Företagsinställningar

Om företagets adress inte är samma som huvudkontorets adress, kan du ange huvudkontorets adress i fältet Säte.

GLN ger en unik identitet för ett företag, en funktion inom ett företag eller en fysisk plats. Vill du använda dig av GLN för ditt företag/förening hänvisar vi till gs1.se.

Ett momsregistreringsnummer består av upp till 12 bokstäver och siffror, och hur dessa kombineras beror på vilket land det är. Specialtecken är inte tillåtna. Det momsregistreringsnummer du anger här kommer med på alla fakturor till kunden. Om du ska fakturera momsfritt till kunder i andra EU-länder måste kundens momsregistreringsnummer uppges på fakturan. Detta eftersom den momsfria försäljningen ska redovisas till Skatteverket i rapporten Periodisk sammanställning för varor och tjänster. Om kundens momsregistreringsnummer saknas på fakturan används svenska momsregler.

Om du vill att dina kunder ska betala in på ditt bankgironummer anger du numret här.

Om du har en aktiv bankkoppling och har angett både plusgiro och bankgiro under Företagsinställningar, är det från bankgirot pengarna kommer att dras vid betalning av leverantörsfakturan. Har du aktiv bankkoppling kan du inte ändra eller lägga till bankgiro utan att först ta bort bankkopplingen.

Om du har bankgiro och ett OCR-avtal med din bank kan du visa OCR-numret på dina kundfakturor genom att markera Visa OCR på fakturautskriftpå fliken Övriga uppgifter.

För att de kunder som du skickar e-fakturor till via Kivra ska kunna betala fakturorna direkt från Kivras app, måste du ange ditt bankgiro och/eller plusgironummer.

Om du vill att dina kunder ska betala in på ditt plusgiro anger du numret här. Uppgiften visas på dina kundfakturor.

För att de kunder som du skickar e-fakturor till via Kivra ska kunna betala fakturorna direkt från Kivras app, måste du ange ditt bankgiro och/eller plusgironummer.

Om du vill att dina kunder ska kunna betala med Swish anger du det telefonnummer som är kopplat till Swish här. Uppgiften kommer att visas på dina kundfakturor.

Har du synkronisering med Visma Webshop, kan du välja att inaktivera synkroniseringen här. Om du ska göra en omstart av ditt företag, se nedan, måste du inaktivera synkroniseringen innan du gör omstarten. Tänk på att om du inaktiverar synkroniseringen, måste du lägga upp frakt- och betalsätt på nytt i webbshopen när du aktiverar synkroniseringen igen.

Avmarkera rutan Visa Lön i menyn, om du inte vill att menyalternativet Lön ska visas.

Markera rutan om du vill spara inställningarna från detta företag som en mall och använda den för andra företag.

Följande inställningar kopieras:

• användning av verifikationsserier
• användning av resulatenheter och projekt
• användning av transaktionstexter
• användning av automatisk momsberäkning
• hur avskrivningar hanteras
• om Lön ska visas i menyn.
• kontoplan
• tillgångstyp
• artikelkontering
• bokföringsförslag

Du kan starta om ditt företag genom att välja Omstart av företag. Företagets namn och organisationsnummer behålls men övrig information såsom bokföring, fakturor och kund- och leverantörsregister, tas bort. Denna information kan inte återskapas.

Läs mer i avsnittet Omstart av företag.

Om företaget har ett godkännande för F-skatt, innebär det att det är företagaren som själv ansvarar för att betala skatter och socialavgifter på ersättning för utförda arbeten.

Genom att markera rutan kommer texten Godkänd för F-skatt att visas på dina utskrivna fakturor.

Markera rutan om du vill visa artikelns pris utan moms när du fakturerar privatpersoner.

Välj om du vill avrunda till hel krona. Inställningen gäller för alla offerter, ordrar och fakturor i SEK.

Genom att markera rutan aktiveras de fält som är nödvändiga för att hantera omvänd skattskyldighet i programmet. Omvänd skattskyldighet ska användas av dig som är underleverantör av vissa tjänster och innebär att du fakturerar de kunder som omfattas av reglerna utan moms. Läs mer om reglerna på Skatteverkets hemsida.

Den här rutan markerar du om du är mellanman i trepartshandel inom EU och om det du fakturerar ska finnas med på rapporten Periodisk sammanställning för varor och tjänster.Du kan läsa mer om detta i broschyren Moms vid utrikeshandel (SKV560) på Skatteverkets hemsida.

