Visma Lön 300
Fora månadsrapportering (arbetare)
Varje månad ska uppgift om lönerna för arbetare rapporteras till Fora. Löneuppgifterna används för att beräkna hur mycket som ska betalas in till de anställdas tjänstepension, samt för att kunna fakturera företaget för tjänstepension och försäkringar. Fora-rapporten används också för att beräkna och föra över pensionspremier till de anställdas pensionsförvaltare.
Vi rekommenderar att du väntar med rapporteringen till den sista vardagen i varje månad, så att eventuella korrigeringar som har gjorts för aktuell månad kommer med.
Att ha koll på innan du månadsrapporterar till Fora första gången
Innan du kan rapportera lönerna till Fora månadsvis måste alla anställda ha en uppmärkning. Den används för att de anställda ska omfattas av rätt försäkringar och få rätt premier inbetalda till sin tjänstepension.
När uppmärkningen är gjord i Visma Lön 300 behöver du bara göra ändringar om en ny arbetare anställs, om en tjänsteman byter personalkategori till arbetare, om en anställd slutar på företaget eller om ändringar görs i företagets kollektivavtal. Läs mer om uppmärkningen på fora.se.
Uppmärkning för företaget
Innan du kan välja uppmärkning för de anställda ska uppmärkning väljas för företaget.
- Logga in på Mina sidor på fora.se leta upp vilken uppmärkning som gäller för företaget.
Uppmärkningen börjar med FOK och följs av sex siffror.
- Kopiera uppmärkningen.
- Välj Rapportering.
- Klicka på Fora månadsrapportering
- Klicka på knappen Företagets uppmärkning.
- Klistra in uppmärkningen (Ctrl+V) i fältet Uppmärkningskod.
- Ange Beskrivning.
Beskrivningen visas när du ska välja uppmärkning för de anställda, så det är bra om den är så tydlig som möjligt, till exempel FOK301123 - Arbetare utan kollektivavtal. Ett tips är att kopiera beskrivningen (Ctrl+C) på Mina sidor på fora.se och sedan klistra in den i Visma Lön 300 (Ctrl+V).
- Markera rutan Ta med.
- Klicka på Spara.
Uppmärkning för anställda
Om du ska välja uppmärkning för enstaka anställd kan du göra det under Personal - Anställda, fliken Rapportering. Där kan du även ändra inställningarna för den anställde genom att klicka på pennsymbolen vid fältet Uppmärkning.
Gör så här för att för att välja uppmärkning för flera anställda på samma gång.
- Välj Rapportering.
- Klicka på Aktivera anställdas uppmärkning.
- Se till att rätt kod är vald under Uppmärkning.
- Välj datum under Gäller fr o m.
2024-01-01 ska väljas för de som är anställda innan den 1 januari 2024. För de som anställs senare ska anställningsdatumet (samma datum som är valt vid Anställd datum under Personal - Anställda, fliken Anställning) anges här.
I listan visas bara anställda i personalkategorin Arbetare som saknar uppmärkning.
- Markera rutan Ta med vid anställda som ska kopplas till koden som är vald under Uppmärkning. Klicka på Markera alla om alla anställda ska ha samma uppmärkning.
- Klicka på Spara.
- Klicka på Ja - Fortsätt.
- Klicka på OK.
- Om företaget har flera uppmärkningskoder klickar du på Uppmärkning anställda på nytt och väljer uppmärkning för alla anställda.
I listan visas bara anställda som saknar uppmärkning. För att månadsrapportering ska kunna göras till Fora måste listan vara tom så att alla anställda har uppmärkning.
Vill du korrigera en tidigare uppmärkning eller göra val för anställda som är 65 år eller äldre, gör du det under Personal - Anställda, fliken Rapportering. Klicka sedan på pennikonen vid fältet Uppmärkning.
Välj var filen ska sparas.
- Välj Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar.
- Välj fliken Export.
- Markera Skapa fil för Fora.
- Vid fältet Exportkatalog Fora kan du välja var filen för arbetarlöner ska sparas om du inte vill spara filen i den föreslagna mappen Dokument\SPCS\SPCS Lön\555555-5555\.
Egna lönearter
Gör så här om du har skapat egna lönearter som ska påverka Fora.
- Välj Lönearbete - Lönearter.
- Markera en löneart som du har skapat
- Välj fliken Grunduppgifter.
- Markera Forarapportering under Påverkar underlag för.
Inställningen ska göras för alla lönearter som du har skapat.
Gör så här för att skapa månadsrapporten till Fora:
- Välj Rapportering.
- Klicka på Fora månadsrapportering.
- Välj år och månad vid Löner med utbetalningsperiod.
- Klicka på Hämta nya uppgifter för att hämta belopp och övriga uppgifter från andra delar av Visma Lön 300 som ska rapporteras till Fora.
Lön hänförlig till annan månad
Lönen för arbetare ska rapporteras till Fora samma månad som den betalats ut. Rörliga lönedelar, som exempelvis ackordslön, provision och bonus, ska dock hänföras till den period som lönen tjänades in. Läs mer om Lön hänförlig till annan månad på fora.se.
För anställda som har rörliga lönedelar som kan hänföras till annan månad, visas en blå pil i kolumnen Hänförlig lön. I fältet Rörlig lön visas beloppet som kan hänföras.
Klicka på knappen Lönerader för att visa lönearter för rörliga lönedelar. Vissa lönearter har en inställning för att påverka rapporteringen till Fora, men om du har skapat egna lönearter för rörliga lönedelar behöver du göra inställningar för att de ska påverka rapporteringen till Fora. Läs mer i avsnittet Vilka lönearter påverkar rapporteringen till Fora?
Om sparad semesterersättning har betalats ut i samband med slutlön är knappen Semesterersättning aktiv. Där får du en översikt över den anställdes sparade dagar som ska betalas ut på den anställdes slutlön.
- Klicka på den blå pilen.
- I dialogrutan som öppnas väljer du år, månad och belopp för att hänföra belopp till perioden som lönen tjänades in.
- Ska du hänföra till månad som inte är med i listan klickar du på den tomma raden längst ner och väljer år, månad och belopp.
- Klicka på Spara.
Om du under 2024 betalar ut rörlig lön som är hänförlig till period före januari 2024 kan du antingen välja att hänföra lönen till det aktuella året eller rapportera lönen samma månad som lönen betalas ut. På fora.se kan du läsa mer om hur du rapporterar lön hänförlig till tidigare år än 2024.
- Klicka på Förhandsgranska om du vill se eller skriva ut rapporten innan du skapar filen.
- Klicka på Skapa fil.
- Välj mapp och klicka på Spara.
- Klicka på OK.
- Klicka på Gå till www.fora.se och rapportera uppgifterna till Fora.
Det är bara anställda med svenskt personnummer eller samordningsnummer som kan tas med i månadsrapporten till Fora. Läs mer i avsnittet Hur rapporterar jag arbetarlöner till Fora för anställd utan personnummer eller samordningsnummer?
Relaterade avsnitt
Information om månadsapportering på fora.se
