Skicka dokument som e-faktura, brev eller e-post

För att programmet ska känna av om din kund vill ta emot e-faktura måste kundens organisationsnummer, alternativt personnummer eller e-post för privatpersoner, vara inlagt i kundregistret på fliken Grunduppgifter. Genom kommandot Sök mottagare e-faktura kan du enkelt söka efter de kunder i ditt kundregister som vill ta emot e-faktura från dig. Vill du enkelt se vilka kunder som saknar organisationsnummer eller personnummer/e-post väljer du in kolumnerna Organisationsnr respektive E-post i listläget för Kunder. Läs mer i Kolumninställningar.

Gör så här:

1. Välj Försäljning - Kundfakturor.
2. Klicka på knappen Ny.
3. Hämta upp kunden med hjälp av listknappen bredvid Kundnr.

Kunden vill ta emot e-faktura

Om du får information om att kunden vill ta emot e-faktura innebär det att du kan gå vidare och skicka e-faktura till den här kunden.

Gör så här:

4. Klicka på knappen Visa i informationslisten.
5. Markera din kund i listan och klicka på Välj markerad.

Nu har du valt att skicka e-fakturor till den här kunden. Under Utskriftsval nere till höger i arbetsbilden har utskriftsvalet ändrats till E-faktura om kunden är ett företag eller till Kivra om kunden är en privatperson. Detta innebär att fakturan kommer att skickas som en e-faktura direkt till kundens ekonomiprogram eller till kundens digitala brevlåda hos Kivra. Även kommande fakturor till kunden kommer att skickas med detta utskriftsval.

6. Fortsätt att registrera din faktura till kunden. Läs mer i avsnittet Skapa kundfaktura. Om din kund kräver en specifik beställarreferens anger du den i fältet Referenskod.

Vill du bifoga dokument/bilagor till din e-faktura gör du det på fliken Kunduppgifter vid fältet Bilaga. Det är endast filer i pdf-format som går att bifoga som bilaga.

7. När fakturan är klar väljer du Skicka - Aktuell faktura om det bara är en faktura som ska skickas. Ska du skicka flera fakturor väljer du Skicka - Fakturor. Du kommer då till programdelen Fakturahantering där du markerar vilka fakturor du vill skicka och klickar på kommandot Skicka.
   

Är det första gången du ska skicka en e-faktura behöver du läsa och godkänna villkoren för tjänsten för att komma vidare.

Kunden har möjlighet att ta emot e-faktura

Om du får information om att kunden har möjlighet att ta emot e-fakturor innebär det att de inte ännu har angett att de vill ta emot e-fakturor i sitt ekonomiprogram. Du kan då skicka en förfrågan till dem om ni tillsammans ska börja arbeta med e-fakturor. Detta gäller endast om kunden är ett företag (inte privatperson).

Gör så här:

4. Klicka på knappen Skicka förfrågan.
5. Klicka på Ja

Nu skapas ett e-postmeddelande till kunden. Mejladressen hämtas från ditt kundregister och meddelandetexten är förifylld. Du kan ändra e-postadressen och den förifyllda texten om du vill.

För att kunna ta emot e-fakturor från dig måste din kund göra inställningar för det i sitt ekonomiprogram. När kunden har gjort detta kommer det att synas nästa gång du fakturerar kunden. Då kommer det istället att stå Kunden vill ta emot e-faktura i informationslisten ovanför arbetsbilden. Läs hur du går vidare under Kunden vill ta emot e-faktura.

Fram tills att kunden kan ta emot e-fakturor har du ändå möjlighet att skicka e-dokument till kunden. Det gör du genom att välja utskriftsvalet Brev (utskrift på papper och leverans med vanlig post) eller E-post (e-post med bifogad pdf-fil). När fakturan skickas, enligt det utskriftsalternativ du har valt, används den fakturamall du har angett i företagsinställningarna.

Om du har kunder som inte kan ta emot e-fakturor kan du ändå ta hjälp av Visma Spcs för att leverera dina fakturor till kunden.

När du väljer något av utskriftsvalen Brev eller E-post innebär det att när fakturan skickas tar Visma Spcs hand om den och levererar den till kunden enligt det val du har gjort. Utskriftsvalen anger du antingen på kunden i kundregistret eller direkt på fakturan.

• Brev innebär att Visma Spcs skriver ut fakturan, som sedan levereras med vanlig post till kunden. På så vis behöver du inte längre skriva ut, frankera och posta dina fakturor.
• E-post innebär att fakturan skickas till kunden som en bifogad pdf i ett e-postmeddelande.

Vill du att Visma Spcs ska ta hand om alla dina fakturor och leverera dem på det sätt du har angett markerar du Skicka alla fakturor som e-dokument under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument.

Om du markerar rutan kommer utskriftsvalen på dina kunder att ändras enligt följande:

• Utskriftsvalet Lokal e-post ändras till E-post.

• Utskriftsvalet Skrivare ändras till Brev.

• Utskriftsvalet Pdf ändras till Brev.

Markeringen innebär också att du får möjlighet att söka igenom hela ditt kundregister för att se om du har några kunder som vill ta emot e-faktura från dig. När sökningen är genomförd visas en lista där du själv får välja vilka du vill skicka till. Utskriftsvalet för dessa kunder kommer då att ändras till E-faktura eller Kivra. Den här sökningen kan du göra löpande genom att använda kommandot Sök mottagare e-faktura.