Skapa offert

Den valuta och det språk som används på dokumentet styrs av de inställningar du gjort på kunden i kundregistret. Om ingen valuta är angiven på kunden används alltid SEK. För utländska kunder blir dokumenttexterna automatiskt på engelska.

Om du registrerar ett dokument till en utländsk kund och vill att artikelbenämningen ska vara på engelska måste du ha angett en engelsk benämning för artikeln i artikelregistret. Om du registrerar ett dokument med annan valuta räknas priset på artiklarna om till aktuell kurs när dokumentet skapas.

Läs mer i avsnittet Skapa artikel.

Om du vill göra en tillfällig ändring av post- eller leveransadressen klickar du på kundens namn i fältet Kund. De ändringar du gör gäller bara för detta dokument. Permanenta ändringar görs via Försäljning - Kunder.

Arbetar du med resultatenheter och kostnadsbärare anger du i dokumenthuvudet om hela dokumentet ska kostnadsföras på samma resultatenhet och kostnadsbärare. Ska dokumentet kostnadsföras på flera resultatenheter och kostnadsbärare anger du detta per artikelrad.

Vill du ha en standardtext på dina dokument lägger du in den under Inställningar - Företagsinställningar, fliken Övriga uppgifter. Tänk på att standardtexterna för försäljningsdokument har en maxlängd på 180 tecken.

Lägg till en artikelrad genom att trycka på enter eller klicka på plusknappen sist i artikelraden. Ta bort en artikelrad genom att klicka på minusknappen. Vill du lägga till en textrad klickar du på Ny textrad. Du kan även ändra ordningen på text- och artikelraderna genom att klicka på de tre strecken och dra raden dit du vill ha den.

Om du offererat varor och vill erbjuda kunden rabatt kan du göra det genom att lägga till negativa rader på offerten. Om du till exempel erbjuder ”köp 3 betala för 2” lägger du till en artikelrad på offerten där du anger 3 i kolumnen Antal. På raden nedanför lägger du till samma artikel, men där anger du -1 i kolumnen Antal. På så vis ser din kund tydligt på offerten att du har dragit av den utlovade rabatten.

Notera följande:

• Det går inte att sätta ett minusvärde på à-priset.
• Offertens totalbelopp måste alltid visa ett positivt värde för att kunna bokföras.
• Om du krediterar en faktura baserad på en offert där du använt en negativ rad kommer den negativa raden bli positiv på kreditfakturan. Kreditfakturans totalbelopp måste dock alltid visa ett negativt värde för att kunna bokföras.
• Om du har integration mot Visma Webshop påverkar minusartikeln inte lagersaldot.

På offerten kan du även ändra så att rabatten blir ett fast belopp, genom att klicka på den blå rutan inne i fältet Rabatt. Rabatten du anger på artikelraden är den totala rabatten för artikeln, oavsett antal.

Du kan bifoga en pdf-fil med offerter som skickas via e-post. Lägg till filen genom att dra och släppa den i offerten eller välj fil genom att klicka på Bifoga pdf. Den bifogade filen kommer att sparas med offerten oavsett om du bokför och skickar offerten eller om du sparar den som ett utkast. Den bifogade filen måste vara i pdf-format och du kan bifoga upp till fyra filer per offert. Totalt får de bifogade filerna inte vara större 9,5 MB.