Visma Lön 300
Gör inställningar för anställda i rapporteringen till Fora
I januari varje år ska uppgift om de slutliga lönerna för tjänstemän för föregående år rapporteras till Fora. Lönerna för arbetare ska rapporteras varje månad.
Fora månadsrapportering (arbetare)
Det är bara anställda med svenskt personnummer eller samordningsnummer som kan tas med i månadsrapporten till Fora. Läs mer i avsnittet Hur rapporterar jag arbetarlöner till Fora för anställd utan personnummer eller samordningsnummer?
Innan du kan rapportera lönerna till Fora månadsvis måste alla anställda ha en uppmärkning. Den används för att de anställda ska omfattas av rätt försäkringar och få rätt premier inbetalda till sin tjänstepension.
När uppmärkningen är gjord i Visma Lön 300 behöver du bara göra ändringar om en ny arbetare anställs, om en tjänsteman byter personalkategori till arbetare, om en anställd slutar på företaget eller om ändringar görs i företagets kollektivavtal. Läs mer om uppmärkningen på fora.se.
Du måste välja uppmärkning för företaget innan du kan välja uppmärkning för de anställda.
Uppmärkning för företaget
Innan du kan välja uppmärkning för de anställda ska uppmärkning väljas för företaget.
- Logga in på Mina sidor på fora.se leta upp vilken uppmärkning som gäller för företaget.
Uppmärkningen börjar med FOK och följs av sex siffror.
- Kopiera uppmärkningen.
- Välj Rapportering.
- Klicka på Fora månadsrapportering
- Klicka på knappen Företagets uppmärkning.
- Klistra in uppmärkningen (Ctrl+V) i fältet Uppmärkningskod.
- Ange Beskrivning.
Beskrivningen visas när du ska välja uppmärkning för de anställda, så det är bra om den är så tydlig som möjligt, till exempel FOK301123 - Arbetare utan kollektivavtal. Ett tips är att kopiera beskrivningen (Ctrl+C) på Mina sidor på fora.se och sedan klistra in den i Visma Lön 300 (Ctrl+V).
- Markera rutan Ta med.
- Klicka på Spara.
Gör så här för välja uppmärkning för en anställd:
- Välj Personal - Anställda, fliken Rapportering.
- Markera rutan Ansluten arbetare.
Om du vill välja uppmärkning för flera anställda på samma gång är det smidigast att göra det under Rapportering - Fora månadsrapportering.
- I dialogrutan som öppnas väljer du Uppmärkning.
- Välj datum under Gäller fr o m.
2024-01-01 ska väljas för de som är anställda innan den 1 januari 2024. För de som anställs senare ska anställningsdatumet (samma datum som är valt vid Anställd datum under Personal - Anställda, fliken Anställning) anges här.
- Gör eventuella val för Avtalspension SAF-LO efter 65 år eller Kompletterande pensionspremie efter 65 år för anställda som är 64 år eller äldre.
- Klicka på OK.
Fältförklaringar
Eget utskriftsurval
Här kan du skriva in ett eget sökbegrepp som du kan använda som urval vid utskrifter.
Urval digital signering
Fältet används för att kunna göra urval vid digital signering, om du skickar underlag för attest till flera attestansvariga.
Om det är samma person som ska signera lönebesked och kontrollista för hela företaget behöver du inte göra något val här.
Klicka på listikonen och välj Ny/redigera för att lägga till ny eller redigera befintlig. Det du skriver in sparas i listan så att du kan göra urvalet på flera anställda.
Förutom att läggas till här ska den som ska signera digitalt läggas till som användare i Visma Sign av administratören för Visma Sign-kontot. Titta på filmen Inställningar i Visma Sign för att se hur du gör detta.
Om du har flera attestanter kan du gruppera de anställda i olika attestgrupper eller per attestansvarig. Du kan sedan vid utskrift för digital signering göra urval för att spara en PDF-fil per attestgrupp/attestansvarig.
Läs mer i avsnittet Digital signering.
Kategori lönekartläggning
För att jämföra vad anställda med en viss roll i företaget tjänar, kan du lägga till kategorier för de olika rollerna som finns i företaget. Du får då information om fördelningen mellan kvinnor och män, fördelning av medellön, samt lägsta och högsta lön för de specificerade rollerna.
Vid detta fält väljer du kategori för respektive anställd. Klicka på listikonen och välj Ny/redigera för att lägga till ny eller redigera befintlig kategori.
Välj Utskrift och Spårning - Utskrifter och sedan Övrigt - Underlag lönekartläggning för att ta fram underlaget.
Ansluten arbetare
Markera rutan för anställda som ska vara anslutna till Fora. Du kan ta bort anslutningen till Fora för den anställde genom att avmarkera rutan.
Uppmärkning
Fältet visas när du markerar rutan Ansluten arbetare. I dialogen Aktivera Fora månadsrapportering väljer du uppmärkning för den anställde.
Innan du kan rapportera lönerna till Fora månadsvis måste alla anställda ha en uppmärkning. Den används för att de anställda ska omfattas av rätt försäkringar och få rätt premier inbetalda till sin tjänstepension.
När uppmärkningen är gjord i Visma Lön 300 behöver du bara göra ändringar om en ny arbetare anställs, om en tjänsteman byter personalkategori till arbetare, om en anställd slutar på företaget eller om ändringar görs i företagets kollektivavtal. Läs mer om uppmärkningen på fora.se.
Om du vill välja uppmärkning för flera anställda på samma gång är det smidigast att göra det under Rapportering - Fora månadsrapportering.