Markera kryssrutan Tillämpa regler för One Stop Shop (OSS) under Inställningar - Företagsinställningar, fliken Faktureringsuppgifter för att kunna registrera försäljning av OSS-relaterade varor och tjänster. Programmet håller koll på försäljningen av dessa varor och tjänster och skapar en rapport till Skatteverket. För att rapporten ska bli korrekt, måste inställning även göras på varje artikel som avser försäljning av dessa varor och tjänster. Läs mer om de nya reglerna för OSS på Skatteverkets webbplats.

Genom att markera rutan kommer de bilagor du bifogar på ett försäljningsdokument att inkluderas i samma pdf-fil som själva fakturan istället för att lägga sig i en separat fil.

Observera att detta inte är möjligt när du skickar e-fakturor. E-faktuan och bilagorna skickas då separat och en extra kostnad tillkommer per bilaga.

Markera rutan om du vill visa artikelns pris utan moms när du fakturerar privatpersoner.

Markera rutan Visa SEK på försäljningsdokument om du vill att det ska visas utskrifterna för offerter, ordrar, och fakturor för svenska kunder.

När du markerar rutan kommer det ursprungliga datumet från fakturautkastet alltid att användas för kundfakturor. Om du inte markerar rutan, kommer fakturadatumet automatiskt att flyttas fram till det datum du färdigställer fakturan på.

Genom att markera rutan aktiveras de fält i företagsinställningarna och på fakturan som behövs för att hantera husarbete i programmet. Avdrag för husarbete gäller för arbete utfört åt privatpersoner. Mer information om vilka regler som gäller och vilka tjänster som räknas som husarbete hittar du på Skatteverkets hemsida.

Ange i rutan beloppet som om du vill lägga på vid utskick av påminnelser.

Markera rutan om du vill skicka den första påminnelsen utan att lägga på någon påminnelseavgift.

Här anges vilket nästa nummer är för offerter, ordrar och kundfakturor. En nummerserie går att ändra fram tills dess att du skickat det första dokumentet.

Markera valet Ta emot e-fakturor om du vill att dina leverantörer ska kunna skicka e-fakturor till dig. När du tar emot en e-faktura läggs uppgifterna för leverantörsfakturan in automatiskt i programmet och du kan därefter bokföra och betala den som vanligt. För varje e-faktura du tar emot blir du debiterad en kostnad. Läs mer om priser för att ta emot e-fakturor på vismaspcs.se .

Läs mer om tjänsten i avsnittet E-fakturor.

Här visas det id-nummer du har hos din tjänsteleverantör. Fälten Elektroniskt ID och Tjänsteleverantör används för att identifiera ditt företag som avsändare och mottagare av dokument via .

Dessa uppgifter kan du behöva ge till din leverantör om de inte har möjlighet att söka efter dina uppgifter.

Läs mer om detta i avsnittet E-fakturor.

När du använder scanningstjänsten ska dina leverantörer skicka fakturorna till scanningscentralen istället för till din företagsadress. Vid scanningen görs både pappersfakturor och mejlade fakturor om till e-fakturor och skickas direkt till ditt ekonomiprogram.

För att kunna ta emot fakturor via Peppol måste du ha ett Peppol-ID. Om du aktiverar inställningen Ta emot e-fakturor kommer programmet automatiskt hämta Peppol-ID:t åt dig och lägga till det i det här fältet. Det kan ta upp till 7 arbetsdagar innan Peppol-ID:t är på plats. Läs mer om Peppol-ID under Vanliga frågor och artikeln Vad betyder ID, GLN-nummer, tjänsteleverantör/VAN-operatör, format och Peppol?

Du hittar ditt Peppol ID under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, under E-fakturor och underlag, om du har klickat i boxen för Ta emot e-fakturor.

Välj denna kryssruta om du vill ta emot ett mejl som säger att du har nya e-fakturor att hantera i programmet. E-postadressen som används för att skicka notifieringar till, hämtas från fliken Grunduppgifter under Företagsinställningar, men den kan ändras när du vill. Du väljer också om du vill ta emot notifieringar på e-post varje gång du mottar en e-faktura eller om du vill ta emot dem dagligen eller en gång i veckan, under förutsättning att faktiskt har mottagit e-fakturor. Om du väljer att ta emot notifieringar dagligen, får du dem varje morgon. Om du väljer att ta emot e-post en gång i veckan, får du dem på måndagsmorgnar. Om du inte gör något val, får du som standard en e-post varje gång du mottar en e-faktura.

