Byt från Fortnox till Visma eEkonomi - som företag

Arbetar du som redovisningsbyrå följer du istället instruktionerna i avsnittet Byt från Fortnox till Visma eEkonomi - som redovisningsbyrå

På den här sidan har vi samlat allt du behöver för att flytten ska gå så smidigt som möjligt.

Första stegen mot Visma eEkonomi

Innan vi drar igång och flyttar över dina uppgifter ska du gå igenom checklistan nedan. Gör du det kommer ditt programbyte att gå smidigt och lätt!

Uppgifter som kan föras över

  • Företagsuppgifter

  • Kunder

  • Leverantörer

  • Artiklar

  • Obetalda kundfakturor

  • Obetalda leverantörsfakturor

  • Bokföringen (sju senaste bokföringsåren)

    Använder du kontoplan BAS96 kan du inte föra över din bokföring till Visma eEkonomi. I detta fall får du skriva ut en balansrapport och sedan lägga in uppgifterna som ingående balanser i Visma eEkonomi.

  • Bildunderlag som är kopplade till dina verifikationer.

För att kunna hämta ut uppgifterna här ovan behöver du ha aktiverat Fortnox integration och även se till att du har administratörsrättigheter till företaget du ska föra över till Visma eEkonomi.

Självklart! Du kan enkelt flytta bokföringen på egen hand för så många räkenskapsår som du önskar. Det gör du med hjälp av SIE-filer.

Kund-, leverantörs- och artikelregister hjälper vi dig med.

Beställ här!

1

Dubbelkolla företagsuppgifter

Kontrollera att du har rätt uppgifter om företaget, som till exempel telefonnummer, bankgiro och att det finns ett organisationsnummer angivet.

 

2

Gå igenom register

  1. Inaktivera de poster du inte vill föra över till Visma eEkonomi. Det är bara aktiva poster som förs över. Se till att du inte har dubbletter.
  2. Se till att alla leverantörer har namn, organisationsnummer och bankgironummer.
  3. Se till att alla kunder har namn, postnummer och ort eftersom det är obligatoriskt i Visma eEkonomi.
  4. Se till att dina utländska kunder har en landskod.
3

Se över kundfakturorna

  1. Se till att alla kundfakturor är bokförda.
  2. Registrera alla inbetalningar som är utförda.
  3. Säkerställ att nummerserien du har för dina fakturor fungerar på lång sikt. I Visma eEkonomi kan du inte byta nummerserie, så brukar du till exempel byta nummerserie varje år och inleda fakturanumren med innevarande år (2024XXXX) så är det bra att se över detta. Du ändrar nummerserie under Kugghjulet - Fakturering - Nummerserier och OCR.

  4. Arbetar du med rot-/rutfakturor eller grön teknik är det en fördel om du gör ansökan till Skatteverket från Fortnox innan flytten till Visma eEkonomi.

Obetalda och journalförda kundfakturor förs över till Visma eEkonomi som reskontraposter. Till exempel förs fakturanummer och belopp över så att du kan hantera inbetalningarna i ditt nya program.

Artikelrader förs inte över och skulle du behöva titta tillbaka på äldre fakturor rekommenderar vi att du från Fortnox skriver ut en pdf, som du hittar under Fakturering - Alla. Markera samtliga genom att bocka i rutan till vänster. Se till att Distributionssätt är Förvalt och att Utskriftsmall är Förvald mall. Klicka på Förhandsgranska och spara ner pdf:en på din dator.

4

Få koll på leverantörsfakturorna

  1. Se till att alla leverantörsfakturor är attesterade och bokförda.

  2. Om du använder dig av betalfiler/bankkoppling i Fortnox är det en fördel om du har möjlighet att skicka leverantörsfakturorna för betalning innan flytten till Visma eEkonomi, annars behöver betalningen hanteras manuellt hos banken.

  3. Registrera alla utbetalningar som är utförda.
5

Gör klart bokföringen

  1. Om du arbetar med periodiseringar ska du se till att du har gjort periodiseringarna för den sista perioden innan du byter program.

  2. Bokför den pågående perioden och gör momsrapporten.

  3. Om du byter program precis efter ett bokslut ska du se till att bokslutet är inläst och att den ingående balansen stämmer för det nya räkenskapsåret.

  4. Skriv gärna ut en balans- och resultatrapport från Fortnox det sista du gör så kan du sedan använda dessa för att jämföra mot samma rapporter i Visma eEkonomi efter flytten.

 

6

Arbetar du med andra tjänster/program?

Har du kopplat andra tjänster eller program till ditt företag i Fortnox behöver du ta kontakt med den leverantören för att se hur du enklast flyttar med den till Visma eEkonomi.

7

Aktivera integration

Genom att klicka på Företagsnamnet - Administrera användare kan du börja med att kontrollera om det redan finns en licens för integration. Annars kan du enkelt direkt härifrån välja Aktivera licens och sen leta upp Integration i listan och välja att köpa den. Nu är förutsättningarna klara i Fortnox.

