Verifikationer, kortläge

I kolumnen Benämning visas kontots benämning.

Det datum som föreslås är det senast använda verifikationsdatumet.

Du kan lätt ändra datum när du registrerar verifikationer antingen genom att skriva in datumet manuellt eller använda kalenderfunktionen.

Behöver du byta bokföringsår gör du det enklast genom att klicka på bokföringsåret längst ner till höger i programfönstret.

I kolumnerna Debet och Kredit skriver du in de belopp du ska kontera. Du kan använda upp till 11 tecken.

Du hoppar mellan kolumnerna genom att trycka på piltangenterna. Om du har angett att kontot i första hand är ett debetkonto respektive ett kreditkonto, placeras insättningspunkten automatiskt i den kolumn du har angett. Om insättningspunkten finns i debetkolumnen kan du skriva in ett kreditbelopp direkt genom att skriva in ett minustecken framför beloppet. När du trycker på Enter-tangenten flyttas beloppet automatiskt till kreditkolumnen.

Om du vill bifoga ett dokument till din verifikation gör du det här. Du kan bifoga både pdf- och bildfiler. För att lägga till ett dokument klickar du på mapp-ikonen och hämtar det dokument du vill bifoga. Har du angett en sökväg för Hämta dokument till verifikat under Arkiv - Sökvägar/Filnamn, fliken Övriga filer är det den sökvägen som öppnas när du klickar på mapp-ikonen. När du har valt dokument läggs sökvägen in automatiskt i kolumnen Sökväg. Vill du titta på ett redan bifogat dokument klickar du på förstoringsglaset.

Vill du vara säker på att dina dokument finns kvar, om det till exempel skulle hända något med din dator, så kan du se till att spara dem i en mapp som du vet säkerhetskopieras med jämna mellanrum. Lägger du dem i en mapp under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag\*företagsnamnet* så kommer de med när du säkerhetskopierar företaget. Pappersoriginalet kan du slänga så fort du har fotat/scannat det och sett till att det finns sparat digitalt!

För att radera ett dokument markerar du raden och klickar på knappen Radera (papperskorgen) i menyn.

Har du läst in scannade underlag visas de inte här utan via knappen Visa underlag nere till höger.

I fältet för Kommentar kan du göra en anteckning på maximalt 120 tecken. Texten visas enbart här och kommer inte med på några utskrifter. Kommentarer som är gjorda i programdelen Inläsning underlag förs inte över till verifikationen.

Om det finns en kommentar på en verifikation är kommandot Kommentar markerat i menyraden. Du kan också välja att lägga till kolumnen Kommentar i tabellen i listläget. Det gör du genom att högerklicka i tabellen och välja Kolumninställningar.

Vill du redigera en kommentar på en verifikation som är låst gör du det via kommandot Kommentar i listläget.

Läs mer i avsnittet Kommentar, kommando.

Vid Konteringsmall väljer du den konteringsmall som du vill använda vid registreringen av verifikationen. När du valt konteringsmall aktiveras inmatningsrutan till höger. Där kan du skriva in aktuella värden. När du fyllt i samtliga värden i inmatningsdelen och tryckt på Enter-tangenten, kommer verifikationsrader att skapas samt verifikationstext och verifikationsserie att fyllas i om du angivit detta när konteringsmallen skapades.

Går du tillbaka till en redan registrerad verifikation kommer inmatningsrutan att vara tom.

I kolumnen Konto skriver du in det konto du ska kontera på. Om du är osäker på vilket konto du ska använda kan du bläddra fram det i kontoplanen. För att välja konto kan du klicka på listknappen eller trycka Alt+Pil ned.

Du kan också skriva in kontonumret. Har du markerat Visa lista automatiskt vid sökfält under Arkiv - Inställningar - Programinställningar räcker det med att du börjar skriva in första siffran i kontonumret för att listan med kontonummer ska visas. Härifrån kan du sedan välja konto. Har du inte gjort den inställningen måste du skriva in hela kontonumret för att programmet ska hitta rätt konto.

Under tabellen med verifikationsraderna finns fälten Konto och Saldo. I dessa fält visas kontonumret och kontots aktuella saldo för den rad som är markerad. Saldot tar hänsyn till borttagna och tillagda rader.

