Byt från Fortnox till Visma eEkonomi - som redovisningsbyrå

Dubbelkolla kundens företagsuppgifter

Kontrollera att du har rätt uppgifter om kundens företag, som till exempel telefonnummer, bankgiro och att det finns ett organisationsnummer angivet.

 

Gå igenom kundens register

1. Inaktivera de poster du inte vill föra över till Visma eEkonomi. Det är bara aktiva poster som förs över. Se till att du inte har dubbletter.
2. Se till att alla leverantörer har namn, organisationsnummer och bankgironummer.
3. Se till att alla kunder har namn, postnummer och ort eftersom det är obligatoriskt i Visma eEkonomi.
4. Se till att dina utländska kunder har en landskod.

Se över kundfakturorna

Arbetar du enligt kontantmetoden gör du så här:

1. Säkerställ att nummerserien för fakturorna fungerar på lång sikt. I Visma eEkonomi går det inte att byta nummerserie, så brukar kunden till exempel byta nummerserie varje år och inleda fakturanumren med innevarande år (2024XXXX) så är det bra att se över detta. Du ändrar nummerserie under Kugghjulet - Fakturering - Nummerserier och OCR.

2. Arbetar din kund med rot-/rutfakturor eller grön teknik är det en fördel om du gör ansökan till Skatteverket från Fortnox innan flytten till Visma eEkonomi.

   Obetalda och journalförda kundfakturor förs över till Visma eEkonomi som reskontraposter. Till exempel förs fakturanummer och belopp över så att du kan hantera inbetalningarna i ditt nya program.

   Artikelrader förs inte över och skulle du behöva titta tillbaka på äldre fakturor rekommenderar vi att du från Fortnox skriver ut en pdf, som du hittar under Fakturering - Alla. Markera samtliga genom att bocka i rutan till vänster. Se till att Distributionssätt är Förvalt och att Utskriftsmall är Förvald mall. Klicka på Förhandsgranska och spara ner pdf:en på din dator.

Arbetar du enligt faktureringsmetoden gör du så här:

1. Se till att alla kundfakturor är bokförda.

2. Registrera alla inbetalningar som är utförda.

3. Säkerställ att nummerserien för fakturorna fungerar på lång sikt. I Visma eEkonomi går det inte att byta nummerserie, så brukar kunden till exempel byta nummerserie varje år och inleda fakturanumren med innevarande år (2024XXXX) så är det bra att se över detta. Du ändrar nummerserie under Kugghjulet - Fakturering - Nummerserier och OCR.

4. Arbetar din kund med rot-/rutfakturor eller grön teknik är det en fördel om du gör ansökan till Skatteverket från Fortnox innan flytten till Visma eEkonomi.

Få koll på leverantörsfakturorna

1. Se till att alla leverantörsfakturor är attesterade och bokförda.

2. Om du använder dig av betalfiler/bankkoppling i Fortnox är det en fördel om du har möjlighet att skicka leverantörsfakturorna för betalning innan flytten till Visma eEkonomi, annars behöver betalningen hanteras manuellt hos banken.

3. Registrera alla utbetalningar som är utförda.

Gör klart bokföringen

1. Om du arbetar med periodiseringar ska du se till att du har gjort periodiseringarna för den sista perioden innan du byter program.
2. Bokför den pågende perioden och gör momsrapporten.

3. Skriv gärna ut en balans- och resultatrapport från Fortnox det sista du gör så kan du sedan använda dessa för att jämföra mot samma rapporter i Visma eEkonomi efter flytten.

4. Vid flytten överförs kopplade bildunderlag, se därför till att alla du önskar få med i flytten är kopplade till en verifikation. Alternativt sparar du ner dem själv för att sedan kunna koppla dem i Visma eEkonomi efter flytten.

Arbetar kunden med andra tjänster/program?

Har kunden kopplat andra tjänster eller program till sitt företag i Fortnox behöver du ta en kontakt med den leverantören för att se hur du enklast flyttar med den till Visma eEkonomi.

Aktivera integration

Genom att klicka på Företagsnamnet - Administrera användare kan du börja med att kontrollera om det redan finns en licens för integration. Annars kan du enkelt direkt härifrån välja Aktivera licens och sen leta upp Integration i listan och välja att köpa den. Nu är förutsättningarna klara i Fortnox.