Genom att markera rutan Tillåt redigering av leverantörsfakturor blir det möjligt att göra ändringar direkt på fakturan. Du kan redigera leverantörsfakturan så länge den inte ingår i en momsrapport eller en låst period. Läs mer i avsnittet Ångra eller ändra en leverantörsfaktura.

Markera rutan för att kunna skapa betalningsfiler för betalning av leverantörsfakturor. Läs mer i avsnittet Skicka betalningsfil.

Den här funktionen är endast tillgänglig om du har en aktiv bankkoppling där leverantörsfakturor automatiskt skickas till banken för betalning.

När den här inställningen är markerad får du välja vilka leverantörsfakturor du vill skicka till banken för betalning. Med inställningen markerad skickas fakturorna till banken först när du aktivt väljer att göra det.

En fördel med att använda inställningen och skicka betalning för flera fakturor samtidigt är att det blir färre filer att godkänna när du loggar in på din bank. Programmet kommer att påminna dig när det finns fakturor som är redo att skickas till banken.

Om du avmarkerar rutan kommer dina fakturor automatiskt skickas till banken för betalning när du bokför dem.

Väljer du att markera denna ruta, får du själv ange bokföringskonton för dina leverantörsfakturor och om beloppet ska bokföras i debet eller kredit. Valet görs under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter. Du kan när som helst ändra inställningen om du vill byta.

Här ställer du in hur ofta du redovisar din moms. Utifrån inställningen hämtar programmet uppgifter för rätt period då du tar fram och bokför din momsrapport.

Momsrapporter som är bokförda påverkas inte om du förändrar inställningen. Har du påbörjat en ny momsrapport och sedan vill ändra inställningen för momsperioden måste du stänga fönstret Ny momsrapport, ändra inställningen under Företagsinställningar - Bokföringsuppgifter och sedan skapa momsrapporten på nytt för att ändringarna ska komma med på den nya rapporten.

Vill du ändra redovisningsperioden för redan bokförda momsredovisningar måste du ångra dem. Därefter ändrar du inställningen Momsperiod under Företagsinställningar - Bokföringsuppgifter. Sedan kan du skapa nya momsredovisningar med de nya perioderna.

Du måste enligt lag låsa din bokföring. När en bokföringsperiod är låst går det inte att skapa transaktioner i programmet på datum i den låsta perioden. Kontrollera att du har matchat alla transaktioner och gjort periodiseringar och registrerat avskrivningar innan du låser bokföringen för perioden.

Du kan låsa upp din bokföring efter att du låst den, detta är dock inget vi rekommenderar då det är ett brott mot Bokföringsnämndens rekommendationer, men har du låst den av misstag går det att låsa upp den igen.

Läs mer om låsning av perioder och räkenskapsår i Inställningar för räkenskapsår och ingående balans.

Ange med vilken intervall din bokföring ska låsas. Programmet påminner dig fem dagar innan låsning ska göras. När din bokföring ska låsas beror på ditt företags omsättning.

Grundregeln är att du ska bokföra dina affärshändelser löpande och att månaden ska låsas när bokföringen är klar och siffrorna avstämda. Men det finns möjlighet att vänta med att bokföra och låsa månaderna. Alla får vänta upp till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. En händelse som sker den 2 maj måste alltså bokföras senast den 20 juli. Samma dag måste även maj månad låsas. Mindre företag får vänta ännu längre, här kan du se hur länge du får vänta med att bokföra och låsa:

• Månad - Alla får vänta 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade - gäller som utgångsläge i programmet. Exempel: Affärshändelser för januari måste registreras senast den 20:e mars.
• Kvartal - Om företaget omsätter högst 3 000 000 kronor per år får du vänta till 50 dagar efter det kvartal då affärshändelsen inträffade. Exempel: Affärshändelser för januari måste registreras senast den 20:e maj.
• Bokföringsår - Om företaget omsätter högst 1 000 000 kronor per år och har högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser får du vänta till 60 dagar efter bokföringsårets utgång. Exempel: Affärshändelser för januari måste registreras senast i februari året efter.
• Inkomstdeklaration - Om du är enskild näringsidkare och omsätter högst 1 000 000 kronor per år, har högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser och inte har någon handel med övriga EU-länder får du vänta tills inkomstdeklarationen ska lämnas in. Vanligtvis sker inlämning av inkomstdeklaration 2:a maj.