När du har gått igenom checklistan Checklista inför programbyte är det dags att föra över ditt företags uppgifter från Fortnox till Visma eEkonomi.

För över dina uppgifter

Tänk på att du behöver ha Fortnox Integration aktiverad och ha administratörsrättigheter till företaget du ska föra över till Visma eEkonomi.

1

Starta Visma Spcs Flytthjälp

Starta Visma Spcs Flytthjälp och följ guiden:

Visma Spcs Flytthjälp

Checklista efter programbyte

När dina uppgifter har förts över till Visma eEkonomi kan det vara bra att gå igenom stegen nedan innan du börjar arbeta i ditt nya program. Du går bara igenom de steg som berör dig.

1

Vilka verifikationsserier ska användas?

    Arbetar du med olika verifikationsserier behöver du lägga upp dessa och koppla dem rätt. Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar, fliken Bokföringsuppgifter.

Var ändrar jag mina verifikationsserier och måste jag ha det?

Verifikationer

2

Stäm av konton och saldon

  1. Gå igenom kontona i Visma eEkonomi och kontrollera att de har rätt momskod. När uppgifterna fördes över så fick standardkontona i kontoplanen de standardmomskoder som gäller i Visma eEkonomi. Har du skapat egna konton i Fortnox, eller använt konton som normalt sett inte finns i Visma eEkonomi, så kommer dessa konton att sakna momskod. Läs om hur du ändrar momskod i Visma eEkonomi.

  2. Gå igenom de verifikationer som du ännu inte har skapat momsrapport för och kontrollera att de har rätt momskoder. Lägg in korrekt momskod direkt på raderna där det saknas eller eventuellt är fel kod.

  3. Stäm av balans- och resultatrapporterna i Visma eEkonomi mot Fortnox och kontrollera att kontona stämmer.

  4. Stäm av skattekontot.

  5. Kopiera och klistra in kontoutdragen från banken och kontrollera att saldot stämmer. Du kopierar uppgifter från och med senaste avstämda saldo till och med det datum du bytte program. Läs hur du gör i Kopiera och klistra in kontoutdrag.

3

Aktivera bankkopplingen

Med en bankkoppling förs bankhändelserna automatiskt över från bankkontot till Visma eEkonomi. Ett smidigt arbetssätt som sparar tid och minimerar risken för dubbelregistrering eller att du missar någon transaktion.

Aktivera bankkopplingen mellan ditt program och din bank.

Arbeta med bankkoppling

4

Hantera rot- och rutfakturor

 

De rot- och rutfakturor som är skapade i Fortnox innan uppgifterna fördes över till Visma eEkonomi, skapar du ansökningar för i Fortnox eller manuellt på Skatteverkets webbplats. De inbetalningar du får från kunder och från Skatteverket ska registreras i Visma eEkonomi.

I Visma eEkonomi måste artiklar som används för utfört arbete ha artikelkonteringen Tjänst X% moms.

5

Kontrollera dina register

  1. Artikelregister: Kontrollera att artiklarna har rätt artikelkontering i Visma eEkonomi. Det är den som styr vilket bokföringskonto som kommer användas när man hämtar upp artikeln på fakturan.
    Läs mer i Artikelkontering.

  2. Kundregister: Kontrollera att dina kunder har rätt inställningar. Saknas uppgifter så fylls det på med standarduppgifter i samband flytten och det är bra att kontrollera dessa så att de stämmer.

  3. Leverantörsregister: Kontrollera att dina leverantörer har rätt inställningar. Saknas uppgifter så fylls det på med standarduppgifter i samband flytten och det är bra att kontrollera dessa så att de stämmer.

Redigera artikel

Redigera kunduppgifter

Redigera leverantör

6

Arbetar du med periodiseringar?

Om du vill arbeta vidare med periodiseringar i Visma eEkonomi behöver du starta upp dem på nytt.

    Skapa en manuell verifikation där du återför hela summan till rätt kostnadskonto, dvs nollar 17XX-kontot mot det aktuella kostnadskontot. När du periodiserar väljer du sedan vilket 17XX-konto summan ska bokas mot, datum för första periodisering och antal perioder/månader. Förslaget som visas kan du sedan jämföra med det du har haft i Fortnox.

Skapa manuell verifikation

Periodisera en verifikation

7

Arbetar du med andra tjänster/program?

Se nu till att aktivera och koppla eventuella integrationer till Visma eEkonomi som du arbetat med tidigare från Fortnox. Under Appar och Tillval hittar du hela utbudet på smarta funktioner och tjänster du kan aktivera och koppla till Visma eEkonomi.

8

Inaktivera licens för Integration och säg upp avtal på Fortnox

När du kontrollerat att allt ser ok ut är det dags att säga upp allt hos Fortnox.