AVG in Visma Webshop

Wat is AVG?

Alle bedrijven die persoonsgegevens verwerken en binnen de EU actief zijn, moeten voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dit houdt in dat u er verantwoordelijk voor bent dat de persoonsgegevens van klanten, medewerkers en leveranciers veilig worden verwerkt.

De basisregels van de AVG zijn:

U mag alleen persoonsgegevens verwerken als u aan alle eisen van de verordening voldoet.
U mag alleen voor specifieke doeleinden persoonsgegevens verzamelen.
U mag alleen persoonsgegevens verzamelen die noodzakelijk zijn om die specifieke doeleinden te bereiken.
Als u persoonsgegevens in uw bezit heeft, dan moet u deze gegevens voortdurend bijwerken en ervoor zorgen dat deze correct zijn.
Wanneer de specifieke doeleinden zijn bereikt, dan moeten de gegevens worden verwijderd.
Persoonsgegevens moeten veilig worden opgeslagen, zodat deze niet kunnen worden gewijzigd of ontvreemd.
U moet kunnen aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voldoet aan de regels van de AVG.

Op visma.com vindt u meer algemene informatie over de AVG.

In overeenstemming met de AVG in uw programma werken

Lees hier wat u moet doen om te voldoen aan de eisen die de AVG stelt aan het verwerken van persoonsgegevens wanneer u in Visma Webshop werkt.

U moet toestemming van uw klanten krijgen en vermelden met welk recht u hun persoonsgegevens mag verwerken om te voldoen aan uw verplichtingen. Onder Instellingen - Webshopinstellingen vindt u het tabblad Toestemming. Daar markeert u Toon bij de kassa de verplichting om toestemming te geven. Wanneer u dit selectievak markeert, dan wordt er een selectievak met een link naar uw toestemmingsinformatie aan de kassa toegevoegd. Er is ook een standaardtekst die u kunt aanpassen zodat deze past bij uw type bedrijf.
U mag alleen persoonsgegevens opslaan wanneer dat nodig is om het doeleinde te bereiken dat u heeft genoemd toen u de gegevens ging verzamelen. Elke persoon waarover u persoonsgegevens heeft opgeslagen heeft het recht dat de door u opgeslagen gegevens worden verwijderd. De Nederlandse fiscale wetgeving staat boven de AVG, hetgeen betekent dat alleen boekhoudkundige gegevens ouder dan 7 jaar vernigd mogen worden. Als u de webshopbestellingen heeft overgebracht naar een geïntegreerd boekhoudsoftware, dan kunt u de persoonsgegevens in Visma Webshop anonimiseren.
U kunt in Visma Webshop geen klanten verwijderen, dus u moet in plaats daarvan de gegevens anonimiseren. U doet dit door een bestelling te anonimiseren onder Bestellingen.
Een klant heeft het recht om u te vragen of u persoonsgegevens van hem heeft bewaard. In dat geval moet u deze gegevens aan de klant verstrekken. In Visma Webshop kunt u dat doen door Bestellingen te kiezen, de huidige bestelling te selecteren en naar het tabblad E-mailhistorie te gaan. Controleer of het e-mailadres correct is en kies Verzend.
Als u het element Formulier gebruikt, houd er dan rekening mee dat u er verantwoordelijk voor bent dat de e-mails die via het formulier naar u worden verzonden, worden verwijderd als het doel waarvoor deze werden bewaard is komen te vervallen.
Wanneer u de functie Nieuwsbrief inschakelt, dan kunt u e-mailadressen verzamelen. Dit zijn persoonsgegevens en moeten daarom als zodanig worden behandeld. De bezoekers moeten worden geïnformeerd over het doel hiervan (bijvoorbeeld het aanmelden voor een nieuwsbrief), en zij moeten expliciet toestemming geven voor hun aanmelding. Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u van elke klant en contactpersoon afzonderlijk toestemming heeft ontvangen en dat u hen informeert over de wijze waarop zij hun e-mailadres kunnen laten verwijderen. Deze informatie moet in het tekstveld staan dat met een voorbeeldtekst wordt getoond wanneer u de functie Nieuwsbrief onder Instellingen - Basisinstellingen inschakelt. Als een klant zich wil afmelden, dan moet u er zorg voor dragen dat het e-mailadres wordt verwijderd. We raden aan dat u geen e-mailadressen buiten Visma Webshop bewaart. Lees meer hierover in Nieuwsbrief.