Läs mer på vismaspcs.se.

Rutan Använd resultatenheter är aktiverad när du börjar arbeta med programmet. Det innebär att du i menyn under Bokföring - Resultatenheter kan lägga till resultatenheter och kostnadsbärare. Läs mer i avsnittet Resultatenheter och kostnadsbärare om hur du kan arbeta med resultatenheter.

Genom att avmarkera rutan Använd resultatenheter inaktiveras alla inställningar för resultatenheter. Det innebär att följande döljs i programmet:

• I menyn under Bokföring visas inte längre valet Resultatenheter. Alla uppgifter du lagt in under resultatenheter och kostnadsbärare sparas om du vill aktivera Använd resultatenheter igen.
• Inga resultatenhetsfält visas under Kundfakturor, Leverantörsfakturor, Inköp mot kvitto eller Manuella verifikationer.

Notera att om du tidigare arbetade med resultatenheter kommer dessa fortfarande att visas på skapade verifikationer.

Om rutan är markerad kommer alla som registrerar fakturor, där uppgifter om resultatenheter ska anges, få en påminnelse om att lägga till resultatenheter.

Om du vill hålla koll på delar av ditt företag på en mer detaljerad nivå och över flera räkenskapsår kan du använda dig av Projekt. När du markerar rutan kommer du kunna lägga till uppgifter om projekt på följande dokumenttyper: leverantörsfakturor, offerter, ordrar, kundfakturor och verifikationer för Inköp mot kvitto och Övriga uttag.

Projekt är aktiverat på alla bokföringskonton mellan nummer 3000-8999. Övriga konton kan aktiveras för kontering mot projekt genom att redigera respektive konto under Inställningar - Kontoplan.

Läs mer i Projekt.

Om rutan är markerad kommer alla som registrerar fakturor eller verifikationer, där uppgifter om projekt ska anges, få en påminnelse om att lägga till projekt.

När du markerar den här rutan blir funktionen för att använda reskontrabokning av fakturor tillgänglig. Funktionen gör det möjligt att registrera kund- och leverantörsfakturor genom att använda en manuell verifikation. Läs mer i avsnittet Gör manuell reskontrabokning av fakturor.

När du bockar i Använd transaktionstexter, blir funktionen tillgänglig när du registrerar en verifikation eller leverantörsfaktura. Texterna som är tillagda i kolumnen blir sökbara i vyn Kontoanalys.

När du markerar den här rutan blir funktionen för att använda automatisk momsberäkning tillgänglig. Funktionen ger dig valet att registrera belopp inklusive moms när du bokför manuella verifikationer. Programmet räknar automatiskt ut momsen om kontot har en momskod och lägger även till en rad för momsen när du bokför en manuell verifikation, registrerar en insättning eller ett uttag. Den automatiska momsberäkningen gäller för konton kopplade till momskoderna 05, 20 och 21.

När du avmarkerar rutan stänger du av den automatiska tolkningen av bildunderlag. Du kan slå på funktionen närsomhelst genom att markera rutan igen.

När du använder den här inställningen kommer Visma eEkonomi Smart att bokföra dina periodiseringar automatiskt. När datumet för en planerad periodisering har nåtts, kommer programmet bokföra periodiseringen automatiskt. Den första automatiska bokföringen sker dagen efter du aktiverat inställningen, förutsatt att det finns något att bokföra.

När du använder den här inställningen kommer Visma eEkonomi Smart att bokföra dina avskrivningar automatiskt. När datumet för en kommande transaktion har nåtts, kommer programmet bokföra avskrivningen automatiskt. Den första automatiska bokföringen sker dagen efter du aktiverat inställningen, förutsatt att det finns något att bokföra.

Ställ in om du vill göra avskrivningar för dina anläggningstillgångar Månadsvis eller Årsvis.

Om du markerar rutan Använd attest av momsrapport har du möjlighet att skicka momsrapporter för attest under Bokföring - Momsredovisning. Först skapar du en ny momsredovisning och väljer Skicka för attest och bokförSkicka för attest. Mottagaren öppnar sedan rapporten och väljer antingen Attestera eller Avvisa. Om mottagaren väljer att avvisa rapporten måste mottagaren förklara varför den avvisades i meddelanderutan som visas på skärmen.

