Årsutskrift för arkivering

Du är enligt lag skyldig att spara inkomstårets bokföring för företaget i sju år efter årets slut. Bokföringen ska sparas i läsbar form, men får även sparas digitalt om den skyndsamt kan presenteras i läsbar form om någon myndighet så kräver.

Vad ska du spara?

För det första måste du spara dina verifikationer på inbetalningar och utbetalningar som du antagligen har satt in i pärmar under året. För det andra ska du i läsbar form kunna presentera alla andra uppgifter som hör till din bokföring, vilket i princip är allt som du i firmaprogrammet skrivit in för respektive inkomstår.

Årsutskrift för arkivering i pdf-format sker automatiskt

Därför skapar programmet automatiskt en komplett årsutskrift av firmaprogrammets innehåll när du låst deklaration och bokföring för ett inkomstår. Utskriften sparas i pdf-format, så att du senare när som helst lätt ska kunna skriva ut den på papper. Vid samma tillfälle låter programmet dig också välja att skriva ut årsutskriften via programmets vanliga utskriftsfunktioner om du vill. En del kanske vill spara årsutskriften både som pdf-fil och utskriven på papper för säkerhets skull.

Skriva ut årsutskriften senare

I denna årgång kommer programmet automatisk att skapa en årsutskrift för inkomståret 2019. När som helst när du därefter vill skriva ut årsutskriften använder du den funktionen under Deklaration/Årsbokslut - Låsning av 20XX. Där klickar du bara på knappen Årsutskrift 20XX och då visas hela utskriften i pdf-format. Du kan sedan välja att läsa den på skärmen, skriva ut den på papper eller lägga den som en bilaga i ett e-postmeddelande.

Innehåll i årsutskriften

I årsutskriften som programmet skapar ingår kompletta uppgifter om alla fakturor som du skapat i programmet, eftersom de är en del av bokföringen. En annan mycket viktig del av bokföringen som sparas är huvudboken som typ för typ visar varje händelse som bokförts liksom kassabokslistan som visar varje händelse i nummerordning. Även rapporter om inkomster och utgifter och om tillgångar och skulder för inkomståret sparas i pdf-filen. Där finns vidare bl a alla uppgifter från avdelningen för Årsrutiner, inventarielistan och uppgifter om årets ingångsvärden.

Alla uppgifter i gjorda deklarationer ingår

Till din bokföring hör formellt sett inte årets deklaration av firman. Det brukar ändå vara praktiskt att för eget bruk ha tillgång till gamla deklarationer som lämnats till Skatteverket. Därför tas även samtliga deklarationsblanketter med i årsutskriften om du använt och låst deklarationen.

Historik med gamla årsutskrifter

Om du använt programmet för bokföring under tidigare år finns även en komplett årsutskrift i pdf-format sparad för de åren. Du hittar dem på sidan för utskrifter i avdelningen Historik.

Har du gjort deklarationen i programmet finns även utskrifter av samtliga deklarationsblanketter etc sparad i den årsutskriften.

Denna avdelning kommer att byggas på under kommande år, så att historiken med årsutskrifter så småningom kommer att omfatta minst 10 år. Du är dock inte längre skyldig att spara verifikationer och annat bokföringsmaterial mer än sju år.

Relaterade avsnitt

Avslut av år - låsning av bokföring och deklaration