Om du har valt att arbeta med kvantitetsredovisning för det aktiva företaget visas ytterligare en kolumn. Kontot måste vara märkt för användning av kvantitet. Om kontot är märkt för användning av kvantitet Ofta eller Alltid stannar insättningspunkten i den här kolumnen när du har skrivit in kontonumret.

Har du valt att arbeta med en konteringsmall blir fälten i den här tabellen aktiva. Du fyller i de belopp som är aktuella och när du trycker på Enter så utförs konteringen i verifikationen.

Klicka här när du anser att din verifikation är klar och du vill spara den. Är det första verifikationen som ska registreras måste du ange vilket verifikationsnummer första verifikationen ska ha. Därefter räknar programmet automatiskt fram nästa verifikationsnummer.

Denna kolumn visas endast om du lagt upp minst en resultatenhet. I kolumnen Resultatenhet kan du skriva in en resultatenhet. Resultatenheten måste vara upplagd. Kontot måste också vara märkt för användning av resultatenheter. Om kontot är märkt för användning av resultatenhet Ofta eller Alltid stannar insättningspunkten i den här kolumnen när du har skrivit in kontonumret.

Du kan hoppa till kontoplanen och märka konton för användning av resultatenheter och göra andra ändringar, under tiden du arbetar med verifikationsregistreringen. Om du är osäker på vilken resultatenhet du ska använda kan du bläddra fram det.

Detta fält visas enbart om du arbetar med verifikationsserier. Här anger du vilken serie verifikationen ska ingå i. När du klickar på listknappen visas en lista på de serier som du kan välja mellan. I listan kan du enbart välja de serier som du har behörighet att registrera i.

Om du i Företagsinställningar har markerat rutan En verifikation per affärshändelse visas rutan Spårning. Här visas det dokument som ligger till grund för verifikationen. Om du klickar på den lilla ikonen bredvid fältet Fakturanr så öppnas dokumentet.

Om du har valt att arbeta med transaktionsinfo för det aktiva företaget visas ytterligare en kolumn. Kontot måste vara märkt för användning av transaktionsinfo. Om kontot är märkt för användning av transaktionsinfo Ofta eller Alltid stannar insättningspunkten i den här kolumnen när du har skrivit in kontonumret. Du kan använda upp till 60 tecken.

Du kan hoppa till kontoplanen och märka konton för användning av transaktionsinfo och göra andra ändringar, under tiden du arbetar med verifikationsregistreringen.

Transaktionstexter du använder ofta kan du skriva in som fraser med hjälp av funktionen Snabbtexter som finns i menyn Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring. Då räcker det med att du skriver in koden för snabbtexten och trycker på Enter så visas hela snabbtexten. Du kan också skriva in en egen text.

Knappen Underlag visas bara när det finns ett underlag från Visma Scanner kopplat till verifikationen.

Klickar du på knappen öppnas fönstret Underlag till verifikation. Där visas en lista med de underlag som finns kopplade till verifikationen. Om en koppling är felaktig kan du ta bort den genom att markera den i listan och välja Ta bort koppling.

Vid Ver nr ser du verifikationsnumret.

Om någon förändring av verifikationsnumret behöver göras visas ett meddelande om detta. Det kan till exempel inträffa om ni är flera som registrerar verifikationer samtidigt.

Du kan inte ändra verifikationsnummer själv, när du väl har angett ett startnummer för verifikationsserien.

Du kan skriva in en verifikationstext som talar om vad verifikationen gäller. Du kan använda upp till 60 tecken. Verifikationstexter du använder ofta kan du skriva in som fraser med hjälp av funktionen Snabbtexter som finns i menyn Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring. Då räcker det med att du skriver in koden för snabbtexten och trycker på Enter så visas hela snabbtexten. Om du trycker på Alt+Pil ned direkt visas dialogrutan med Snabbtexter. Trycker du på Tab-tangenten lämnas fältet utan innehåll. Du kan också skriva in en egen text.

Här anger du signatur och datum för ändring. Enligt bokföringslagen måste ändringsdatumet vara dagens datum.

Dessa kolumner visas endast om du har valt att arbeta med preliminära verifikationer och har markerat Spara borttagna rader så att de kan visas i efterhand under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Verifikationer. Dessutom måste kommandot Visa ändringar vara aktivt.