När du markerar rutan Använd attest för leverantörsfakturor innebär det att du under Inköp - Leverantörsfakturor har möjlighet att skicka fakturan för attest innan du bokför. Först skapar du leverantörsfakturan och väljer Skicka för attest. Fakturan sparas då under Utkast. När mottagaren öppnat fakturan och valt Attestera och bokför, sparas fakturan i listan Obetalda leverantörsfakturor. Om mottagaren väljer att avvisa fakturan måste mottagaren förklara varför den avvisades i meddelanderutan som visas på skärmen.

I programmet kan du välja att arbeta med verifikationsserier. Här kan du ange vilken verifikationsserie som ska gälla för vilken del av programmet. Fördelen med att arbeta med olika verifikationsserier är att en viss typ av transaktioner blir enklare att spåra i efterhand, särskilt om du har många verifikationer.

Det finns 11 typer av verifikationsserier föreslagna i programmet. Utöver dessa kan du lägga till ytterligare 5 verifikationsserier. För att göra det enklare att hålla reda på de olika verifikationsserierna kan du lägga till en beskrivning när du väljer vilken bokstav en serie ska ha. Om du inte gör någon ändring kommer alla verifikationer höra till serie A.

Exempel

Välj t ex K som bokstav för Kundfakturor. När en kundfaktura skapas, får den tillhörande verifikationen prefixet K före verifikationsnumret i verifikationslistan.

Om ditt företag är en del av en koncern, kan du använda dig av koncernspecifika konton när du bokför kundfordringar och leverantörsskulder. Markera rutan Använd koncernspecifika konton för att aktivera funktionen. Sedan kan du gå in på dina kunder och leverantörer och ställa in vilka koncernkonton du vill använda:

• 1560 - 1567 och 1570 - 1579 för kundfordringar

• 2460 - 2469 och 2470 - 2479 för leverantörsskulder

Du kan också välja standardkontona 1510 och 2440 om så önskas.

Här lägger du in standardtexter som du vill ska visas på olika typer av dokument i programmet. Det kan t ex vara att du vill upplysa om ändrad adress.

Du kan lägga till både svenska och utländska texter. För att lägga in texter på andra språk väljer du Visa utländska texter. Dessa texter visas sedan på dokument till dina utländska kunder.

När du skriver texter här, visas de i mejlen som skickas till dina kunder från programmet. Utgå från en standardtext, så kan du enkelt anpassa texten när du ska skicka dokumentet till din kund. Du kan också välja att skriva och spara texten på ett annat språk.

Om du har tillvalet Lön och skickar ut lönebesked till dina anställda via mejl kan du redigera texten för mejlet här.

Välj länken Lägg till/Ändra logotyp för att ladda upp en bild att använda som logotyp. Observera att filstorleken är begränsad till 1 MB och måste vara i formaten gif, jpg eller png. Gå sedan till Fakturabakgrund längre ner på sidan och välj inställningen Logotyp och sidfot för att logotypen ska komma med på utskriften.

Välj faktura med eller utan ram. Välj om fakturaraderna ska ramas in eller inte. Du kan förhandsgranska fakturan för att se om du är nöjd med de valda utskriftsinställningarna.

Markera rutan om du har ett aktivt OCR-avtal med din bank. Numret som ska anges vid betalning visas då vid texten OCR på din kundfaktura.

Om rutan inte är markerad visas numret som ska anges vid betalning istället vid texten Meddelande. OCR-numret i Visma eEkonomi Smart är uppbyggt av fakturanumret, en längdsiffra (som visar hur långt OCR-numret ska vara) och en kontrollsiffra.

Avmarkera rutan om du inte vill visa en QR-kod på fakturautskriften.

Markera alternativet om du vill att kunderna ska betala sina fakturor till ett annat bankgironummer än det som angetts på fliken Grunduppgifter.

Markera vilka uppgifter som du vill ska visas på dina offerter, ordrar och fakturor.

Markera rutan om du vill att projektnamnet ska skrivas ut på fakturorna. Om artiklarna du fakturerat alla ingår i samma projekt skrivs projektnamnet ut i fakturahuvudet. Om artiklarna hör till olika projekt skrivs projektnamnen ut på de enskilda fakturaraderna.

Markera rutan om du vill visa totalbeloppet exklusive moms på offert- och orderutskrifter för dina företagskunder. Denna inställning gäller inte på privatkunder.