Om du klickar på pennsymbolen vid Uppmärkning kan du ändra inställningarna för den anställde.
Gäller fr o m
Fältet visas när du markerar rutan Ansluten arbetare. I dialogen Aktivera Fora månadsrapportering väljer du från och vilket datum rapporteringen till Fora ska gälla för den anställde.
2024-01-01 ska väljas för de som är anställda innan den 1 januari 2024. För de som anställs senare ska anställningsdatumet (samma datum som är valt vid Anställd datum under Personal - Anställda, fliken Anställning) anges här.
Gäller t o m
Om du avmarkerar rutan Ansluten arbetare visas dialogen Avaktivera Fora månadsrapportering. Välj från och vilket datum rapporteringen till Fora ska upphöra att gälla för den anställde.
Avtalspension SAF-LO efter 65 år
En arbetare som fyllt 65 år omfattas inte längre av Avtalspension SAF-LO, men den anställde kan komma överens med arbetsgivaren om fortsatt intjänande, så länge arbetaren anställdes på företaget innan sin 65-årsdag. När rutan är markerad tas informationen med i filen till Fora från och med månaden den anställde fyller 65 år.
Tidigare skulle arbetare som fyllt 65 år bara tas med i rapporten till Fora om det fanns en överenskommelse om fortsatt intjänande av tjänstepension, men från och med övergången till månadsrapportering ska alla arbetare oavsett ålder tas med i rapporteringen. Läs mer på fora.se.
En anställd som är över 65 år ska alltså ha kvar anslutningen till Fora på fliken Rapportering i anställningsregistret, även om det inte finns någon överenskommelse om fortsatt intjänande av avtalspension eller kompletterande pensionspremie.
Kompletterande pensionspremie efter 65 år
En arbetare som fyllt 65 år omfattas inte längre av kompletterande pensionspremier, men den anställde kan komma överens med arbetsgivaren om fortsatt intjänande, så länge arbetaren anställdes på företaget innan sin 65 årsdag. Markera rutan för att förlänga intjänandet av kompletterande pensionspremie. När rutan är markerad tas informationen med i filen till Fora från och med månaden den anställde fyller 65 år.
Tidigare skulle arbetare som fyllt 65 år bara tas med i rapporten till Fora om det fanns en överenskommelse om fortsatt intjänande av tjänstepension, men från och med övergången till månadsrapportering ska alla arbetare oavsett ålder tas med i rapporteringen. Läs mer på fora.se.
En anställd som är över 65 år ska alltså ha kvar anslutningen till Fora på fliken Rapportering i anställningsregistret, även om det inte finns någon överenskommelse om fortsatt intjänande av avtalspension eller kompletterande pensionspremie.
Fora årsrapportering (tjänstemän)
Gör så här för att ansluta de anställda till Fora:
- Välj Personal - Anställda, fliken Rapportering.
- Markera Ansluten.
- I dialogrutan som öppnas väljer kod under Börja gälla fr o m.
Om den anställde är VD markerar du rutan VD och väljer datum under Börja gälla fr o m. Rutan är bara aktiv för tjänstemän.
- Klicka på OK.
Fältförklaringar
Eget utskriftsurval
Här kan du skriva in ett eget sökbegrepp som du kan använda som urval vid utskrifter.
Urval digital signering
Fältet används för att kunna göra urval vid digital signering, om du skickar underlag för attest till flera attestansvariga.
Om det är samma person som ska signera lönebesked och kontrollista för hela företaget behöver du inte göra något val här.
Klicka på listikonen och välj Ny/redigera för att lägga till ny eller redigera befintlig. Det du skriver in sparas i listan så att du kan göra urvalet på flera anställda.
Förutom att läggas till här ska den som ska signera digitalt läggas till som användare i Visma Sign av administratören för Visma Sign-kontot. Titta på filmen Inställningar i Visma Sign för att se hur du gör detta.
Om du har flera attestanter kan du gruppera de anställda i olika attestgrupper eller per attestansvarig. Du kan sedan vid utskrift för digital signering göra urval för att spara en PDF-fil per attestgrupp/attestansvarig.
Läs mer i avsnittet Digital signering.
Kategori lönekartläggning
För att jämföra vad anställda med en viss roll i företaget tjänar, kan du lägga till kategorier för de olika rollerna som finns i företaget. Du får då information om fördelningen mellan kvinnor och män, fördelning av medellön, samt lägsta och högsta lön för de specificerade rollerna.
Vid detta fält väljer du kategori för respektive anställd. Klicka på listikonen och välj Ny/redigera för att lägga till ny eller redigera befintlig kategori.
Välj Utskrift och Spårning - Utskrifter och sedan Övrigt - Underlag lönekartläggning för att ta fram underlaget.
Ansluten
Markera rutan för anställda som ska vara anslutna till Fora. Du kan ta bort anslutningen till Fora för den anställde genom att avmarkera rutan.
Börjar gälla fr o m
Fältet visas när du markerar rutan Ansluten. I dialogen Ändring av Fora årsrapportering väljer du från och vilket datum rapporteringen till Fora ska gälla för den anställde.
VD
Markera rutan VD för arbetande VD vars lön inte ska tas med i beloppet som redovisas till Trygghetsrådet i den slutliga rapporteringen till Fora. Om du ändrar inställning måste du ange datum i fältet Börjar gälla fr o m för att rapporteringen till Fora ska bli korrekt.
Kollektivavtal
Välj kollektivavtal. Om företaget inte tillhör något avtal väljer du Ej specificerad.