Verzameling van persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die een natuurlijk persoon direct of indirect kunnen identificeren. Denk eraan dat een eenmanszaak ook een natuurlijk persoon is. Volgens de AVG mag u alleen voor specifieke doeleinden persoonsgegevens verzamelen. Deze doeleinden kunnen voor elk bedrijf anders zijn, afhankelijk van het soort bedrijf. Een doel kan bijvoorbeeld zijn dat adresgegevens worden opgeslagen om een klant te kunnen factureren.

Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer en burgerservicenummer. Aangezien de wet echter persoonsgegevens definieert als alle informatie waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, kunnen dergelijke gegevens ook bestaan uit foto's of een beschrijving van de onderscheidende kenmerken van een persoon.

Volgens de AVG heeft de persoon waarvan u de persoonsgegevens heeft verzameld, het recht op toegang tot de volgende gegevens:

wie u bent
het doel van de gegevensverzameling
welke juridische gronden dat rechtvaardigen
of de gegevens met anderen worden gedeeld
hoe lang de gegevens zullen worden bewaard

De persoon waarvan u de persoonsgegevens heeft verzameld, heeft het recht om toegang tot die gegevens te verzoeken.

In het programma staan persoonsgegevens in velden met een vastomlijnd doel, zoals naam, telefoonnummer en adres. Als een klant toegang verlangt tot alle gegevens die over hem zijn vastgelegd, dan kunnen deze gegevens gemakkelijk bijeen worden gebracht. Behalve in de velden die een vastomlijnd doel hebben, kunnen persoonsgegevens ook in andere delen van het programma zijn opgeslagen, bijvoorbeeld in velden voor vrije tekst en in opmerkingen. We raden aan dat het wordt vermeden dat in deze velden persoonsgegevens worden ingevoerd, omdat het moeilijk is om deze gegevens op te sporen, te analyseren en bijeen te brengen.

Persoonlijke gegevens in je programma

In Visma Webshop worden er persoonsgegevens bewaard in Bestellingen, Nieuwsbrief .

Opslag van persoonsgegevens

Persoonlijke gegevens kunnen op verschillende plaatsen en in verschillende formaten in het programma worden opgeslagen. In Visma Webshop bevinden persoonlijke gegevens zich normaal gesproken in:

In de programmadatabase
In de Visma eAccounting-database

Houd er rekening mee dat u de verwerkingsverantwoordelijke bent en daarom verantwoordelijk voor deze gegevens, en dat de AVG-richtlijnen van toepassing zijn ongeacht of de gegevens op de gebruikelijke wijze zijn verspreid of als gevolg van een onwettige handeling.

Verwerkersovereenkomst

Als eigenaar van een bedrijf draagt u soms persoonsgegevens over aan anderen, vaak zonder daar bij na te denken. Gegevens kunnen bijvoorbeeld worden overgedragen aan kredietinformatiebureaus, webshops, maar ook aan facturerings- en betalingsoplossingen. Wanneer een derde partij uw persoonsgegevens ontvangt, dan wordt deze een verwerker.

Als eigenaar van een bedrijf bent u ook een verantwoordelijke, hetgeen inhoudt dat u verantwoordelijk bent voor de gegevens die u ontvangt. U bent ook verantwoordelijk voor alle gegevens die aan derde partijen worden overgedragen. In dat geval moet u met de derde partij een verwerkersovereenkomst afsluiten.

AVG in Visma Webshop

Verwante onderwerpen