Visma Utlägg
Hantera rapporter
Detta avsnitt gäller för dig som är administratör och är inloggad i vyn Organisation.
För att administratörer ska kunna göra ändringar i rapporter krävs att Tillåt administratörer att ändra rapporter är markerat på fliken Rapportflöde under Inställningar - Utläggshantering. Läs mer i avsnittet Rapportflöde.
När det gäller utlägg för milersättning och traktamente kan du bara justera dimensioner. För att göra andra ändringar måste rapporten skickas tillbaka till användaren, som sedan kan göra justeringarna och skicka in rapporten igen.
Om det finns rapporter att hantera visas en röd siffra vid Rapporter i menyn till vänster.
Gör så här för att hantera rapporter:
- Välj Rapporter i menyn till vänster.
- Välj fliken Att godkänna eller Redo att skickas beroende på var i flödet rapporten är.
- Klicka på raden för rapporten för att visa en lista över alla utlägg som ingår i rapporten.
- Klicka på rapporten för att visa en detaljerad utläggsrapport.
- Gör eventuella justeringar i rapporten.
Välj Dela upp utlägg om du vill välja olika utläggskategorier på samma utlägg. Det är exempelvis användbart om du vill dela upp inköp på olika kategorier med olika momssatser eller om kostnaden ska delas mellan olika kostnadsställen eller projekt. Det kan också vara användbart om hotellkvittot ska delas upp i kostnad för rum respektive måltid. Du aktiverar funktionen under Marketplace.
Du kan byta utläggskategori på rapporterna. Om du saknar en utläggskategori kan du klicka på listpilen vid Kategori och välja Lägg till kategori länst ner i listan med utläggskategorier.
Du kan avmarkera Automatisk kontering för att kontera utlägget manuellt på den aktuella rapporten. Om du vill ändra vilket konto som ska användas som standardkonto för en specifik utläggskategori för framtida registreringar gör du denna justering under Inställningar i vänstermenyn.
- Välj Godkänn för att godkänna rapporten. Du kan också välja att avslå rapporten.
- Stäng översikten med vilka utlägg som ingår i rapporten genom att klicka på krysset i övre högre hörnet.
- Klicka på de tre prickarna längst ut till höger på raden.
- Välj Skicka utläggsrapport.
Vid de tre prickarna längst ut till höger kan du välja att skicka tillbaka rapporten till användaren, skicka om för godkännande/utan godkännande eller ta bort utläggsrapporten. Du kan också välja att flytta rapporten mellan olika mottagare om du skickar underlag till fler än en integrationer.
För dig som arbetar i Visma Lön Smart
I Visma Lön Smart visas bara utlägg som ligger inom intervallet för avvikelseperioden för den aktuella lönekörningen. Det är därför viktigt att du väljer ett datum inom intervallet för din avvikelseperiod i löneprogrammet när du skickar utläggsrapporten.
Om du skickar över en rapport där utlägget har ett datum framåt i tiden läses den in i löneprogrammet, men visas inte förrän du skapar en lönekörning där rapporten har datum inom avvikelseperioden.
För dig som arbetar i Visma Lön 300/600
När du skickar utläggsrapporter till Visma Lön 300/600 väljer du ett datum som ligger inom löneperioden för den lönekörning där du vill att utläggen ska komma med. Läs mer om hur du gör inställningar för löneperiod i avsnittet Inställningar, företagsinställningar i hjälpen för Visma Lön 300/600.
I löneprogrammet hanteras utlägg bakåt i tiden och utlägg till löneperiodens sista till och med datum.
