GDPR i Visma Lön 300

En anställd har rätt att begära information om sina registrerade personuppgifter i löneprogrammet. Du kan enkelt dela denna information genom att skriva ut personalkortet under Utskrifter och Spårning - Utskrifter - Personal.

Om du använder Visma Lön Anställd kan du skriva ut rapporten Personuppgifter under Statistik - Rapporter. Läs mer i avsnittet Personuppgifter i hjälpen för Visma Lön Anställd.

Enligt GDPR får personuppgifter sparas så länge arbetsgivaren behöver uppgiften för att fullgöra rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. Personuppgifter som behandlas i löneprocessen anses som underlag som kan behövas för att styrka utfall i händelse av revision, tvist och kontroll av att rättsliga åtagande är uppfyllda. När personuppgifter finns registrerade och är kopplade till lönetransaktioner i löneprocessen kan den anställde därför inte hävda rätten till att få personuppgifter kopplade till lönehändelser raderade.

När en anställd slutar på företaget ska du dock radera information som inte är nödvändig att spara. Nedan följer vår rekommendation för vilken information som ska raderas.

Radera eller avidentifiera uppgifter

I Visma Lön 300 kan du inte radera uppgifterna för en anställd som du skapat lönebesked för, men du kan avidentifiera uppgifterna. Det innebär att personuppgifter och löneunderlag raderas så att det inte finns någon information i programmet som kan kopplas till den anställde. Läs mer i avsnittet Avidentifiera personuppgifter för en anställd.

Uppgifter att radera direkt när slutlönen är utbetald

Uppgifter i dessa fält under Personal - Anställda bör raderas när slutlönen är utbetald.

• Anhörig (fliken Personuppgifter)
• Ev. foto på den anställde i fältet Bild (fliken Personuppgifter)
• Fackförbund (fliken Anställning)
• Utbetalning till ska ändras till Kontant så att inställningar under Clearingnummer och Kontonummer raderas (fliken Lön)
• Ev känsliga lönearter som exempelvis utmätning av lön (fliken Lön)
• Anteckningar (fliken Anteckningar
• Kopplade dokument under Dokument (fliken Anteckningar)

Behörigheten för anställda som är upplagda med rollen Användare i löneprogrammet ska tas bort under Arkiv - Användare - Användare. Läs mer i avsnittet Ta bort/inaktivera användare.

För anställda som använder en tilläggstjänst, avaktivera respektive tjänst och ta sedan bort inloggningen till vismaspcs.se. Läs mer i avsnittet Säg upp och avaktivera digital tjänst för anställd.

Uppgifter att radera ett år efter att en anställd har slutat

Kontakt- och adressuppgifter ska sparas ett år efter att en anställd slutat på företaget. Informationen i följande fält under Personal - Anställda på fliken Personuppgifter bör då raderas:

• Adress 1
• Adress 2
• Postadress
• Land
• Telefon privat
• Mobiltelefon
• E-post/användarnamn på vismaspcs.se

Vi rekommenderar att du skapar en årlig rutin för att se över och radera information för anställda som har slutat under föregående år.

Enligt GDPR får lönebesked och personuppgifter inte skickas via okrypterad e-post. Därför kan lönebesked inte skickas automatiskt via e-post från Visma Lön 300/600.

Vi rekommenderar att du skickar digitala lönebesked till Visma Min Lön/Kivra. Läs mer i avsnittet Kom igång med Visma Min Lön/Kivra.

För företag som använder tilläggstjänsterna Visma Lön Anställd eller Visma Min Lön, eller apparna Visma Lön Anställd eller Min Lön rekommenderas säker inloggning via tvåstegsverifiering. Läs mer i avsnittet Lägg till tvåstegsverifiering i hjälpen för Mina tjänster.

För redovisningsbyråer rekommenderas att obligatorisk tvåstegsverifiering aktiveras för alla användare på byrån. Läs mer i avsnittet Lägg till tvåstegsverifiering i hjälpen för Mina tjänster.

Vid en vanlig installation av programmet läggs företagets personuppgifter i följande mappar:

• Företagsfiler finns i mappen C:\ProgramData\SPCS\SPCS Lön.

• Mappen Data (databasfiler *.mdf och *.ldf) finns under C:\ProgramData\Visma\Shared data\.

Varje gång programmet avslutas görs en automatisk backup. Backupen sparas under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Lön\AutoSaved.

Backup som skapas vid programuppdatering

När du uppdaterar Visma Lön 300 till en ny programversion skapar programmet automatiskt en backup (*.PBU) vid konvertering. Denna backup sker vid första programstart. Backupen sparas under: C:\ProgramData\SPCS\SPCS Lön\SavedBeforeConvert.

Backup som skapas vid återställning

Om du vill återställa ett företag görs en automatisk backup som sparas under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Lön\SavedBeforeRestore.

Radering av företag

Om du raderar ett företag under Arkiv - Företagsunderhåll - Radera företag raderas databasen samt företagskatalogen och ALLA filer som finns i mappen.

Filer som måste raderas manuellt

Backuper som görs vid programuppdatering, återställning och den automatiska backupen som sker när man stänger programmet ligger fortfarande kvar, men du kan radera dem manuellt.

• Automatisk backup sparas under C:\ProgramData\SPCS\SPCS Lön\AutoSaved.
• Backup vid programuppdatering: C:\ProgramData\SPCS\SPCS Lön\SavedBeforeConvert.
• Backup för återställning: C:\ProgramData\SPCS\SPCS Lön\SavedBeforeRestore.

Filer som raderas automatiskt

Företagets databasfiler i mappen C:\ProgramData\Visma\Shared data\*instansnamn*\Data raderas automatiskt.

Filnamnet på backupen hittar du under Hjälp - Om Visma Lön 300, knappen Systeminfo. Under Databas visas namnet "SPCS_Lön_XXXX*. Backupen har filändelsen *.PBU".

Backuper som skapas vid uppdatering av SQL Server Express

Flera av Vismas program använder SQL Server Express som databashanterare. Programmens databaser lagras på en gemensam plats under C:\ProgramData\Visma\Shared data. När något av programmen uppdaterar till en nyare version av SQL Server Express tas en backup på alla SQL-databaser för dina Visma-program. Backup-filerna sparas på följande sökväg: C:\ProgramData\Visma database backup.

Det kan finnas personuppgifter på ställen där programmet föreslår att spara till andra mappar än företagsmappen, till exempel för betalfiler och utskrifter. Har du ändrat sökvägen när du sparar den typen av filer får du kontrollera de mapparna istället.

För respektive användare är det mappen C:\Användare\*användarnamn*\Documents\SPCS\*Organissationsnr som föreslås.

Visma Lön 300 är lokalt installerat. Det innebär att du har all information sparad lokalt på din dator eller på din server. Därför behövs inget biträdesavtal mellan dig och Visma Spcs.

Om du använder några av våra tilläggstjänster, till exempel om du arbetar med digitala fakturor och dokument, Visma AutoCollect eller Visma Lön Anställd finns det i avtalet för de tjänsterna ett biträdesavtal. Detta eftersom Visma Spcs behandlar personuppgifter för din räkning.