonteringen för Artikeltyp, Försäljning OSS och Momskod. Procentsatsen som ska gälla för den angivna momskoden, hämtas från Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Företag - Moms, fliken Procentsatser. Det är landskoden för i första hand fakturans leveransadress som styr vilken procentsats som ska gälla. I andra hand är det landskoden för fakturaadressen.

De artiklar som finns med på fakturan kommer att redovisas på rappporten One Stop Shop och kommer även med i filen till Skatteverket. Rapporteringen sker kvartalsvis. För att en artikel ska komma med på rapporten/i filen måste leveransdatumet på fakturaraden ha ett datum inom det rapporterade kvartalet. Finns det inget leveransdatum på fakturaraden gäller leveransdatumet på fakturan. Är det också tomt gäller fakturadatumet. Läs mer i avsnittet One Stop Shop.

Om kunden är markerad för One Stop Shop (OSS) är den här rutan förvald när du skapar dokumentet.

Här visas kundens postadress. Du får plats med 35 tecken i detta fält.

Fältet Postadr i rutan Avvikande leveransadress visar den postadress leveransen ska gå till. Du kan använda 35 tecken.

Om kunden har mer än en postadressrad visas den här. Du får plats med 35 tecken i detta fält.

Fältet Postadr 2 i rutan Avvikande leveransadress visar den postadress leveransen ska gå till om kunden har mer än en leveransadress. Du kan använda 35 tecken.

Här visas den aktuella kundens postnr och ort. Postnumret kan innehålla 12 tecken och orten 24.

Fältet Postnr/ort i rutan Avvikande leveransadress visar postnummer och ort för den adress leveransen ska gå till. Till postnumret kan du använda 12 tecken och till orten 24.

Här visas vilken Prislista som är knuten till kunden. Du kan ändra det genom att välja en ny prislista i listan. Finns det ett rabattavtal knutet till kunden går det inte att skriva något i det här fältet.

Om du sätter en markering i den här rutan innebär det att påminnelseavgift ska kunna tas ut av kunden.

Här visas koden för kundens rabattavtal. Du kan ändra det genom att välja ett nytt avtal i listan. Läs mer i avsnittet Kundrabatter, listläge.

Om du sätter en markering här innebär det att det inte ska skapas någon restorder.

Sätter du en markering här innebär det att räntefakturering ska kunna göras.

Här sätter du en markering om en eventuell order som skapas av offerten ska komma med på en samlingsfaktura. Om du i kundregistret har angett att kunden ska samlingsfaktureras visas en markering här automatiskt.

En markering i rutan Spara text betyder att texten i fälten Text 1..3 följer med till ordern om du skapar en order från offerten.

Här visas den språkkod som finns upplagd för kunden. Du kan ändra det genom att välja en ny kod i listan.

Här kan du ange någon av de säljare du lagt upp i registret Referens/Attest. Genom att fälla ner listknappen kan du välja säljare, lägga upp ny eller ändra befintliga uppgifter. Du kan använda upp till 25 tecken.

Har du angett en säljare på kunden är det den som visas här.

Har du inte angett någon säljare på kunden, utan istället angett att det är den inloggade användaren som ska anges som säljare när du skapar dokument, så är det den som visas. Läs mer om detta i avsnittet Använd inloggad användare som säljare/referens.

Finns det ingen säljare angiven på kunden, ingen signatur angiven i kolumnen Inloggad användare och ingen markering i kolumnen Säljare så är fältet Säljare tomt när dokumentet skapas.

Här kan du skriva in texter som du vill få ut på offerten men som inte ska skrivas ut på något annat dokument. Text som läggs till direkt på fliken Kunduppgifter kommer enbart med på den specifika offerten. Det går att skriva maximalt 60 tecken per rad.

Vill du ha en återkommande text på alla offerter lägger du till den under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning - Dokumenttexter.

Vill du att texten ska komma med på ordern/fakturan som du skapar från offerten, markerar du Spara text.

Här visas den standardvaluta som finns upplagd för kunden. Du kan ändra det genom att välja en ny valuta i listan.

Med de regler som gäller måste du, för att kunna fakturera kunder i andra EU-länder som exportkunder, ange kundens VAT-nummer (EUs momsregistreringsnummer) här. Detta nummer måste synas på fakturan. Ditt företags VAT-nr måste också synas på fakturan. Det anger du i företagsinställningarna. Om kundens VAT-nr saknas på fakturan måste du använda svenska momsregler.

Om offerten och den blivande fakturan avser privatpersoner i andra EU-länder så behöver inte VAT-nr anges, utan istället ska One Stop Shop (OSS) vara markerat. Då kommer det aktuella landets momssatser att används och sedan redovisas via OSS.

Om du säljer till en utländsk kund som har en avvikande leveransadress till ett annat land än dit fakturan ska gå, så behöver du ange VAT-numret som tillhör den avvikande leveransadressen i fältet VAT-nr i rutan Avvikande leveransadress. Detta krävs för att rapporten Intrastat - Utförsel ska bli korrekt.

Om du i kundregistret har angett att kundens adress ska överföras till beställning visas en markering här automatiskt.

Om du markerar Överför adress till beställning på offerten gäller markeringen endast för den order som du skapar från offerten.