Starta Visma Spcs Flytthjälp

Starta Visma Spcs Flytthjälp och följ guiden:

Kontrollera dina register

1. Kundregister: Saknas uppgifter så kommer det fyllas i med standarduppgifter i flytten och det är bra att kontrollera dessa så de stämmer. Se till så att kunderna har rätt prislista.

2. Artikelregister: Kontrollera så att artikelkonteringen stämmer, det är den som styr vilken bokföringskonto som kommer användas när man hämtar upp artikeln på fakturan. Se Artikelkontering.

3. Leverantörsregister: Saknas uppgifter så kommer det fyllas i med standarduppgifter i flytten och det är bra att kontrollera dessa så det stämmer.

4. Försäljningsprislistor: Har du Visma eEkonomi Pro förs upp till 19 prislistor över. Prislistorna kommer att få andra nummer, men det går lätt att ändra i Visma eEkonomi Pro. Har du en mindre variant av Visma eEkonomi är det endast standardprislistan som förs över.

Vilka verifikationsserier ska användas?

Arbetar du med olika verifikationsserier behöver du lägga upp dessa och koppla dem rätt. Det gör du under Inställningar - Företagsinställningar, fliken Bokföringsuppgifter.

Var ändrar jag mina verifikationsserier och måste jag ha det?

Verifikationer

Stäm av konton och saldon

1. Gå igenom kontona i Visma eEkonomi och kontrollera att de har rätt momskod.
   När uppgifterna fördes över så fick standardkontona i kontoplanen de standardmomskoder som gäller i Visma eEkonomi. Har du skapat egna konton i Fortnox, eller använt konton som normalt inte finns i Visma eEkonomi, så kommer dessa konton att sakna momskod. Läs mer i Rätta felaktig momskod kopplad till ett bokföringskonto.

2. Gå igenom de verifikationer som du ännu inte har skapat momsrapport för och kontrollera att de har rätt momskoder. Lägg in korrekt momskod direkt på raderna där det saknas eller eventuellt är fel kod.

3. Stäm av balans- och resultatrapporterna i Visma eEkonomi mot Fortnox och kontrollera att kontona stämmer.

4. Stäm av skattekontot.

5. Kopiera och klistra in kontoutdragen från banken och kontrollera att saldot stämmer. Du kopierar uppgifter från och med senaste avstämda saldo till och med det datum du bytte program. Läs hur du gör i Kopiera och klistra in kontoutdrag.

Aktivera bankkopplingen

Med en bankkoppling förs bankhändelserna automatiskt över från bankkontot till Visma eEkonomi. Ett smidigt arbetssätt som sparar tid och minimerar risken för dubbelregistrering eller att du missar någon transaktion.

Aktivera bankkopplingen mellan programmet och kundens bank.

Arbeta med bankkoppling

Hantera rot- och rutfakturor

De rot- och rutfakturor som är skapade i Fortnox innan uppgifterna fördes över till Visma eEkonomi, skapar du ansökningar för i Fortnox eller manuellt på Skatteverkets hemsida. De inbetalningar du får från kunder och från Skatteverket ska registreras i Visma eEkonomi.

I Visma eEkonomi måste artiklar som används för utfört arbete ha artikelkonteringen Tjänst X% moms.

Kontrollera att artiklarna har rätt artikelkontering i Visma eEkonomi.

Redigera artikel

Arbetar du med periodiseringar?

Om du vill arbeta vidare med periodiseringar i Visma eEkonomi behöver du starta upp dem på nytt.

Skapa en manuell verifikation där du återför hela summan till rätt kostnadskonto, dvs nollar 17XX-kontot mot det aktuella kostnadskontot. När du periodiserar väljer du sedan vilket 17XX-konto summan ska bokas mot, datum för första periodisering och antal perioder/månader. Förslaget som visas kan du sedan jämföra med det du har haft i Fortnox.

Skapa manuell verifikation

Periodisera en verifikation

Arbetar du med andra tjänster/program?

Se nu till att aktivera och koppla eventuella tidigare integrationer till Visma eEkonomi som du arbetat med tidigare från Fortnox. Under Appar och tillval hittar du hela utbudet på smarta funktioner och tjänster du kan aktivera och koppla till Visma eEkonomi.

Inaktivera licens för Integration och säg upp avtal på Fortnox

När du kontrollerat att allt ser ok ut är det dags att säga upp allt hos Fortnox.